Hier komt de finance medewerker zijn bed voor uit en zo realiseer je dat

Van financieel professionals wordt tegenwoordig veel gevraagd. Denk aan openstaande facturen die lang op zich laten wachten of een stijging in het aantal deelfacturen vanwege goederentekorten. En na een onzekere periode waarvan het eind nog niet in zicht is, vraagt de business ook voortdurend om inzicht in het (financiële) welzijn van de organisatie. De druk is hoog. Een fijne werkbeleving is dan cruciaal. Maar hoe je realiseer je datgene waar de finance medewerker warm voor loopt? Dat lees je in dit artikel. Een tipje van de sluier: procesautomatisering speelt een grote rol.

Kostenbesparingen en inzicht
We vroegen vijfhonderd Nederlanders werkzaam op het gebied van financiën waar zij zich aan ergeren. Wat blijkt? Collega’s achter de broek aanzitten omdat ze hun acties niet uitvoeren (41%), inefficiënte processen op de afdeling (33%) of de aanwezigheid van menselijke fouten (33%) maken het werk op de financiële afdeling er niet leuker op. Maar hoe creëer je een werkklimaat waarmee je de financieel professional wel enthousiasmeert? We onderzochten het in de Financial Benchmark 2021, waarin naar voren komt dat financials vooral blij worden van geoptimaliseerde en efficiënte financiële processen. Concreet gaat het om werkzaamheden als het realiseren van kostenbesparingen (41%) en inzicht in alle financiële activiteiten (40%). Het minimaliseren van financiële risico’s (33%) maakt de top drie van werkzaamheden waar professionals harder voor gaan lopen compleet. In het kader van een fijne werkbeleving, doe je er goed aan om voor deze werkzaamheden ruimte en tijd te creëren.  

Werkbeleving opkrikken
Automatisering van stappen in het factuurverwerkingsproces is de manier om te realiseren dat financiële medewerkers kosten besparen en inzicht verkrijgen in de factuurstatus. Dit heeft drie redenen.

1. Inzicht en controle
   Met automatisering van processen in een digitaal systeem verkrijg je inzicht in de status van facturen, projecten en andere financiële activiteiten zoals de matching van bestelgegevens. Met een oplossing van Medius heb je het gehele proces inzichtelijk: van de binnenkomst van facturen tot aan de uiteindelijke goedkeuring en afronding ervan. Zo weet je precies welke facturen nog openstaan en wat dat mogelijk betekent voor budgetten. Met als gevolg: weloverwogen businessbeslissingen en de realisatie van een zo laag mogelijk financieel risico.

1. Tijdbesparing
   Als onderdelen van het factuurverwerkingsproces automatisch plaatsvinden, hoeven financieel medewerkers hier geen tijd aan te besteden. Druk van de ketel dus. Deze ‘nieuwe’ tijd is inzetbaar om gezamenlijk na te denken over verdere procesoptimalisaties of voor het uitpluizen van de financiële data met analyses. Krijg je maandelijks bijvoorbeeld facturen van contracten die je eigenlijk niet meer nodig hebt of gebruikt? Of zijn er leveranciers waar je scherpere tarieven mee kunt afstemmen? Dankzij procesautomatisering kan je kostenbesparingen realiseren. En dat is nou net een van de werkzaamheden waar financieel medewerkers wél enthousiast van worden.

1. Betere communicatie
   In een geautomatiseerd factuurverwerkingsproces bestaat de mogelijkheid om toleranties en regels in te stellen. Zo krijgen collega’s automatisch vanuit het systeem herinneringen voor het goedkeuren van facturen. Bovendien kan elke medewerker de status van facturen in het systeem opzoeken. De tijd van achter collega’s aanzitten of over en weer uitzoekwerk om na te gaan waar facturen zijn gebleven is hiermee voorbij. Betere communicatie dus, wat bijdraagt aan een fijne werkbeleving.  

Vol inzetten op automatisering
Met procesautomatisering ontstaat er voor de financieel medewerkers ruimte om bezig te zijn met die taken waar ze enthousiast van worden. Een fijne werkbeleving is hier inherent aan. Alle reden dus om vol in te zetten op automatisering. Niet alleen voor een optimaal werkende afdeling, maar ook voor het werkplezier van het team. Je kunt het tenslotte niet zonder ze. Wil je meer lezen over de stand van zaken in de financiële sector? Download dan het volledige rapport van de Financial Benchmark 2021. 

Over Medius
Medius is toonaangevend leverancier van cloudgebaseerde oplossingen voor uitgavenbeheer, die organisaties vooruithelpt door de beste procesefficiëntie, kostenbesparing en financiële controle mogelijk te maken. Bijna 4000 klanten maken wereldwijd gebruik van de softwareoplossingen. Voor meer informatie over Medius en zijn gebruiksvriendelijke oplossingen kun je terecht op https://www.medius.com/nl/.

Over de Financial Benchmark 2021
Elk jaar brengt Medius de stand van zaken op het gebied van finance en IT in kaart middels de Financial Benchmark. De Financial Benchmark is hiermee de peilstok van de financiële sector. Dit jaar werden aan 500 medewerkers op het gebied van finance vragen gesteld over de situatie op de (financiële) werkvloer rondom (onder andere) digitalisering, automatisering, centralisatie, ergernissen, verantwoordelijkheden en samenwerking met inkoop. Alle resultaten lees je in het  onderzoeksrapport.

Dit artikel wordt u aangeboden door: