Jaarcongres FSS: de business partners van de CFO

Bezoekers van het congres konden na de ontvangst kiezen uit drie zogenoemde Financial Shared Services Tracks, waar kopstukken uit het vakgebied hun visie en ervaringen deelden. Jeroen Huisman, commercieel manager van Accounting Plaza, verzorgde samen met Maarten Van Delft Westerhof, partner van Atos Consulting, de track ‘Van overhead naar commercieel dienstverlener’. Accounting Plaza is het verzelfstandigde shared service center van Ahold, het enige in zijn soort.

Instemming

Huisman liet onder meer weten niet echt te geloven in off-shoring. De (loon)kosten zijn volgens hem zo laag dat de betrokkenen onbewust genoegen nemen met de besparingen die dat met zich meebrengt. Zij worden niet geprikkeld om tot het uiterste te gaan, dus is off-shoring lang niet altijd de beste oplossing, stelde Huisman.

Huisman en Van Delft Westerhof kregen de zaal stil. Het publiek stemde in met hun visie en verhaal. Het publiek voelde tijdens en na afloop van hun betoog weinig reden om heftig met de sprekers in discussie te gaan. Huisman werd later uitgeroepen tot winnaar van de award voor best national shared services.

Transformation

Het realiseren van een nationaal inhouse shared service center is minder complex dan het realiseren van een internationaal shared service center. Dat is de naam van de tweede track, verzorgd door Sari Aapola van Basware en Rob Kalma, financieel directeur van Stork WorkSphere. Aapola sprak over transformation’ en ‘automation’. ‘Transformation is in’, zei ze. ‘Google finance en transformation en je krijgt 3,9 miljoen hits.’ Een shared service center maakt transformatie mogelijk, concludeerde zij.

Accounts payable blijkt uit cijfers van 2004 de belangrijkste taak te zijn voor financial shared service centers. Het purchase to pay proces heeft volgens Aapola direct effect op 10 tot 40 procent van alle werknemers. ‘De klanttevredenheid móet dus hoog zijn.’ De toehoorders vervullen volgens Aapola meer en meer de rol van business partners van de CFO. En bovenal geldt volgens de Finse: ‘het glas is half vol, niet half leeg.’ Want het model om te slagen is er.

Commitment van de regio’s

Kalma vulde het verhaal van Aapola aan. ‘Bij ons is het glas al driekwart vol.” De gerealiseerde efficiencyvoordelen van de concentratie van regiofinance laten zich volgens Kalma het best uitdrukken in een besparing op loonkosten. Het aantal fte nam af van 25 naar 13. De terugverdientijd is anderhalf jaar.
Kalma realiseert zich dat hij betrokken is geweest bij een relatief kleinschalig project. Een groot aantal zaken komt echter overeen met grote (internationale) shared services. De shared service centers moeten zich volgens Kalma voortdurend blijven bewijzen ‘om commitment van de regio’s te behouden’. De implementatie van het service center bij Stork WorkSphere heeft het bedrijf eigenhandig gedaan. Onder het mom: ‘change kun je niet uitbesteden. Bovendien was de deskundigheid in huis.’

Joyce van Breugel, general manager Financefocus van Unilever, nam de derde track voor haar rekening, ‘Financial shared services: voorbij de start-up, wat dan?’. De panelleden, net als Van Breugel zelf genomineerden voor een award, legden haar enkele kritische vragen voor. Het publiek was enkel lovend. ‘Als je haar hoort praten lijkt alles easy going’, zei één van de toehoorders.

Endeavour

Na de tracks was het tijd voor champagne en het diner. Anchorman Bas van Werven van BNR Nieuwsradio opende het plenaire gedeelte. Hij kondigde Maurice Koot aan, financial director van het Endeavour Program van KLM. Hij nam het publiek mee naar Endeavour. Onder deze naam werken de financiële afdelingen van KLM aan de oprichting van hun shared service center in Boedapest. Naast de fysieke wijziging vindt er een ingrijpende revisie van de administratieve processen plaats. Dit alles was nodig, benadrukte Koot, want jaarlijks dalen de inkomsten per passagier met vier a vijf procent.

‘Het moest goed en snel en vooral veel besparen’, zei Koot. Endeavour was het antwoord. ‘De organisatie moest effectiever worden ingericht. Twintig tot dertig taken per medewerker was te veel. Proces voor proces werd aangepakt en gesimplificeerd. De gestandaardiseerde processen werden vervolgens overgezet naar het shared service center in Boedapest. Tegelijkertijd waren Koot en KLM ‘op de innovatietour’. ‘Waar staan we nu? De administratie is verbeterd en we hebben additionele besparingen gerealiseerd. Voor de controller betekent een financial shared service center dat hij niet meer de administratie aanstuurt, maar de business partner wordt van de CFO.’

Goed fundament

Gerard Ruizendaal, executive vice-president & group controller van Philips, stelde even later dat er maar één boodschap in de organisatie moet zijn. Shared service centers in Polen Thailand en India nemen de financieel-administratieve taken van Philips meer en meer op zich. De resultaten mogen er meer dan zijn. Volgens Ruizendaal komt dit mede door het goede fundament dat is gelegd voor het ‘house of finance’. ‘Pas daarna richten wij ons op de meer sexy dingen.’

Ruizendaal weigert tijdens het gehele traject met consultants te werken. ‘We hebben een half miljoen euro geïnvesteerd in trainingen van eigen mensen.’ Bovendien zei hij: ‘Pak niet je beste accountant of controller. Finance-ervaring is helemaal niet belangrijk en werkt soms alleen maar belemmerend. Het is een service business. Bouw servicegerichtheid in. Bij ons zit dat in de cultuur van de centers.’

Ruizendaal staat hij er voor open in de toekomst de financiële administratie te outsourcen. ‘Maar alleen als aanbieders daarvan voor heel veel grote ondernemingen werken, willen we daarop overgaan. En dat zie ik de komende drie jaar nog niet gebeuren.’
Genomineerde Joyce van Breugel van Unilever vroeg Ruiznedaal na zijn presentatie of hij het wellicht een goed idee vond de krachten van enkele grote bedrijven – ‘bijvoorbeeld Heineken, Accounting Plaza, Unilever en Philips’ – te bundelen in Polen. Ruiznedaal antwoordde: ‘Als je met elkaar kunt afspreken dat je op één manier werkt, sta ik zeker open voor discussie.’

Transparantie

Aidan McConkey vertelde namens ABN AMRO over het onderwerp van de avond: shared services. Hij sprak over ‘leadership’, ‘service orientation’ en ‘changing people’s behaviour’. ‘Wat zijn de uitdagingen? Het vinden van de juiste tools om de transparantie te verbeteren. En dan bedoel ik niet alleen managementinformatie.’

Toen was het tijd voor de uitreiking van de Financial Shared Services Awards 2005. Gerard Ruizendaal (Philips), Jeroen Huisman (Accounting Plaza) en George de Booij (ABN AMRO) werden uitgeroepen tot winnaars. Juryvoorzitter Ed Vosselman reikte hen de onderscheidingen uit voor respectievelijk de categorien best international shared services, best national shared services en best initiative.

Bekijk de foto’s van het Jaarcongres Financial Shared Services

Bekijk de powerpoint presentaties van het Jaarcongres
Joyce van Breugel, Unilever
Maarten van Delft, Atos Consulting
Jeroen_Huisman, Accounting Plaza
Aidan_McConkey, ABN AMRO
Rob Kalma, Stork