In gesprek met Oracle, Philips en Accenture: real time informatie stuurt transformatie

Kevin Mottard (CFO Association): Wat betekent digitale transformatie voor jullie bedrijven?

Fabienne van Booma (Oracle): Oracle zit in een transformatieproces waarbij standaardisatie en centralisatie cruciaal zijn. Wereldwijd gaan we bijvoorbeeld naar standaardrapportages, want we willen dezelfde service bieden aan business partners overal ter wereld. Een andere belangrijke ontwikkeling is het transformeren van onze mensen die in het veld zitten naar finance business partners. Het is de bedoeling dat niet-operationele zaken als analyses en rapportages centraal worden gedaan in India.

Marc Toebes (Philips): Philips maakt de laatste 2,5 jaar onder CEO Frans van Houten enorme veranderingen door. Het veranderingsprogramma van Philips heet Accelerate!; het zet de klant centraal en is onder meer gericht op het implementeren van standaard processen die ‘end-to-end’ de gehele waardeketen verbinden. Net als Oracle willen wij veel standaardiseren en intern een gemeenschappelijke taal gebruiken. De transformatie van de financiële functie past in die context. Er is een enorme complexiteit opgebouwd en daar moeten we vanaf.

Wij willen de kwaliteit van onze inzichten verhogen en minder tijd besteden aan het genereren van cijfers. Er zijn een paar dingen die we doen om dat te bereiken, zoals het creëren van centres of expertise, het opschrijven van onze standaardprocessen en de invoer van een nieuw ERP landschap. Wij zijn al ongelooflijk goed in het produceren van cijfers en er is al veel verbeterd, maar standaardisatie en centralisatie blijven belangrijke thema’s, net als communicatie. Mensen zijn gewend om te werken in een team met mensen die om hen heen zitten. Nu moeten we leren samenwerken met mensen op andere plekken zoals India, Manilla, Polen of Amsterdam. Wij besteden daarom heel veel tijd aan communicatie.

Kevin Mottard (CFO Association): Fabienne, herken jij de noodzaak voor communicatie?

Fabienne van Booma (Oracle): Jazeker. Wij zijn al wat langer met dat proces bezig dan Philips, denk ik. Onze mensen zijn al gewend om alleen het land in te gaan als finance business partner. De rest van de collega’s zit in India, Roemenië en Dublin. Maar ik ben het volledig met Marc eens dat communicatie cruciaal is, niet alleen binnen finance maar in de hele organisatie. Het is tegenwoordig bij Oracle niet meer mogelijk om gewoon bij een finance manager binnen te stappen met een vraag, vanwege de mondialisering van kantoren. Dus die communicatiecultuur moeten we in de hele organisatie meenemen. Er moet ook bijvoorbeeld op emails gereageerd worden. Per email moet je net zo snel antwoord hebben als wanneer je je hoofd om de hoek steekt in een kantoor.

Kevin Mottard (CFO Association): Betekent die aanpak dat je te allen tijde volledig op een shared services centre in bijvoorbeeld India vertrouwt?

Fabienne van Booma (Oracle): Nee, wij hebben ook eigen mensen die de processen in de gaten houden. Een paar jaar geleden hebben wij bijvoorbeeld een groot hardware bedrijf – Sun Microsystems – gekocht. Er bestaat een volledig andere manier van rapporteren rond hardware in vergelijking met software en licenties. Onze centres hadden geen idee wat ze  daar mee aanmoesten. Dan grijpt field finance in.

Jules Smeets (Accenture): Hoewel PNL steeds meer in shared services wordt ondergebracht, proef ik dat veel bedrijven bezig zijn met het vinden van de balans. Waar ligt het optimum wat je onder shared services kan brengen? Je moet er wel mee om kunnen gaan als er een uitgeklede finance functie overblijft op het hoofdkantoor.

Fabienne van Booma (Oracle): Als finance moet je met de business mee evolueren. Als de business meer over de regio’s heen gaat werken, dan kunnen wij ook meer richting het centre in India schuiven. Dat hangt van de business af, die is leidend.

Kevin Mottard (CFO Association): Dat klinkt als een worsteling. Herken jij dat, Marc?

Marc Toebes (Philips): Wij zijn permanent op zoek naar de optimale manier van werken. Er zijn nog steeds mogelijkheden om werk te centraliseren en standaardiseren. Dat betekent niet dat zo’n situatie eeuwig dezelfde blijft. In Manilla wordt nu de cash collection gedaan, een keuze met in onze ogen de juiste balans tussen productiviteit en kwaliteit. Productiviteit is echter een thema van alle tijden en kan dus net als in het verleden tot andere keuzes in de toekomst leiden als salarissen op een plek snel stijgen. Bij Philips werken wij toe naar een situatie waar niet-financiële mensen meer van hun financiële taken zelf kunnen doen. Wij hebben daarom niet per se een team in India nodig. Het gaat bij ons dus niet altijd om centralisatie, maar ook om een andere manier van interne informatie beschikbaar stellen.

Fabienne van Booma (Oracle): Bij ons is de business line leader de commerciële man of vrouw. Die steunt volledig op de business partner binnen finance, maar ik herken wel het beeld dat mensen meer self-service doen. Dat kan ook door de standaardisatie van de rapporten – waardoor informatie ook veel sneller beschikbaar komt. Als een line of business manager zijn omzet wil weten, hoeft hij alleen in te loggen. Onze taak is om aan de commerciële collega’s uit te leggen wat alle dashboards met alle informatie betekenen.

Marc Toebes (Philips): Er ligt een geweldige kans om informatie real time beschikbaar te stellen. Binnen Philips is real time ook een belangrijk thema en streven.

Fabienne van Booma (Oracle): Het is saai, maar ik kan niet anders dan het eens zijn. Je moet met informatie werken die nu geldig is en niet verouderd. Niet van een week geleden.

Jules Smeets (Accenture): Aan dat soort ontwikkelingen kan je zien dat finance steeds meer het vliegwiel wordt binnen bedrijven om transformatie voor elkaar te krijgen.

Marc Toebes (Philips): Wij zullen een hoop tijd en energie moeten besteden aan het uitleggen hoe het werkt. Communiceren en kijken naar de tevredenheid zijn met dit soort veranderingen essentieel. Dit vergt veel van ons maar ook van mensen om ons heen zoals bijvoorbeeld de HR afdeling.

Kevin Mottard (CFO Association): Bedankt voor dit boeiende gesprek.

__________________________________________________________________________________

Association voor CFO’s en FD’s  
De CFO Association is dé exclusieve community van CFO’s en FD’s in Nederland. De CFO Association biedt u een schat aan ervaring, kennis en inspiratie. Word lid van ‘s lands grootste peer to peer adviesbureau en laat u adviseren door de top CFO’s van Nederland.