Hoe het digitaliseren van de administratie geld oplevert

Met de juiste software kun je tot wel 70 procent op de verwerkingstijd van je administratie besparen. Maar hoe doe je dit en welke voordelen levert het verder op? Je leest het in dit blog.

De huidige situatie bij menig bedrijf
Bij menig bedrijf wordt de administratie nog in mappen bewaard. Eens per maand, kwartaal of jaar worden alle inkoopfacturen en bonnen handmatig verwerkt. Bij sommige bedrijven wordt de administratie via de mail aangeleverd bij de boekhouder of accountant, waarna deze de data handmatig invoert.

Andere opties zijn het aanleveren van financiële mutaties in een Excel bestand of het delen van gedeelde mappen met de boekhouder of accountant. Voor deze opties geldt ook dat handmatige invoer van data of knip- en plakwerk nodig is.

Fouten kunnen gemaakt worden, documenten kunnen ontbreken, onduidelijkheid ontstaat en hierdoor verliest men het overzicht. Dit kan een stuk efficiënter, namelijk door over te stappen op een digitale administratie.

De voordelen van een digitale administratie
Behoor jij tot een van de ondernemingen die inkomende- en uitgaande rekeningen nog in aparte mappen bewaart? Dat kan anders. Door de administratie te digitaliseren profiteer je van de volgende voordelen:
– Nooit meer een document kwijtraken;
– Minder fouten en fraude;
– Altijd inzichtelijk en overzichtelijk;
– Tijdbesparing;
– Je draagt bij aan een beter milieu;
– Je bespaart ruimte;
– Koppeling aan het ERP- of boekhoudsysteem is mogelijk.

Door te digitaliseren, hoeven boekhouders en accountants niet alleen minder tijd te besteden aan het doorspitten van de bonnen en facturen van ondernemers. Daarnaast verhoogt de efficiëntie aanzienlijk wanneer de bonnen en facturen automatisch in het ERP- of boekhoudsysteem terechtkomen.

Overstappen naar een digitale administratie
De overstap naar een digitale administratie kun je het beste zo snel mogelijk maken. Zorg dat je kiest voor een software met ingebouwde scan en herken techniek (ook wel bekend als OCR).

Scan en herken techniek maakt het invoeren van bonnen en facturen zo eenvoudig als het maken of het uploaden van een foto, waarna het systeem de gegevens automatisch leest en overneemt. Zo is handmatig overtypen van bonnen verleden tijd, waardoor je fouten voorkomt.

De OCR-software herkent gegevens zoals het bon- en factuurnummer, de datum, btw-bedragen en -percentages, het totaalbedrag en de relatie.

Goedkeuring van bonnen en facturen
Voordat bonnen en facturen in de boekhouding terechtkomen, moeten deze doorgaans nog goedgekeurd worden. Met de juiste software, bijvoorbeeld van softwarebedrijf Klippa, worden bonnen en inkoopfacturen na het scannen automatisch doorgestuurd naar de juiste personen.

Met enkele muisklikken worden de facturen vervolgens goed- of afgekeurd. Dit proces wordt ondersteund door ingebouwde fraudedetectie, waarmee spookfacturen en duplicaten eruit worden gevist. Na goedkeuring worden ze automatisch doorgestuurd naar de financiële afdeling, waarna deze bonnen en facturen in de administratie terechtkomen. Zo heeft jouw bedrijf altijd overzicht.

Integratie met jouw eigen boekhoud- of ERP systeem
De oplossing van Klippa kan middels een API-koppeling eenvoudig geïntegreerd worden in de ERP- of boekhoudsoftware van jouw bedrijf. Zo’n API-koppeling maakt het verwerken, ontvangen en digitaliseren van bonnen en facturen in jouw eigen software mogelijk.

Deze koppeling werkt onder andere met Exact, AFAS, SAP, Unit4, Twinfield, UIPath en Visma.net. Mocht een API-koppeling met jouw systeem niet mogelijk zijn, dan kan er alsnog middels slimme import-export functionaliteiten data ingeladen worden in het systeem.

Bespaar tijd en geld met een digitale boekhouding. Bespaar tot 70% op verwerkingstijd met de software van Klippa. 

Aangeboden door: