Impact creëren: gelijk hebben versus gelijk krijgen

Door Gerrit Jan Timmermans en Wim Pauw

Het gewenste resultaat behalen. Wat zou het mooi zijn als alle inspanningen leiden tot het gewenste resultaat. En dan niet enkel je eigen gewenste resultaat, maar het voor álle partijen gewenste resultaat.

Overtuigen versus beïnvloeden
Volgens de dikke Van Dale is de betekenis van overtuigen: ‘iemand met bewijzen tot andere gedachten brengen’. Beïnvloeden is ‘invloed uitoefenen op’.

Beïnvloeden is dus meer dan overtuigen!
Overtuigen lijkt er met name op gericht iemands mening of denkwijze te veranderen, terwijl beïnvloeden er vooral op gericht lijkt om iemands houding te veranderen.

Tijdens het beïnvloeden ben je vooral bezig met het achterhalen van en inspelen op onderliggende motivatie en drijfveren. Een open en empathische houding en ‘waarom vragen’ zijn hier van belang. De weg er naar toe is veelal langer, maar vaak ook een stuk bestendiger.

Overtuigen met de juiste argumenten en beïnvloeden, door aan te sluiten op motivatie en drijfveren, worden beide ingezet voor een beweging naar het gewenste resultaat. Je kunt namelijk nog zo gelijk hebben, uiteindelijk moet je ook gelijk kríjgen.

Overtuigen en beïnvloeden lijken daarmee twee kanten van dezelfde medaille. In beide gevallen komt de drijfveer uit het willen bereiken van een doel en het bij een ander iets teweeg brengen. Hiervoor is een oprechte intentie altijd van het grootste belang. Een vermoeden van verkeerde intenties leidt al snel tot argwaan en weerstand en dat draagt niet bij aan het behalen van je doel.

Communicatie
Zowel bij overtuigen als bij beïnvloeden is communicatie tussen de adviseur met een doel en zijn stakeholders van cruciaal belang. De onderstaande uitwerking is van toepassing op vele adviseurs/specialisten, die zich op tactisch- en strategisch niveau bewegen. Denk aan (Enterprise) Architecten, (chief) Information Security en Risk Officers.

Security-, risicomanagement en architectuur moeten bijdragen aan de samenwerking tussen business en IT. Het is essentieel dat de adviseur bekend is met de politieke krachten en overtuigingen van stakeholders binnen de organisatie. Met andere woorden: hij/zij moet weten wat er speelt. Daarvoor is het noodzakelijk dat de adviseur betekenisvol contact heeft met de business en IT beslissers op het juiste niveau.

Beïnvloeden van beslissers
Overtuigen en beïnvloeden kan alleen als je aanwezig bent op plekken waar beslissingen worden genomen. Dat kan in stuurgroepen of management teams zijn, maar beïnvloeden doe je ook in bilateraal contact met een manager of directeur, bijvoorbeeld tijdens een informeel gesprek bij het koffieapparaat

Maar hoe kom je op betekenisvolle wijze in contact met stakeholders/beslisser? Wij geven zes tips!

1. Wees zichtbaar in de organisatie
Gebruik elk contactmoment om te bouwen aan een vertrouwensrelatie met stakeholders; zelfs of juist die ontmoeting bij het koffiezetapparaat!

2. Ga structureel gericht in gesprek en bereid de gesprekken voor
Plan tijd in om aan de hand van vooraf bepaalde onderwerpen in gesprek te komen. Doe dit structureel, zodat je gericht kunt communiceren. En kom met relevante en concrete voorbeelden.

3. Schakel de hulp van anderen in
Niet alle deuren gaan vanzelf open. Soms is het prettiger om je door een bestaand contact binnen de organisatie te laten introduceren bij een stakeholder, zodat je niet ‘koud’ binnenkomt.

4. Wees zichtbaar en aanspreekbaar
In meetings, stuurgroepen, workshops en (wandel)gangen moet je net zo zichtbaar als aanspreekbaar zijn voor stakeholders. Een proactieve houding vormt de sleutel tot geslaagd stakeholdermanagement. Je staat voor wat je zegt en bent daarop aanspreekbaar.

5. Houd je aan de haal- en brengplicht
Het is van groot belang om (via de business en IT) te weten wat er speelt (haalplicht), waarna je richting en visie geeft (brengplicht). Natuurlijk lees je een veelheid aan beleidsdocumenten om aan de juiste informatie te komen, maar dat is niet voldoende. De menselijke en politieke context van stakeholdermanagement is een interactief proces waarin je bezig bent relaties te bouwen. Om tot relevante interactie te komen moet je constant reflecteren, terugkoppelen en doorvragen. Als adviseur/specialist heb je wel degelijk een mening! En als het goed is heeft een adviseur/specialist hetzelfde doel als de gesprekspartner, namelijk de organisatie veilig verder brengen.

6. Afspraak is afspraak
Zeg wat je doet en doe wat je zegt. Beloofd is beloofd en kom je afspraken na. Het lijkt misschien simpel, maar wees een adviseur/specialist waar de stakeholders en het management van op aan kunnen. Doe wat je zegt en zeg wat je doet! 

Conclusie: bepaal welk doel je wilt bereiken (hoe klein ook), weeg de mogelijke gevolgen en consequenties af vind en beïnvloed de juiste gesprekspartner cq stakeholder en voer het juiste gesprek om tot het gewenste resultaat te komen.

Auteurs

Gerrit Jan Timmermans 
Lead/Enterprise Architect, Architecture@Heart en Gildelid

Wim Pauw 
Universitair Docent, trainer, adviseur en partner bij Gilde van Adviseurs