IBS introduceert Fixed Assets Control

IBS introduceert Fixed Assets Control, de nieuwe financiële oplossing voor het vastleggen, beheren en rapporteren van de vaste activa van een organisatie. Door de uitgebreide rapportagemogelijkheden beschikt een financieel manager snel over een compleet, actueel beeld van de vaste activa. Een essentiële voorwaarde voor het voeren van een krachtig investeringsbeleid. Fixed Assets Control is IFRS compliant en wordt momenteel door KPMG gecertificeerd.

Doordat vaste activa doorgaans een aanzienlijk vermogensbeslag veroorzaken, vergt het beheer en de vastlegging van vaste activa bijzondere aandacht. Het is van belang dat dit zo efficiënt mogelijk gebeurt. Daarom is bij de ontwikkeling van Fixed Assets Control expliciet gekeken naar gebruiksvriendelijkheid. De transparante functionaliteit maakt het mogelijk om er intuïtief mee te werken en dit beperkt de inleertijd aanzienlijk. Bovendien bevat de oplossing overal oproepbare, procesgerichte helpteksten met een handige zoekfunctie die het gebruik verder vereenvoudigen.

“De invoering van IFRS – naar verwachting binnenkort een defacto standaard, ook voor niet beursgenoteerde ondernemingen – maakt goed inzicht in vaste activa en efficiënte beheersmogelijkheden nog belangrijker”, aldus Robert-Jan Vonk, product manager financial solutions bij IBS Nederland BV. “IFRS (International Financial Reporting Standards) kent verschillende uitgangspunten die het vaste activa beheer raken. Bijvoorbeeld de “fair value”-waardering – het bepalen van de reële waarde van goederen – en impairment testing – de test op duurzame waardevermindering op bezittingen of schulden. Of neem de componentenbenadering, IAS 16. Een financiële oplossing moet daar efficiënt mee om kunnen gaan. We hebben Fixed Assets Control daarom geheel IFRS compliant gemaakt.”

Fixed Assets Control is geschikt voor zowel kleine, middelgrote als voor zeer grote organisaties. In 2003 is een pilotproject gestart met diverse IBS-klanten, zoals Sociale Verzekeringsbank, Keller Keukens, de ROB Groep en Ons Middelbaar Onderwijs (OMO). Ons Middelbaar Onderwijs is een dienstverlenend bureau voor 45 scholen in Noord-Brabant met 65.000 leerlingen en 6.500 werknemers. Rob Roijers, applicatiebeheerder financiële systemen bij Ons Middelbaar Onderwijs over Fixed Assets Control:

“Al vanaf begin jaren ’90 werken we met de financiële oplossing FIS2000 van IBS. In 1998 begonnen we met de destijds beschikbare module ‘vaste activa’, toen een goede oplossing om onze pakweg 80.000 actieven zoals meubilair, hardware en installaties financieel te waarderen. Echter door decentralisatie werd autorisatie van invoering en scheiding van gegevens van de ene school ten opzichte van de andere, belangrijk voor ons. Daarnaast wilden we naast registreren ook prognoses kunnen maken en de afschrijvingen ter hand nemen. Fixed Assets Control bevat tien dimensies zodat je de structuur van je organisatie nog beter kunt volgen. We hebben nu meer detailinzicht in waar, welke activa zich bevinden en hoe deze zijn gewaardeerd. Daarbij worden verantwoordelijkheden gescheiden en kunnen scholen de invoer via internet, binnen bepaalde spelregels, zelf bijhouden. Er zijn weinig aanbieders van oplossingen op het gebied van vaste activa, dus zijn we blij dat IBS deze oplossing heeft ontwikkeld.”

De oplossing is standaard geïntegreerd met de financiële oplossingen FIS2000, FMS en ASW Financials van IBS, maar kan ook eenvoudig met financiële systemen van andere leveranciers geïntegreerd worden. Fixed Assets Control is geheel in Java ontwikkeld en is 100% webbased door het gebruik van open internetstandaarden zoals TCP/IP en XML. Hoogtepunten Fixed Assets Control:

o Platform- en applicatieonafhankelijk
o IFRS compliant
o Efficiënte invoer en verwerking van gegevens
o Zeer gebruiksvriendelijk door transparante functionaliteit
o Sterke rapportagemogelijkheden; goede overzichten
o Eenvoudige import en export van en naar Ms ExcelTM en XML (bijvoorbeeld voor koppeling aan andere applicaties)
o Vastlegging in 10 dimensies
o Procesgerichte helpteksten
o Optimale integratie met de financiële oplossingen van IBS en van andere leveranciers
o Volledig webbased (Lage Total Cost of Ownership)

Klanten van IBS kunnen met Fixed Assets Control kennismaken via een live-demo op de Easy2Know-introductiesessies die op dinsdag 20 april en donderdag 27 mei plaatsvinden. Vonk: “Dat er grote belangstelling bestaat voor deze nieuwe oplossing blijkt wel uit de ruim 80 inschrijvingen voor deze ochtendsessie. De eerste sessie was binnen een dag volgeboekt, dus hebben we direct een tweede sessie georganiseerd.”

Fixed Assets Control is verkrijgbaar in vijf modules:
o Base Pack: bevat alle functionaliteit die een organisatie nodig heeft.
o Value Pack: biedt extra mogelijkheden om autorisaties, verbandscontroles en bedrijfsspecifieke controles in te richten. Mogelijkheid om variabele invoerschermen samen te stellen en gebruik te maken van extra afschrijvingsmethoden en verslaggevingsoorten.
o Government: biedt overheden specifieke functionaliteit voor het genereren van overzichten, (meerjaren-) begrotingen, integratie-mogelijkheden met overheidsapplicaties.
o Budgetting: biedt de mogelijkheid om vooruit afschrijvingen te kunnen berekenen en te werken met scenario’s.
o Interest Calculation: voor het berekenen van rentekosten over het in vaste activa geïnvesteerde vermogen.