In 5 stappen naar structurele besparing inkoopkosten

We zullen stap voor stap aangeven wat u hiervoor moet doen om dit voor uw organisatie te realiseren.

Stap 1 Start met een inkoopanalyse.
Om een goed beeld te krijgen op welke inkoopkosten u kunt bezuinigen, zult u deze kosten natuurlijk eerst goed in beeld moeten hebben. Denk hierbij aan ICT kosten, facilitaire kosten, etc. U kunt daarom het beste beginnen met het analyseren van uw crediteurenbestand, waarbij u bij voorkeur een volledig boekjaar neemt als uitgangssituatie. Het crediteurenbestand dient tenminste de volgende gegevens bevatten:  

– Naam leverancier
– Adres 
– Kostensoort
– Omschrijving boeking
– Kostenplaats
– Bedrag excl. btw

Vervolgens gaat u de crediteuren segmenteren. Segmenteren betekent eigenlijk dat u per leverancier invult welke dienst en/of product deze aan uw organisatie levert. Daarbij kunt u deze het beste indelen op een hoofd- en sub inkoopcategorie. Het aantal inkoopcategorieën is natuurlijk afhankelijk van het aantal leveranciers en de verschillende soorten producten/diensten die aan u geleverd worden. In de praktijk zien wij dat er vaak een wildgroei is ontstaan aan crediteuren, dus leveranciers bij organisaties, hetgeen leidt tot veel administratieve afhandeling van o.a. de facturenstroom binnen een organisatie.

Hieronder vind u enkele voorbeelden van enkele hoofd- en sub inkoopcategorieën:

De praktijk leert dat u waarschijnlijk veel leveranciers dubbel zult tegenkomen, dat kostensoorten niet altijd juist geboekt zijn en kostenplaatsen soms ontbreken. Het nauwkeurig segmenteren van het crediteurenbestand is essentieel om een goed inzicht te krijgen in de inkoopkosten. Hoe groter het bestand, hoe meer tijd het kost. Indien u beperkte tijd heeft dan kunt u eerst starten met het segmenteren van uw grootste leveranciers. In veel gevallen zijn  20% van uw leveranciers verantwoordelijk voor 80% van uw uitgaven.

####

Stap 2 Kosten besparen door inzicht
Na het uitvoeren van stap 1 bent u in staat om de volgende vragen te beantwoorden.

• Bij wie wordt ingekocht?   Inventarisatie huidige leveranciers.
• Wat wordt ingekocht?   Inzicht in aangekochte producten en diensten.
• Hoeveel wordt gekocht?   Inkoopvolume per product per leverancier.
• Wie koopt er in?   Inzicht in inkoopvolume per bedrijf of kostenplaats

Vanzelfsprekend zijn niet alle kosten even makkelijk beïnvloedbaar. Analyseer alle uitgaven voor goederen en diensten, uitzondering zijn de directe kosten van eigen personeel, subsidies en belastingen. Deze kosten zijn zeer moeilijk beïnvloedbaar. 
Door middel van het maken van enkele analyses krijgt u snel inzicht  in de huidige status van uw kosten.

Enkele overzichten die u kunt maken zijn:

• Overzicht totaalanalyse bestaande uit het totale inkoopvolume en aantal crediteuren;
• Een overzicht van de hoofd- en subsegmenten inclusief inkoopvolume en percentage ten opzichte van het totaal;
• Een prioriteitsoverzicht van top 15 subsegmenten voor inkoopverbeteringen/besparingen gebaseerd op: hoogte van de hoogte van het inkoopvolume;
• Een prioriteitsoverzicht van de top 25 crediteuren;

Stap 3 Beoordeel bestaande contractafspraken en processen
Na het analyseren van de kosten kunt u bestaande contractafspraken doorlezen. Welke afspraken zijn er gemaakt met uw top 20 leveranciers. Staan er überhaupt afspraken op papier en zijn deze nog steeds marktconform? Op basis hiervan kunt u een prioriteitsoverzicht maken. Begin daarbij uiteraard altijd met de grootste leveranciers en inkoopsegmenten. Daar zult u namelijk de hoogste kostenbesparing realiseren.

Door tevens het inkoopproces kritisch te bekijken kan worden nagegaan in hoeverre de interne processen kunnen worden vereenvoudigd. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het reduceren van het aantal facturen per leverancier of vereenvoudigen van het bestelproces dat op zijn beurt weer leidt tot minder voorraden.

Stap 4 Marktconformiteit, weet wat er speelt
Om kosten te besparen is het belangrijk dat uw organisatie zich verdiept in de marktomstandigheden. Nodig hiervoor uw huidige leverancier maar ook andere leveranciers uit. Vergelijk wat er op de markt is tegen welke prijs. Vergelijk daarbij natuurlijk niet alleen op prijs maar kijk ook naar betrouwbaarheid, leveringsvoorwaarden e.d. U kunt hiervoor natuurlijk ook een inkoopadviesbureau als Buyers United inschakelen. Onze inkoopprofessionals kennen de marktomstandigheden en weten op basis van hun inkoopexpertise waar en hoe kostenbesparingen blijvend worden gerealiseerd.

Stap 5 Plan van aanpak
Indien u op de hoogte bent van de marktomstandigheden kunt u aan de slag met het daadwerkelijk realiseren van  besparingen. Een plan van aanpak biedt houvast voor het realiseren van inkoopbesparingen waarbij u rekening houdt met factoren als de snelheid, de hoogte alsmede de wijze waarop u kosten gaat besparen.
Hou echter rekening met de bestaande relaties met leveranciers. Betrek dan ook altijd belanghebbenden binnen uw organisatie. Een lagere prijs mag nooit leiden tot een vermindering van de kwaliteit.

Tot slot
Wij realiseren ons dat deze publicatie slechts een beperkt inzicht geeft over het thema kosten besparen. Er valt nog veel meer te vermelden en dit artikel dient dan ook enkel als hulpmiddel. De praktijk is vaak weerbarstiger en het vergt een grote mate van inzet en kennis om tot blijvende kostenbesparingen te komen. Toch raden wij iedere organisatie aan om periodiek de kosten kritisch onder de loep te nemen. Kosten besparen staat voor ons eigenlijk synoniem voor winst optimaliseren. 

Chris Schwencke is Senior Consultant bij Buyers United

Aanrader van de redactie: 5 tips – kostenbesparing door e-procurement