IFRS 16 norm: 4 grote uitdagingen

De eisen voor de IFRS 16 norm voor de administratieve verwerking van lease- en huurovereenkomsten, oftewel ‘lease accounting’, treden op 1 januari 2019 in werking. Elk bedrijf met lease-, huur- of onderverhuurcontracten met een waarde van meer dan USD 5000 en een looptijd van 12 maanden of meer krijgt hiermee te maken. En hoewel volgend jaar nog ver weg kan lijken, de tijd begint echt te dringen voor bedrijven die nog niet aan deze nieuwe boekhoudkundige standaard voldoen.

Tekst Marco van der Kooij, Managing Director CCH® Tagetik Benelux & Nordic dat klanten als Randstad en Ambea met behulp van de Lease Accounting Solution van CCH Tagetik hebben geholpen met de invoering van IFRS 16.

De tendens die te zien is, is dat bedrijven onderschatten hoeveel werk de voorbereidingen hiervoor inhouden. Leiders van finance-afdelingen moeten weten dat ze nu echt moeten starten met de voorbereidingen.

Wat zijn de grootste uitdagingen die in de praktijk te zien zijn?

• Veel finance-teams hebben niet voldoende inzicht in de hoeveelheid lease-, huur- en servicecontracten die er zijn, aangezien de meeste bedrijven geen centrale bewaarplaats hebben voor het opslaan ervan. In zo'n geval moet voor elke afdeling en elke businessunit op zich worden uitgezocht welke lease- en huurcontracten er zijn. Het gebeurt niet zelden dat finance-teams allerlei contracten aantreffen waarvan ze helemaal niet wisten dat ze binnen hun bedrijf bestonden. 

• Waarschijnlijk moet de informatie in verband met lease- en huurcontracten uit systemen met meerdere bronnen worden gehaald. Meestal verschilt de hoeveelheid en soort informatie die beschikbaar is enorm. Het is mogelijk dat belangrijke informatie voor bepaalde lease- en huurcontracten ontbreekt, waardoor er nog meer uitzoekwerk nodig is.

• Elk lease- of huurcontract moet geverifieerd, geëvalueerd en gedocumenteerd worden. Voor bedrijven met een veelvoud aan lease- en/of huurcontracten kan dit neerkomen op weken werk. Dat terwijl de meeste finance-teams toch al genoeg te doen hebben.

• Er moet aandacht worden besteed aan de manier waarop gegevens van lease- en huurcontracten worden opgeslagen en blijvend worden beheerd en onderhouden. Het is waarschijnlijk dat processen in verband met lease- en huurcontracten moeten worden herzien, aangezien de gegevens op elk moment actueel en consistent moeten zijn.

Finance-teams die nog voordat er een technische oplossing wordt geïmplementeerd voor de IFRS 16 standaard inzien hoeveel werk de voorbereidingen vergen, stellen vaak andere eisen aan de oplossing. Ze beseffen dat ze, naast de vanuit het oogpunt van technische compliance vereiste berekenings- en verslagleggingsfunctionaliteit, ook behoefte hebben aan een gecentraliseerde bewaarplaats voor lease- en huurcontractgegevens. En natuurlijk voor de beheerlocatie voor veranderingen die van invloed zijn op berekeningen, automatische integratie met systemen, modelleringscapaciteit voor het beoordelen en voorspellen van de gevolgen voor financiële overzichten en workflowmanagement- en trackingcapaciteit.