Hoe automatisering de finance-afdeling helpt groeien ondanks arbeidskrapte

Grootste zakelijke uitdaging

Het MKB Barometeronderzoek van Exact brengt de schaal van het personeelstekort in kaart. Volgens het jaarlijkse, onafhankelijke onderzoek is het binnenhalen en behouden van personeel voor de helft van de bedrijven de grootste zakelijke uitdaging. Middelgrote mkb-bedrijven komen gemiddeld maar liefst zes fulltime medewerkers te kort, en personeelstekort leidt bij 67% van de werknemers tot stress.

Automatisering is een schaalbare en haalbare oplossing die vaak binnen handbereik ligt. Zo heeft volgens de MKB Barometer bijna 9 op de 10 middelgrote mkb-bedrijven hier budget voor. Klumpers: ‘De vraag is vaak echter niet of bedrijven willen automatiseren, maar hoe.’

Niet harder, maar slimmer werken

Maar hoe automatiseer je een finance-afdeling? Klumpers: ‘Door repetitieve taken uit te voeren met minimale menselijke tussenkomst. Denk aan het automatisch verwerken van facturen, het koppelen van betalingen aan banktransacties of het beheren van openstaande posten. Dit versnelt niet alleen je workflow, maar verkleint ook de kans op fouten.’

Slimme controles helpen om de betrouwbaarheid te waarborgen. ‘Onze software stelt klanten in staat om controles in te bouwen, zoals het vier-ogenprincipe of drempelbedragen voor goedkeuringen. Hierdoor ontstaat een veilige financiële operatie. Een factuur van een tientje kan dan automatisch worden verwerkt, terwijl een transactie van een miljoen euro meerdere checks vereist.’

AI speelt hierin een belangrijke rol. Zodra de software op basis van AI ziet dat een bedrag sterk afwijkt van het logische bedrag bij een leverancier, wordt automatisch de status van de factuur veranderd. Die wordt dan niet automatisch doorgeboekt, maar komt terecht in de workflow van een medewerker die deze moet checken.

Oplossing vaak al binnen handbereik

Hoewel veel bedrijven willen automatiseren, weten ze vaak niet goed hoe. Klumpers: ‘De software wordt niet altijd tot volle potentie benut. In gesprek met klanten merk ik dat ze vaak vele voordelen van onze software ervaren, maar nog veel met de hand doen. Zodra ze hun toekomstwensen delen blijkt dit al mogelijk te zijn. Dat is soms gewoon een kwestie van simpelweg een vinkje aan- of uitzetten. Klanten gaan vaak naar huis met het idee: “Ik wist niet dat het allemaal kon.”’

Wacht niet te lang

Als processen goed lopen, wordt opschalen makkelijker. Toch ziet Klumpers dat bedrijven soms te lang wachten: ‘De kosten gaan hier echt voor de baten uit. Het goedkoopste moment om een probleem op te lossen, is het moment dat het op z’n kleinst is. Voor groeiende bedrijven is dit bijna een eerste levensbehoefte.

Cijfers beter begrijpen en uitleggen

Minder handmatig werk brengt ruimte en structuur om betere strategische en operationele beslissingen te nemen. Klumpers: ‘Neem een bedrijf met meerdere vestigingen. Als de administratie vergaand is geautomatiseerd, kan het hoofdkantoor het reilen en zeilen bij de individuele vestigingen beter in de gaten houden door de administraties vanuit één overzicht te bekijken en hierop te rapporteren.’

Als rapportages op dezelfde manier zijn opgesteld, zijn de cijfers beter vergelijkbaar. Zo kun je winstmarges per filiaal bekijken en eenvoudig oorzaken van afwijkingen in boekingen achterhalen. ‘Financeprofessionals willen cijfers begrijpen en uit kunnen leggen. En dan helpt standaardisatie om bijvoorbeeld vestigingen met elkaar te vergelijken en afwijkingen te ontdekken. Je wilt dit soort punten met minimale inspanning ontdekken, zodat je ruimte overhoudt om te acteren. Want de interpretatie van cijfers, dat blijft voorlopig toch echt nog mensenwerk!’

Klumpers: ‘Natuurlijk is automatisering niet de heilige graal. Mensen denken: als je automatiseert, is je personeelstekort opgelost. Dat is natuurlijk maar deels waar, maar voor finance gaat het zeker op. Met de juiste mensen op de juiste plek, en een efficiënte inrichting van de boekhouding en organisatie, valt grote winst te boeken.’