Is de maandelijkse afsluiting noodzakelijk?

Een aarzelend begin van deze round table tijdens het Leadership in Finance Summit 2019, met een zaal vol CFO's en finance directeuren die aanvankelijk de kat uit de boom keken. Maar toch lukte het sprekers Raymond Steenvoorde – Account Director bij BlackLine, sponsor van deze round table – en Louis de Koning – partner bij Improven en docent aan Nyenrode University – de aanwezigen tot uitlatingen te verleiden. Op de vraag aan de aan tafel geschoven finance professionals over de noodzaak van maandelijks afsluiten, antwoordde zo'n 65 procent bevestigend.  

Waarmee ook meteen het verschil naar boven kwam tussen de oude en nieuwe manier van afsluiten. Vertegenwoordigers van een supermarktketen lieten weten een dagelijkse afsluiting van de voorraad en geldstromen te maken. Waardoor er 24/7 inzicht is in stuurinformatie. De financieel directeur van een retail-concurrent reageerde daarop met: “Zo ver zijn wij nog niet en dat zal voor 2022 ook niet gebeuren. We hebben recent veel bedrijven overgenomen met verschillende systemen. Ja, het is simpelweg een kwestie van geld.”

Geleerd op school

Voor wie is dat afsluiten eigenlijk, legde De Koning (foto onder) zijn gehoor voor. Voor de business of voor de financiële afdeling? “Het is iets uit het verleden, we konden niet anders, hebben het allemaal zo geleerd op school”, aldus een antwoord uit de zaal. Afsluiting als benchmark. “In mijn ideale wereld hoef je nooit af te sluiten”, meent één van de aanwezigen met een kwinkslag. “Een soort mechanisme om te zien of je basisprocessen goed zijn gegaan”, zegt een ander. “Eigenlijk doe je een afsluiting om de kwaliteit van je cijfers te controleren.”

Maar dat hoeft zeker niet maandelijks te zijn, legden beide sprekers hun gehoor voor. Het kan 4-4-5, elke 4 weken, elke maand, elke week. Waarom dan toch maandelijks? Omdat het moet? Welke informatie is noodzakelijk?  Je kunt ook elke week kijken of de omzet klopt! Om te checken of we staan waar we denken te staan? Als rapportage naar de buitenwereld?

Voortdurende closing

Een aantal aanwezigen liet weten best dagelijks te willen afsluiten, maar niet over voldoende middelen en systemen voor zo'n inspanning te beschikken. De extra kosten voor een voortdurende closing zijn relatief hoog, de investering betaalt zich 'pas' na twee of drie jaar terug. Een ander legde de vinger op de spreekwoordelijke wond: “Dit is echt een probleem van ons, als finance professionals moeten we veranderen. Kijk naar je mensen, die doen elke dag hetzelfde, er wordt niet out-of-the-box gedacht, ze praten er niet over. Dus moeten wij met ze in discussie gaan. Closing is gebaseerd op keuzes uit het verleden, alles werd ingericht op dat ene moment in de maand.”

Implementatie van een ander systeem – met als doel een sneller en beter inzicht – kost niet alleen geld, maar doet ook afbreuk aan die zekerheid van werk. “Het kan bedreigend zijn, wie moet er straks uit? Ook daarom blijven mensen lekker doen wat ze doen, het past immers goed in hun comfort zone. Of omdat ze doodleuk hun pensioen willen halen… Finance mensen zijn heel dienstbaar, trekken alles het liefste naar zich toe en lossen andermans problemen op. Ja, ook met de closing.”

Grote retailer

Steenvoorde na afloop van de sessie: “Die grote retailer, aanwezig met twee vertegenwoordigers, is goed bezig. Daar is het proces van continuous finance geïmplementeerd.  Elke dag een afsluiting van belangrijke zaken, met dagelijkse inzicht in cashflow en de voorraad. Elke dag toetsing van de verwachting, de forecast, aan de realiteit. En bijsturen indien noodzakelijk.” Maar old school was ook aanwezig bij deze round table, misschien wel als meerderheid.

Finance professionals die dat ene moment in de maand van closing nog steeds nodig hebben als controlepunt van de correcte cijfers. Steenvoorde: “Ik maakte bij een grote uitgever mee dat 90% van alle producten van papier naar online zijn gegaan.  Pas je dan je oude systemen aan, bouw je nieuwe systemen? Waar geef je het geld aan uit?”

Sturing van informatie

Conclusie van de round table was óók dat de waarheid in het midden ligt. Maandelijkse closing is belangrijk voor sturing van informatie en zal voor een deel ook nodig blijven. Maar closing is er niet voor die perfecte weergave van de cijfers. “Want echt helemaal niemand maakt zich druk om een verschil van 100 euro.”

Of angst voor de digitale toekomst verlammend werkt? “Iedereen wordt maar bang gemaakt met robots” zegt Steenvoorde. “Absoluut onnodig. Robotics wordt al jaren als bedreigend gezien. Maar robots doen enkel en alleen wat jij, als mens, hen voordoet. Ze kunnen werk overnemen, maar je moet de kennis wel behouden. Ze zijn nog niet slim genoeg om nieuwe problemen op te lossen. Zonder mensen lopen de meeste afsluitingen vast.”     

Alle verhalen van de Leadership in Finance Summit 2019 voor u op een rij gezet.

(foto's Jasper Juinen)