Inkoop kan beter en goedkoper

Dat stelde Jos Suijkens (Solution Manager, Exact) onlangs op het Financial Systems Event. Dat niet alleen, een gestroomlijnd inkoopproces kan ook leiden tot een besparing van 75 procent in het inkoopproces én een hogere kwaliteit. Wel is het zaak eindgebruikers enige keuzevrijheid te bieden: “Medewerkers moeten nog steeds bij de bloemist op de hoek terecht kunnen.”

Inkoop vindt vaak versnipperd plaats, zeker als het gaat om facilitaire producten. Verschillende functies en afdelingen kopen apart van elkaar kantoorartikelen in, trainingen en externe diensten worden ingekocht zonder medeweten van de rest van het bedrijf, de automatiseringsafdeling heeft een eigen leverancier voor toners. “Als de factuur binnenkomt bij de administratie is in veel gevallen pas bekend dat er überhaupt spullen zijn besteld bij een nieuwe leverancier”, zegt Jos Suijkens, als Solution Manager bij softwareleverancier Exact onder andere verantwoordelijk voor software op het gebied van Spend Management. 

“Dit ongeorganiseerde inkoopproces levert veel onnodige communicatie op tussen afdelingen, veel handwerk, onnodig veel eenmalig/kleine leveranciers en veel frustratie”. Zeker bij de afdelingen inkoop en finance: die staan erbij en kijken ernaar.  “Besparingen op inkoop zijn lastig te realiseren met een versnipperd inkoopproces. Als afdelingen dezelfde producten of diensten bij verschillende leveranciers afnemen mis je het voordeel van meer volume. Ook de kwaliteit komt het vaak niet ten goede. De ene leverancier levert nou eenmaal een hogere kwaliteit dan de andere. Dat hoeft niet eens te zitten in de kwaliteit van het product maar kan bijvoorbeeld ook zitten in de levertijden of garantie voorwaarden.”

Meer controle
Zeker bij bedrijven en andere organisaties (denk aan scholen of zorginstellingen) met verschillende locaties of business units kan een versnipperd inkoopproces leiden tot suboptimalisatie: de organisatie verliest aan inkoopkracht, en er wordt niet gebouwd aan een stabiel leveranciersbestand, goedkoop blijkt er maar al te vaak duurkoop te zijn. Terwijl het ook anders kan. “Door een gestroomlijnd inkoopproces krijg je meer controle op je uitgaven en je budget maar ook op de kwaliteit van de dienstverlening of de producten”.

Een eerste stap om het inkoopproces te stroomlijnen is te zorgen voor een goede inkoopstrategie en de uitvoering daar van te standaardiseren. Dit is ingrijpender dan veel ondernemingen op het eerste gezicht misschien denken. Veel bedrijven zijn wellicht geneigd bij inkoop te kijken naar de uitgaande geldstroom, die begint bij het plaatsen van de bestelling en loopt tot aan het betalen van een factuur zodat deze in de administratie kan worden verwerkt. 

Grote slagen
Maar aan dit purchase-to-pay-proces gaan uiteraard ook stappen vooraf, zoals het contracteren van de beste leverancier.  Daar kunnen grote slagen worden gemaakt. Kijk dus of daar mogelijkheden tot verbeteringen zijn. “Dit is een taak om centraal te doen, zeker als het gaat om grote contracten. Het beste is die onderbrengen bij een beperkt aantal leveranciers,  zeker als het gaat om grote of strategische uitgaven of als het gaat om PC's of andere zaken die je graag uniform wilt hebben. Een goede relatie opbouwen met strategische leveranciers heeft verschillende voordelen. Als je meer afneemt bij een leverancier, kun je vaak lagere prijzen bedingen. En je hebt meer grip: door het vastleggen van de ontvangst of de prestatieverklaring kan je bijvoorbeeld zicht krijgen op behaalde levertijden, juistheid en compleetheid van de levering of de dienstverlening en dus de kwaliteit. Ook krijg je als afnemer veel meer zicht op je inkoopproces als je het op deze manier standaardiseert.” 

Dit werkt allemaal door in het werk van alledag, in het purchase-to-pay-proces dat zich volgens de met leveranciers opgestelde richtlijnen voltrekt. “Ook dat wordt veel gestroomlijnder en efficiënter. Dit kan zorgen voor enorme besparingen. Je haalt simpelweg een hoop handwerk uit het proces van bestellen tot betalen.” Zaken als het inlezen van binnenkomende factureren kan bijvoorbeeld worden geautomatiseerd, evenals het matchen met de oorspronkelijke bestelling en contract.  

Keuzevrijheid blijft
Een en ander wil niet zeggen dat alle inkoopactiviteiten gecentraliseerd worden. “Ze worden centraal gecoördineerd, dat wel: er komen raamcontracten voor leveranciers en er worden inkoopregels vastgelegd. Maar keuzevrijheid voor de eindgebruiker is ook belangrijk. Medewerkers moeten nog steeds bij de bloemist op de hoek terecht kunnen als een collega ziek is of naar de kantoorvakhandel om ad-hoc aankopen te kunnen doen. Dit kan ook best worden gecombineerd met een centraal contract met de Fleurop of een leverancier van 'office supplies'.” 

Centraliseer wat redelijkerwijs kan, maar sla niet door, is het devies. “Het belangrijkste is dat het inkoopproces goed gestroomlijnd is, of de uitgaven nu centraal of decentraal worden gedaan. Voor veel organisaties is decentrale inkoop nu eenmaal de enige mogelijkheid. Denk aan multinationals of overheden. Die kunnen veel producten niet anders dan decentraal inkopen, al is het dan onder regie van een centrale inkoop-kernfunctie.”

Simpel, slim en strategisch
Exact biedt software op het gebied van Spend Management die bijdraagt aan de optimalisering van de inkoop, aldus Suijkens. “Onze software zorgt ervoor dat organisaties eenduidige en transparante processen kunnen creëren, waarbij het voor iedereen duidelijk is wat er besteld kan worden, bij welke leverancier, en welke 'goedkeuringsflow' de bestelling moet doorlopen. Afspraken over 'Bij wie kopen we in?', 'Welke producten of diensten?', 'Wie is budgetverantwoordelijk?' kunnen dan makkelijker worden nageleefd doordat het proces transparant is.”

“Het proces kan worden gestandaardiseerd, maar met behoud van flexibiliteit: de organisatie kan bepalen wat centraal wordt ingekocht en welke producten de eindgebruiker kan aanschaffen. Die uitgaven kunnen eenvoudig worden goedgekeurd via onze software en zijn direct zichtbaar in de financiële administratie. Kleine ad-hoc uitgaven kunnen worden voorgeschoten of via een bedrijfscredit of debitcard worden betaald. Ze gaan eenvoudig declaratieproces in waarbij het geld binnen 'no time' weer op hun rekening staat, zonder dubbel werk voor de administratie en met maximale flexibiliteit voor de medewerker.”

Exact spreekt van 'Simpel, Slim en Strategisch'. “Dat wil zeggen dat je voor de grotere strategische uitgaven een bestelproces zal doorlopen waarbij je maximaal inzicht hebt op de invulling van je inkoopcontracten en de besteding van het budget. Simpel wil zeggen dat je de eindgebruiker keuzevrijheid biedt om kleine uitgaven te doen bij een leverancier van diens keuze. Slim wil zeggen dat medewerkers dit eenvoudig kunnen doen. De combinatie van slim, simpel en strategisch zorgt er voor dat je meer grip en controle krijgt over je uitgaven en besteding van het budget maar je ook tot wel 75 procent kan besparen in het proces van bestellen tot betalen en van declareren tot betalen. Het unieke van Exact is dat we dit volledige proces goed kunnen ondersteunen door een directe  integratie met de financiële administratie.”