Hoe softwarebedrijf Epona haar financiële fundament herbouwde voor groei

Dat punt bereikte Epona, een softwarebedrijf met kantoren in Nederland, Denemarken, Portugal en de Verenigde Staten.

De zoektocht naar grip
CFO Alex van der Kooi zag het al een tijd aankomen. Elk land had zijn eigen systemen, bankrekeningen en manieren van rapporteren. Consolidatie gebeurde handmatig, inzichten kwamen te laat en bonnetjes raakten onderweg kwijt.

“Wat ik wilde, was één systeem waarmee we resultaten uit alle landen konden samenbrengen en eindelijk realtime konden zien hoe het bedrijf écht presteerde,” vertelt hij.

Bij de stap naar een internationale oplossing voor ERP (Enterprise Resource Planning), lag NetSuite voor de hand. Maar de implementatie bracht meteen een groter vraagstuk aan het licht: hoe integreer je dagelijkse uitgaven, facturen en kaartbetalingen in datzelfde systeem, zonder extra handwerk?

Technologie als fundament, niet als lapmiddel
Epona schakelde Novutech in, een Europese implementatiepartner gespecialiseerd in NetSuite. De consultants van Novutech hielpen bij de wereldwijde uitrol van het ERP-systeem met een duidelijke visie: finance moest schaalbaar worden, zonder administratieve ballast.

Daarbij kwam Payhawk in beeld als geïntegreerd uitgavenbeheerplatform. “Wanneer je groeit in meerdere Europese markten zoals Epona, heb je meer nodig dan alleen een ERP,” zegt Maria Stranakova, Chief Sales Officer bij Novutech. “Wij zien NetSuite als het zenuwstelsel en Payhawk als de automatiseringslaag die alles met elkaar verbindt. Zo ontstaat realtime inzicht zonder complexiteit.”

Van bonnetjes naar inzicht
De impact van die aanpak liet niet lang op zich wachten.

Waar het finance-team vroeger tijd verloor aan achteraf administreren, is het nu vooral bezig met vooruitkijken.

“Het was altijd een zoektocht naar ontbrekende bonnetjes,” zegt Alex. “Met Payhawk is elke kaartuitgave automatisch gekoppeld aan de juiste documentatie. Voor ons finance-team voelde het als het hijsen van de vlag van opluchting.”

Medewerkers betalen met fysieke of virtuele kaarten, maken een foto van hun bonnetje en zijn klaar. Het systeem koppelt alles automatisch aan de juiste kostenpost. Ondertussen verwerkt het finance-team facturen in minuten in plaats van uren.
“Je scant vijftien of twintig facturen, gaat een koffie halen, en als je terugkomt, staan ze al klaar om verwerkt te worden,” vertelt Alex.

Minder handwerk, meer sturing
Waar goedkeuringen, facturen en declaraties voorheen in verschillende tools leefden, loopt nu alles via één geïntegreerde workflow. De koppeling tussen Payhawk en NetSuite zorgt dat elke transactie automatisch wordt geboekt met de juiste codering, validatie en compliance.

“Als systemen goed met elkaar praten, kan finance zich richten op wat écht belangrijk is,” zegt Stranakova. “Dat is precies wat we bij Epona hebben gerealiseerd.”

Voor een team dat gewend was aan spreadsheets, losse documenten en e-mails, voelt dat als een kleine revolutie.

Wat vooral opvalt, is dat de adoptie intern moeiteloos ging. Medewerkers ervaren de nieuwe manier van werken niet als extra administratie, maar als verlichting. “Iedereen vindt het systeem makkelijk en prettig in gebruik,” zegt Alex. “Dat is misschien wel het beste teken dat de verandering geslaagd is.”

Naar een schaalbaar finance-ecosysteem
Epona bevindt zich nog in de wereldwijde uitrol van NetSuite, maar het fundament staat. Met Payhawk en Novutech bouwt Epona aan een financiële infrastructuur die klaar is voor internationale schaal.

“In mijn ideale toekomst is alles systeemgedreven,” besluit Alex. “We zijn goed op weg naar een situatie waarin finance meegroeit met het bedrijf, in plaats van andersom.”