Hoe ziet goed risicomanagement in het onderwijs eruit?

Door Edwin van Hoorn en Wim Pauw

Iedereen herinnert zich nog het recente afschuwelijke nieuws uit Frankrijk; een docent vermoord. Enkele dagen nadat Samuel Paty spotprenten van de profeet Mohammed had getoond tijdens een les over vrijheid van meningsuiting werd hij onthoofd door een aantal leerlingen.

Niet lang daarna een docent in Nederland, die moest onderduiken vanwege bedreigingen naar aanleiding van een spotprent in zijn lokaal. Beide voorvallen waren breed in het nieuws en op vele praatprogramma’s.

Of denk aan al de besluiten die scholen de afgelopen maanden hebben moeten nemen rondom de coronamaatregelen, daar waar overheidsrichtlijnen niet altijd duidelijk waren. Zoals het wel of niet dragen van mondkapjes. Of het wel of niet door laten gaan van open dagen, fysiek examenonderwijs of introductiebijeenkomsten.

Kritische vraag: Voor hoeveel onderwijsinstellingen was dat een signaal om hun risico analyses weer eens tegen het licht te houden? Of wellicht te starten met het uitvoeren van een risico analyse?

Het niet voldoende in beeld hebben en vervolgens beheersen van risico’s, niet alleen financiële, maar ook niet-financiële, kan enorme gevolgen hebben voor onderwijsinstellingen en zelfs de continuïteit bedreigen.
Denk bijvoorbeeld aan het nieuwbouwdebacle bij het ROC Leiden waar de overheid met € 40 miljoen moest bijspringen om een faillissement te voorkomen. De FIOD heeft een strafrechtelijk onderzoek uitgevoerd naar het handelen van de gemeente Leiden en uiteindelijk zijn de voltallige Raad van Toezicht en het College van Bestuur aansprakelijk gesteld vanwege onbehoorlijk bestuur. Of denk aan het VMBO Maastricht waar enige jaren geleden de examens van 353 leerlingen ongeldig werden verklaard, omdat er veel mis was met de examens en alles daar omheen.

Extrinsieke motivatie

De noodzaak om tijdig en regelmatig risico’s te identificeren en vervolgens te beheersen wordt vaak opgelegd door externe partijen, of het nou de publieke opinie is zoals in de inleiding of bijvoorbeeld de wetgever.

Richtlijnen voor de jaarverslaggeving, maar ook bijvoorbeeld de governance codes zoals die van de VO-raad, MBO-raad, etc. stellen dat onderwijsbesturen een zo volledig mogelijk beeld moeten hebben en geven van de interne en externe ontwikkelingen die van invloed kunnen zijn op de continuïteit en kwaliteit van het onderwijs.
Vaak wordt er onderscheid gemaakt in strategische, financiële- en operationele risico’s. Besturen moeten ook inzicht verschaffen over hun risicomanagementbeleid, de gebruikte risicomanagementsystematiek en over de maatregelen die ze beschreven hebben om de risico’s vervolgens te beheersen.

Scholen worden door onzekere politieke besluitvorming en praktisch continue schuivende politieke panelen in toenemende mate geconfronteerd met risico’s zoals onvoldoende bekostiging vanuit de overheid, veranderende inzichten met betrekking tot het onderwijs zelf, incidentele inkomsten die wegvallen, incidenten met een negatief effect op het imago van de school, een onevenwichtige samenstelling van het personeelsbestand, etc. Om een goede bedrijfsvoering en onderwijskwaliteit te blijven garanderen, is het belangrijk dat schoolbestuurders dit soort risico’s goed beheersen. Dit kan via risicomanagement.

Sinds de introductie van risicomanagement in het onderwijs wordt het vaak gezien als een noodzakelijk kwaad: het hoort bij het willen of moeten voldoen aan wet- en regelgeving. Dat is jammer, want risicomanagement is zoveel meer. Het is de andere kant van die ene medaille: risicomanagement aan de ene kant en ‘kansmanagement’ aan de andere.

Intrinsieke motivatie

Het belang van een expliciet en adequaat risicomanagement is evident. Het onderwijs is van oudsher een omgeving waarin vertrouwen en een informele sfeer een grote rol hadden en hebben. De omgeving formaliseert echter op veel terreinen en het onderwijs kan hier niet (meer) in achter blijven.

Daarnaast is ‘Educational Governance’ voor veel onderwijsinstellingen een actueel thema. Grotere zelfstandigheid, grotere bestuurlijke schaal, meer complexe relaties met de overheid benadrukken de noodzaak voor een doorzichtige en professionele ‘governance’. Aan bestuur en toezichthouders van onderwijsinstellingen de uitdaging om hier aantoonbaar invulling aan te geven. Ook de Commissie Vermogensbeheer Onderwijsinstellingen (in de volksmond ook we de Commissie Don genoemd) heeft in haar rapport gewezen op het belang van een gedegen risicoanalyse (VO raad).

Om risico’s effectief en efficiënt te beheersen is het verstandig om risicomanagement te vervlechten met de aansturing van de organisatie en het onderdeel te laten zijn van de gehele planning- & control-cyclus. Zo draagt risicomanagement mede bij aan de integrale besturing van de organisatie, vanuit een lange termijnperspectief. En daarmee geeft het ook input voor de meerjarenbegroting of strategisch meerjarenplan.

Verder zal een degelijk risicomanagementproces bijdragen aan een tijdige en onderbouwde reactie op omgevingsontwikkelingen zoals krimp, de optimalisering van de bedrijfsvoering, strategische personeelsplanning et cetera. En een belangrijk element vormen in het overleg met de medezeggenschap.

Tevens kan het bijdragen aan de onderbouwing van bijkomende onderwerpen, zoals goed werkgeverschap, het benodigde weerstandsvermogen en het verbeteren van interne processen.

Voorbeelden en tips vanuit de onderwijs wereld zijn te vinden op bijvoorbeeld www.vo-raad.nl in de map downloads/attachment.

Gewoon beginnen …

Goed risicomanagement is een cyclisch en continue proces dat start bij het definiëren van een helder risicomanagementbeleid, de identificatie van risico’s en het eindigt met een evaluatie. Daarna worden nieuwe risico’s benoemd. Risicomanagement is een continu proces dat nauw in verband staat met het primaire proces en met de doelstellingen van de organisatie. Risico’s zijn te definiëren als alle gebeurtenissen en gedragingen, zowel binnen als buiten de eigen organisatie, die het behalen van de onderwijsdoelstellingen in de weg kunnen staan.

Dus niet omdat het moet, maar omdat het oplevert … Goed risico management levert op! Namelijk inzicht in risico’s én kansen.

 
Edwin van Hoorn (Voorzitter College van Bestuur)

Wim Pauw (Universitair Docent, trainer, adviseur en partner bij Gilde van Adviseurs)