Hoe Sereni grip houdt op groei met Payhawk & Dynamics

Sereni is een gevestigde naam in de uitvaartzorg, met het hoofdkantoor in Antwerpen en tientallen vestigingen in België en Duitsland. In een branche waarin snelheid, voorzichtigheid en betrokkenheid hand in hand gaan, groeit Sereni snel en daarmee ook de druk op het financiële team. Om die groeiende en internationale organisatie efficiënter te laten werken, koos Sereni voor Payhawk, de alles-in-één oplossing voor uitgavenbeheer met betaalkaarten, factuurverwerking, inkooporders en naadloze ERP-integraties zoals Microsoft Dynamics.

Voor CFO Bart van den Bossche is schaalbaarheid essentieel:
“In een snel groeiend bedrijf is het belangrijk dat je constant blijft zoeken naar manieren om de boekhoudkundige processen efficiënter te maken. Dat kan alleen als je blijft automatiseren.”

De situatie vóór Payhawk
Tot halverwege 2023 werkte Sereni nog met traditionele bankkaarten. Voor elke nieuwe vestiging moest bij de bank een aanvraag worden gedaan, wat weken kon duren. Het proces was omslachtig en verschilde per bank.

“Het kostte ons soms weken om mensen van een werkende kaart te voorzien,” vertelt van den Bossche.

Daarbovenop was de opvolging van uitgaven arbeidsintensief. Elk bonnetje werd handmatig gecontroleerd en bij personeelswisselingen begon het aanvraagproces opnieuw.

Eén platform voor alle betaalkaarten
Met Payhawk centraliseerde Sereni het beheer van betaalkaarten, limieten en transacties in één platform. Hierdoor kunnen nieuwe gebruikers direct een kaart krijgen en worden alle betalingen realtime gevolgd.

“De grootste troef? Je kan snel een gebruiker toevoegen, een kaart uitreiken en het hele betaalproces opvolgen vanuit één platform.”

De flexibiliteit blijft behouden: lokale teams hebben hun eigen bestedingsruimte, afgestemd op hun specifieke noden.

“Elke locatie heeft andere behoeften voor betaalverkeer. Dankzij Payhawk kunnen we onze policies daarop afstemmen.”

Controle zonder micromanagement
Payhawk maakt het mogelijk om duidelijke spelregels in te voeren zonder de autonomie van lokale ondernemers weg te nemen. Zo geldt bij Sereni dat bonnetjes binnen zeven dagen moeten worden ingediend.

“Sinds we die policy hebben ingesteld, zijn alle bonnetjes netjes op tijd. Zelfs ikzelf had vroeger een backlog van tien bonnetjes. Nu niet meer.”

Dit zorgt voor tijdswinst in het finance team én een verbeterde uitgavencultuur.

Integratie met Microsoft Dynamics
Het echte verschil voor de finance-afdeling zit in de integratie met Microsoft Dynamics Business Central, het ERP-systeem dat Sereni in meerdere landen gebruikt.

Alle transacties uit Payhawk worden automatisch gesynchroniseerd met Dynamics. Hierdoor is er geen dubbele data-entry meer, zijn rapportages altijd actueel en verloopt de maandafsluiting sneller.

“We willen onze boekhouding efficiënter maken, maar de werking moet in de eerste plaats ook gebruiksvriendelijk blijven voor lokale ondernemers. Payhawk helpt ons die efficiëntie te houden, zonder in te boeten op gebruiksgemak.”

Klaar voor verdere groei
Met tientallen nieuwe vestigingen per jaar is Sereni’s uitdaging helder: grip houden op uitgaven over meerdere landen, valuta en entiteiten, zonder lokale ondernemers te vertragen.

“We geven mensen nog steeds vrijheid voor lokale uitgaven, maar binnen een systeem dat het bedrijf controle geeft. Die balans is voor ons essentieel.”

Dankzij Payhawk en de koppeling met Microsoft Dynamics beschikt Sereni over één bron van waarheid voor alle uitgaven, kan het bedrijf sneller opschalen en blijft de financiële controle intact.