Het besparingsalfabet – I Informatie, Innovatie, Investeringen, Interesse, Inkopers, Integriteit

Informatie is van groot belang. Het is belangrijk te weten hoe de markt is voor bepaalde producten. Hoe hun verdienmodel in elkaar steekt. Informatie vereist een bepaalde deskundigheid. Inkopers kunnen wel onderhandelingstechnieken hebben geleerd, als ze geen kennis van de markt hebben, geen informatie hebben, dan staan ze machteloos tegenover een verkoper die wel over die kennis en informatie beschikt. Het duurt lang om iemand te vinden, die door zijn deskundigheid van grote toegevoegde waarde is. Door toeval ben ik tegen Chris aangelopen, die ik in “Succes is Besmettelijk” beschrijf. Chris levert kantoorartikelen door het hele land tegen een concurrerende, scherpe prijs. Chris weet hoe die markt in elkaar zit en maakt daar slim gebruik van.

Het is heel simpel. Chris heeft thuis op zolder een bureau, met daarop een computer. Die computer is in feite zijn webshop. De order kantoorartikelen die je bij Chris besteld komen niet alleen in zijn computer binnen, ook in het magazijn waar de goederen door razendsnelle robots bij elkaar worden verzameld. Vandaag besteld. Morgen in huis. Geen overhead, geen voorraad, maar gewoon een vaste eerlijke prijs.

Lees ook:
Het besparingsalfabet – De “A” van Angst en Arrogantie op de Apenrots
Het besparingsalfabet – De 6 B's van Besparen, Bezuinigen, Budgetten en Bureaucratie
Het besparingsalfabet – C: Contanten, Circulaire Economie, Cash is King
Het besparingsalfabet – Denken, Durven en Doen. Drukte en Debiteurenbeheer

Innovatie is een onzeker proces. Echter doen we het zelf niet, dan doet de concurrentie het wel. Het is dus zaak de concurrentie voor te blijven, of op zijn minst bij te houden. Innovatie vereist onderzoek. Vernieuwing loopt vaak anders dan gepland, dat kan een voordeel zijn. De bekende gele memoblaadjes, die zelfklevend zijn en geen lijmresten achterlaten zijn daar een mooi voorbeeld van. Ze zijn door toeval bedacht door een kerkelijke medewerker van 3M die blaadjes zocht om in de bijbel te plakken voor de wekelijkse kerkdienst. Op die manier kon hij snel de juiste pagina's in de bijbel of het liedboek vinden. Hij zocht een lijmsoort die niet bleef plakken aan de bladzijden van de bijbel. Van zijn baas kreeg hij die ruimte om met iets nieuws te komen. Bijkomend voordeel was dat je die blaadjes ook voor aantekeningen kon gebruiken. Innovatie moet richting hebben, maar er moet ook een ruimte gecreëerd worden voor toevalligheden. De cultuur in het bedrijf is daarvoor essentieel. Traditionele managers zijn vaak bang dat het een anarchistische bende wordt.

Timing is essentieel, denk maar aan zelfsturende auto's. De technologie kan al heel veel, maar de verkeerswereld is er nog niet op ingericht. Ook de wetgeving zal moeten worden aangepast. Het is al begonnen met een parkeerhulp. Naarmate de tijd vordert zullen er verbeteringen komen. De doorbraak moet nog komen.

De innovatie op zich kan wel geslaagd zijn, maar als de marketing en sales falen, dan zal ook de innovatie falen. Als de consument het voordeel niet inziet zal hij het niet kopen. Denk aan Ford, de markt vroeg om een sneller paard. Ford kwam met een auto.

De innovatie zelf hoeft nog niet eens zo heel moeilijk te zijn, maar de implementatie wel. Iedereen moet begrijpen dat het nieuwe idee in de strategie past. Als je niet begrijpt dat de auto sneller is dan het paard, zul je geen auto kopen. Als je niet bereid bent het rijbewijs te halen ook niet.

Samenwerking is ook cruciaal bij innovatie. Je zult moeten samenwerking met anderen, maar als je niemand vertrouwt, dan zal het idee nooit van de grond komen.

Testen is ook cruciaal bij innovatie. Er kunnen zich onverwachte dingen voordoen, zoals batterijen die bij een nieuwe smartphone in brand vliegen. Dit zijn onverwachte tegenslagen, die je als producent niet moet onderschatten. 1 keer is 1 keer te veel. Immers het kan vaker gebeuren. In onze complexe wereld hebben kleine oorzaken vaak grote gevolgen. Arrogantie is hierbij ook een grote valkuil. Zaken die je in de problemen brengen zijn de dingen die je niet weet. Terwijl het juist de dingen zijn die je zeker weet, maar die toch niet zo blijken te zijn. Alle risico's kun je niet uitschakelen. De vernieuwing zit vaak op het dunne randje tussen veilig en risicovol. Je moet die risico's wel zien en begrijpen.    

Om een succesvol innovatietraject heb je iedereen nodig. Daar staat tegenover dat je maar een iemand hoeft te hebben die de boel kan laten klappen. Er zullen altijd mensen zijn die het niet leuk vinden wat je doet. Die drijfveren van die mensen moet je kennen. Je hoeft je daardoor niet te laten belemmeren, zie het als inspiratie om het nog beter te doen. Door die inspiratie wordt je creatiever, daardoor innovatiever en meer succesvol.

Bij innovatie zul je optimistisch en realistisch moeten zijn. Optimistisch, omdat je eens zult winnen, Realistisch omdat de kans groot is dat iemand anders eerder succesvol is dan jij. De cijfers van startups zijn niet om over naar huis te schrijven. Toch beginnen elke dag nieuwe ondernemers. Ook als het niet wordt zoals je hoopt dat het wordt zul je het overleven. Het zal hoe dan ook een leerzame periode zijn.

Bij innovatie zul je ook eens over de schutting moeten kijken. De meeste innovatie komt immers van buiten. Alle autofabrikanten kopen of huren wagens van de concurrentie, om die eens flink aan de tand te voelen en beter te kunnen bekijken. Daarbij moet je onbevangen en nieuwsgierig zijn. Met andere mensen van gedachten wisselen, misschien samenwerken. Je word er niet dommer van.

Tot slot kan innovatie ook mislukken, zonder dat je fouten maakt. Er kunnen altijd oorzaken van buitenaf komen. Dat is pech, ook dat hoort bij het leven. Met een beetje geluk levert het project alleen wat vertraging op. Wees ook niet bang om te falen. Mensen niet direct afrekenen als een plan mislukt. Gun elkaar die ruimte. Briljante innovaties hebben ruimte nodig om te kunnen groeien.

Investeringen zijn uitgaven. Dus daar denken we even over na alvorens we die doen. We slapen er nog een nachtje over. Voors en tegens tegen elkaar afwegen. Je kunt het nog zo mooi berekenen, maar wat als je veronderstellingen niet uitkomen?

Investeringen doe je om er uiteindelijk beter van te worden. De oude uitdrukking “de kosten gaan voor de baat uit” zou eigenlijk “de uitgaven gaan voor de baat uit” moeten zijn. Immers investeringen zijn geen kosten, wel uitgaven. De afschrijvingen, welke gedurende de tijd dat je profijt hebt van de investering vormen de kosten. Uiteindelijk zijn kosten en uitgaven hetzelfde, alleen er gaat wel wat tijd overheen voordat het zover is. Uiteraard dien je die afschrijvingskosten nog te verhogen met rente indien je de investering uit eigen middelen financiert. Investeer je met geleend geld, dan krijg je die rente vanzelf wel voor je kiezen. Tegenover de te verwachten kosten  van de investering, immers met alleen afschrijvingskosten en rente ben je er niet, dienen de opbrengsten te komen die je van je investering mag verwachten. Als je dit goed in kaart hebt gebracht kun je besluiten al of niet tot investering over te gaan. Maar al te vaak heb ik gezien dat er voor een leaseconstructie werd gekozen omdat dit goedkoper zou zijn dan geld lenen bij de bank.

Men vermenigvuldigt de leasetermijnen met het aantal maanden, trekt daar de bruto investering vanaf en je hebt het totale rentebedrag. Dit rentebedrag deelt men door het aantal jaren. Men weet dan wat het gemiddelde rentebedrag per jaar is. Dit gemiddelde jaarlijkse rentebedrag deelt men door het contante bedrag en komt op een lager percentage uit dan bij de bank. Men vergeet dat er vanaf de eerste maand wordt afgelost. Over geld dat je al hebt afgelost hoef je geen rente meer te betalen. De grote fout die men maakt is dat het rentebedrag wordt gedeeld door de totale looptijd i.p.v. de gemiddelde looptijd. Dat betekent dat het rentepercentage bijna 2x zo hoog wordt als men heeft berekend. Een gemiddelde looptijd berekenen is wat lastiger. Hier bestaan formules voor, maar de hedendaagse mobiele telefoons kunnen deze berekening ook maken!

Interesse is ook een enorme valkuil. Interesse is iets persoonlijks. In een organisatie dien je iets wat nuttig en dus waardevol voor de onderneming is, weten te scheiden van dingen waar je interesse naar uitgaat. Omdat de wereld om ons heen constant in beweging is veranderen zaken ook constant, zodat er altijd wel iets te verbeteren valt. Zijn dit onderwerpen waar je geen interesse in hebt, dan laat je kansen liggen. Immers niemand is in staat alle ontwikkelingen bij te houden. Vandaar dat je anderen nodig hebt die je voor bepaalde zaken wel op de hoogte houden van die ontwikkelingen. Ook al zijn het zaken waar je geen interesse in hebt!

Inkopers worden geacht vele zaken in te kopen. Zowel core business als ook van algemene kosten. Het duurt enige tijd voordat je de ins en outs van je eigen core business onder de knie hebt. Zo kom je er al snel achter dat de beste prijs niet altijd de laagste prijs is. Bij de laagste prijs schort er vaak e.e.a. aan de kwaliteit. Voor een betere kwaliteit zul je dieper in de buidel moeten tasten. Het gaat uiteindelijk om de beste prijs/kwaliteitsverhouding. (Uitgaande van een bepaalde minimum kwaliteit). Naast algemene inkoopvaardigheden moet de inkoper dus ook over specifieke branchekennis beschikken. M.a.w. zijn eigen marktkennis. Nu zijn markten constant aan veranderingen onderhevig. De kennis wordt dus in de praktijk constant bijgespijkerd.

In de meeste organisaties zijn er veel meer algemene kosten dan kosten voor de core business. M.d.v. Dat het bij de core business meestal om veel grotere bedragen gaat. Hier ligt bij de meeste organisaties dan ook constant de aandacht. Vaak wordt dit voor een deel ondervangen door met jaarcontracten te werken, waarbij je overigens het risico neemt dat de prijzen kunnen dalen. Jaarcontracten zijn niet altijd mogelijk. Soms ontkom je niet aan dagprijzen.

Veel minder aandacht gaat er naar de algemene kosten. Het is een beetje van dit en een beetje van dat. Ooit is er eens een onderzoek naar gedaan en daar is het bij gebleven. Men is tevreden over de leverancier en de relatie is goed. En zo leefden ze nog lang en gelukkig…

Men vergeet dat voor die algemene kosten de markten ook veranderen. Hier zijn ook ontwikkelingen gaande, veelal op technisch vlak, maar ook politieke omstandigheden, of wat voor oorzaak dan ook. Kortom: er komt nog al wat op je af als inkoper. Het is ondoenlijk om als inkoper al die ontwikkelingen bij te houden. Logisch dat er nog heel wat besparingen mogelijk zijn op dat gebied. Niet met enkele procenten, maar veelal met vele tientallen procenten!  

Integriteit is ook een aandachtspunt. Wat mensen zeggen en wat ze denken kan een groot verschil zijn. Niet alleen in bananenrepublieken is integriteit een zorgenkind, ook in Nederland kun je je  twijfels hebben. Denk eens aan de voorzitter van de OR bij de politie, die met gemeenschapsgeld smeet voor privéfeestjes. Directeuren van woningbouwverenigingen die er wel een hele dure auto op nahouden. Of het inkoopschandaal bij de politie als het om dienstwagens ging. Politici die zich verrijken. Ambtenaren die straffeloos stommiteiten kunnen begaan waarvoor je in het bedrijfsleven op staande voet ontslagen zou worden. Sommige dingen zie je. Dure feestjes en dure auto's. Andere dingen zijn slechts in beperkte kring bekend. Het is ook niet de bedoeling dat dit aan de grote klok gehangen wordt. Ook in het bedrijfsleven gebeuren dingen die het daglicht niet kunnen verdragen. Regelmatig maak ik dingen mee waar ik zo mijn twijfels over heb. In mijn boek staan talloze (lachwekkende) voorbeelden, maar eigenlijk is het om te huilen. Daarom ben ik ervan overtuigd dat Nederland corrupt is. Niet iedereen is corrupt, maar meer dan menigeen zal denken. Dit komt ook omdat het meeste niet zichtbaar is.

Ids van der Meulen Bosma helpt als kostenreductieconsultant organisaties hun winst te verhogen door te besparen op de algemene kosten. Hij is de schrijver van de besparingsomnibus. Meer informatie tref je aan op meer-besparen.nl.