In 10 stappen naar Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO)

Niet alleen bedrijven, maar ook overheidsorganisaties “ondernemen” en besteden een toenemende aandacht aan hun maatschappelijke positionering: zie www.mvoverheid.nl.

Begin met een uitbouw van de strategie en communiceer daar vervolgens over. Hoewel de meeste informatie in het maatschappelijk jaarverslag niet-financieel is, wordt vaak een beroep gedaan op de CFO, de controller of administrateur omdat deze de ondernemingsstrategie kent en gewend is om gegevens te verzamelen en om te zetten in een leesbare en betrouwbare rapportage. In het volgende stappenplan wordt richting gegeven aan het ontwerp van MVO en het maatschappelijke jaarverslag en de rol van de CFO daarin.

1. Maak een overzicht van de externe partijen (stakeholders) waarmee de onderneming in relatie staat en benoem de onderwerpen die daarbij aan de orde komen.

Bij stakeholders wordt gedacht aan aandeelhouders, andere financiers, afnemers, leveranciers, werknemers, overheden, buurtbewoners en zeer veel meer. Maar elke organisatie moet haar eigen stakeholders benoemen en aangeven waarom deze invloed kunnen hebben op de ondernemingsstrategie. Over welke onderwerpen spreken deze stakeholders zo al? Stellen zij deze al aan de orde bij de organisatie? Wat is hun machtspositie? Beschrijf hiervan een profiel van de externe omgeving.

2. Maak een analyse van het eigen bedrijfsproces (productontwerp, input, bewerking, output) op de maatschappelijke thema’s.

De verantwoordelijkheid van de organisatie houdt niet op bij de bedrijfsgrenzen, want zij maakt het productontwerp, zij kiest de materialen en energiedragers, zoekt haar leveranciers uit en kiest haar doelgroepen in de markt. Zij heeft dus ook een verantwoordelijkheid in de keten: zie de protesten tegen de kinderarbeid waarmee de sportschoenen van NIKE werden gemaakt. Natuurlijk heeft zij zelf invloed op de efficiency en de (andere) milieu-effecten van haar productieproces. Ook het personeelsbeleid kent veel maatschappelijke aspecten zoals veiligheid, scholing en gelijke carrièrekansen.

3. Evalueer de combinatie van punt 1 en 2 en maak een selectie van de 10 belangrijkste aandachtspunten voor de eigen onderneming.

Er zijn honderden maatschappelijke issues, en tientallen stakeholders. Tracht met een klein team hierin structuur aan te brengen en de belangrijkste combinaties in kaart te brengen die specifiek zijn voor uw omstandigheden. Selecteer vervolgens de onderwerpen waar u veel invloed op kunt uitoefenen. Zo krijgt u een meer gestructureerd inzicht in uw eigen maatschappelijke positionering.

4. Traceer oplossingen voor punt 3 en selecteer de 3 te nemen investeringen voor de korte termijn.

Oplossingen kunnen op een breed gebied liggen: ander grondstoffen of energie, ander productiemethoden, ander producteigenschappen of andere gevolgen voor de afvalfase van uw product. Denk hierbij ook aan transport en verpakking. Investeringen kunnen zijn nieuwe machines, nieuwe werkmethoden, productinnovatie en een nieuwe bedrijfscultuur. Begin met de 3 belangrijkste investeringsprojecten en koppel daaraan zoveel als overzichtelijk is de andere issues. Wat overblijft mag niet aan de aandacht ontsnappen, maar krijgt duidelijk minder accent in het beleid en de verslaggeving. Noem dit: “good housekeeping”.

5. Ontwerp een communicatieplan.

Met een communicatieplan wordt vastgelegd hoe en wanneer de stakeholders worden geïnformeerd over uw nieuwe beleid, de getroffen maatregelen en de bereikte resultaten. Welke terugkoppeling kunt u van hen verwachten? Hoe draagt de communicatie bij in de realisatie van uw nieuwe strategie?

6. Ontwerp een maatschappelijk jaarverslag met prestatie-indicatoren voor de belangrijkste onderwerpen.

Het verslag moet worden ontworpen door informatiekundige en communicatiekundige experts (interne of externe). Hoe kan een getrouw beeld worden gegeven van de feitelijke situatie waarmee de stakeholders in staat worden om hun oordeel te vormen? Concentreer op hoofdzaken! Wees eerlijk en geef zowel het goede als het slechte nieuws.

7. Ontwerp een administratief systeem van meten, verzamelen van gegevens, gegevensverwerking en interne rapportage (gesteund door de bekende maatregelen van Interne Controle).

De informatie in het verslag wordt ontleend aan gegevens van de bedrijfsprocessen. Net als de boekhouding. Maar verzamel alleen de gegevens die voor deze informatie nodig zijn. Een algemeen misverstand luidt: meten is weten. Die oneliner alleen voor insiders. Meet alleen wat nodig is om informatie van te maken.

8. Overleg met uw afdeling Public Affairs voor het formuleren van het eigen beleid, doelstellingen en het uitzenden van eigen boodschappen over de MVO-onderwerpen.

Het verslag is niet louter het afleggen van verantwoording. Ook uw eigen standpunt in dilemma’s is van belang. U bent zelf immers ook een maatschappelijke speler voor andere organisaties. Uw eigen verslag is uw spreekbuis waarmee u ander kunt informeren over uw standpunten en keuzes.

9. Gebruik de GRI richtlijnen als leidraad.

De richtlijnen van het Global Reporting Initiative (GRI) bieden een handreiking voor het ontwerp van het verslag. Deze richtlijnen hebben draagvlak bij uw stakeholdergroepen. Maar vergeet niet dat uw verslag op uw maat moet zijn en specifiek zijn gericht op uw stakeholders en hun issues.

10. Evalueer het verslag op het draagvlak bij de stakeholders.

Zodra het verslag “uit” is zorgt u ervoor dat de stakeholders dit ook kunnen lezen. Vraag hen om commentaar en gebruik dit bij het volgende verslag.

Dr. J.L.P. Piet, MBA RA heeft zich als accountant gespecialiseerd in maatschappelijke verslaggeving en is werkzaam bij TranspaRAbility BV. Het eigen maatschappelijke jaarverslag treft u aan op www.transparability.nl achter de button “onderneming”.