Hans Arnouts en Rob Hoevens (Longview): Corporate Performance Management wijst u de weg!

[Rob Hoevens]

In Search of Excellence heet het veelbesproken boek van Tom Peters en Robert Waterman uit 1982. Hierin gaan de twee bedrijfsadviseurs op zoek naar de kenmerkende eigenschappen van excellente ondernemingen. Het boek – centrale boodschap: excellente ondernemingen hebben een sterke bedrijfscultuur – was destijds een bestseller. Maar naarmate de jaren verstreken, bladderde de roem van de auteurs af. De ene na de andere onderneming die zij hadden opgehemeld, kreeg het moeilijk. Hoe geloofwaardig waren de lessen van Peters en Waterman dan nog?

Inmiddels zijn we ruim dertig jaar verder en kunnen we spreken van een ‘Road to Excellence’. De titel van de CFO Day 2013 geeft het duidelijk aan: bedrijven die excellent willen presteren, hoeven geen speurtochten te organiseren, ze kunnen de weg daar naartoe gewoon volgen. De route is misschien niet altijd even gemakkelijk af te leggen, er zijn misschien vele obstakels en valkuilen, maar het is in wezen een kwestie van goed navigeren. Of liever gezegd, excellent ondernemen is in wezen een kwestie van goed corporate performance management oftewel CPM.

Dat is tenminste de visie van Hans Arnouts en Rob Hoevens, respectievelijk Senior Sales Executive en Member of the Executive Board van CPM-software aanbieder Longview Solutions, sinds september 2007 voor 100 procent dochter van Exact. Het van oorsprong Canadese Longview Solutions bestaat sinds 1994 en was daarmee een van de eerste partijen die deze markt betraden.

De markt groeit al jaren, zeker sinds de eeuwwisseling, toen de economische hausse van de jaren negentig uitdoofde. Onder druk van de recessie moesten veel organisaties namelijk kritisch naar hun bedrijfsprocessen kijken. Doordat er tegelijkertijd technologie beschikbaar kwam die het mogelijk maakte gericht te sturen op prestaties, wonnen performance management- en CPM-software aan populariteit.

Destijds wendden bedrijven het systeem vooral aan om meer inzicht te krijgen in hun kostenstructuur en om besparingsmaatregelen te nemen, maar performance management kan veel breder worden toegepast. Performance management-software kan tenslotte worden ingezet om management- en analytische processen te ondersteunen, om de organisatie te helpen de bedrijfsvoering op de strategische doelen af te stemmen, om allerlei risico’s te verminderen, om prestaties te meten en om eventueel bij te sturen indien de koers moet worden verlegd.

De software is niet alleen interessant voor ondernemingen die eens aandachtig op de kosten letten, maar is ook een instrument om het risicomanagement te verbeteren, om scenarioplanning te vergemakkelijken en om SWOT-analyses te ondersteunen. Kortom, om de Road to Excellence af te leggen.

Fiscaliteit onmisbaar

Een volgende stap is volgens Hoevens en Arnouts dat ondernemingen hun performance management ook nadrukkelijker gaan baseren op fiscale informatie. Zonder goede, complete fiscale data is een onderneming onvolledig geïnformeerd. CPM is dan nog steeds zeer waardevol, maar suboptimaal gepositioneerd.

“Alle fiscale dossiers moeten op orde zijn. Het is een voorwaarde om financiële risico’s te beperken, om nog maar te zwijgen van het risico op reputatieschade.” Longview Solutions levert ook een belastingapplicatie (gebaseerd op dezelfde dimensionale database), zodat de gebruiker van Longview of een ander CPM-pakket zijn fiscale positie kan meenemen in de analyses van zijn bedrijfsprestaties en verbetermaatregelen. “

Onderzoeksbureau Gartner heeft onlangs nog geconstateerd dat de combinatie van CPM en Tax in één softwareplatform enorme voordelen kan opleveren. Opmerkelijk, vult Hoevens aan. “Het is tenslotte een heel logische toepassing, die aansluit op een duidelijke trend. Ondernemingen krijgen in toenemende mate de beschikking over allerlei ‘niet comptabele informatie’. En CPM software wordt steeds vaker ingezet om deze te verwerken.”

In het verleden waren de mogelijkheden hiertoe beperkt. Performance management-systemen waren noodgedwongen gebaseerd op transactionele informatie over lopende bedrijfsprocessen, afkomstig uit het ERP-systeem. In de loop van de tijd is daar niet-transactionele informatie bij gekomen – denk aan informatie over verwachte orders of over klanttevredenheid, afkomstig uit het CRM-systeem. Of denk aan HR-informatie van en over werknemers.

De laatste tijd is er vooral veel externe informatie bij gekomen. Informatie over consumenten(gedrag) zoals uit sociale media (Facebook), over logistieke processen dankzij de opmars van RFID-tags en over omgevingsvariabelen zoals het weer, brandstofprijzen etc. Kortom, er doet zich een exponentiële toename van allerlei data voor. De beschikbaarheid van al deze informatie, gecombineerd met betrouwbare gegevens over de actuele financiële en fiscale stand van zaken, verschaft noodzakelijke ingrediënten om betrouwbare budgetten en plannen te maken.

Dynamisch en betrouwbaar

De data en alle informatie, kennis en inzichten die eraan worden ontleend – comptabel en niet-comptabel, financieel, fiscaal en andersoortig – moeten niet alleen juist en volledig zijn, maar ook tijdig en relevant. CPM-software is bij uitstek geschikt om strategie-, planning-, budget-, forecast- en review-processen te ondersteunen. Niet alleen met informatie uit het ERP-systeem, maar ook met informatie die afkomstig is van externe bronnen. Bovendien lukt het steeds beter om al die verschillende informatiestromen te integreren. De software geeft eenvoudig toegang tot strategische stuurinformatie, analyses en acties waarbij zeer eenvoudig targets, planning, forecasts en geconsolideerde en geaggregeerde gegevens vergeleken kunnen worden via diverse ‘dimensies’.

“Voor een retailer is plannen op product-, regio-, winkel- (online of offline) of zelfs op klantniveau bijvoorbeeld mogelijk”, zegt Arnouts. Bovendien worden de diverse processen ondersteund door adequate workflow analyses en mogelijkheden tot scenarioplanning en what if analyses op basis van ervaringscijfers, schattingen en rekenmodellen. Allemaal zaken waar de CPM-pakketten pas de laatste jaren over beschikken, aldus Arnouts: “Vroeger was het al heel wat als de gebruiker een jaar achteruit en een jaar vooruit kon blikken. Nu is een periode van vijf jaar geen uitzondering.”

De software komt helemaal goed tot zijn recht als de informatie die nodig is voor goed performance management afkomstig is van goed ingevoerde financiële en operationele managers en medewerkers. Dan kan er voortdurend worden gemonitord of de huidige strategie nog wel voldoet en eerder vastgelegde doelstellingen nog wel realistisch zijn. En kan de onderneming snel het roer snel omgooien indien dit nodig blijkt. Transparantie, dynamiek en flexibiliteit zijn de toverwoorden!

De oude, logge, top-down-georiënteerde plannings- en budgetteringsprocessen kunnen dan worden vervangen door dynamisch, bottom up- gebaseerde processen die een veel wendbaarder onderneming mogelijk maken. Mensen in de organisatie kunnen kennis die vroeger onbenoemd bleef of niet gestructureerd werd, delen met de top van het bedrijf. En daarmee wordt ook hun betrokkenheid bij mogelijke veranderingen vergroot. Ze bespreken met elkaar wat er op het bedrijf afkomt, welke kansen dit biedt, hoe daar het beste op kan worden ingespeeld én hoe ze daar zelf mede invulling aan kunnen geven. De kans dat een gekozen strategie ook succesvol wordt, stijgt daarmee, aangezien het grotendeels van alle betrokkenen afhangt of de onderneming erin slaagt allerlei kansen te verzilveren.

Wereld te winnen

Een CFO kan de was doen, zou je zeggen. Maar dat blijkt in de praktijk toch tegen te vallen. Maar al te vaak is er een lappendeken van gegevens en een wirwar van systemen waarmee de gegevens worden geraadpleegd. In plaats van een CPM systeem te hanteren worden fiscale en andere niet-comptabele gegevens in Excel of een dergelijk programma ingevoerd en verwerkt. Volgens onderzoek moet 50 tot 60 procent van de organisaties zich behelpen met traditionele ERP-systemen en/of spreadsheets – met alle beperkingen van dien. Het belangrijkste bezwaar? Wat Hoevens betreft: “Dat de informatie niet gemakkelijk kan worden gedeeld. Dit werkt de ouderwetse, top-down-gestuurde en weinig efficiënte manier van performance management in de hand, gebaseerd op onbetrouwbare en verouderde gegevens.”

Volgens Hoevens en Arnouts komt het vooral door onwetendheid en onbekendheid met een dergelijke IT-oplossing dat zo veel bedrijven nog niet zijn overgegaan tot de aanschaf van CPM-software. “In de Angelsaksische landen valt het mee, maar zeker in Europa is er meer bewustwording nodig als het gaat om het belang van CPM. Wij zijn er wel van overtuigd dat dit gaat gebeuren, mede door alle aandacht voor risicomanagement, voor het belang van transparantie en, wat de fiscale aspecten van CPM betreft, de hausse aan berichtgeving over de gevolgen van belastingconstructies en tax rulings. Dat fiscale informatie onderdeel zou moeten zijn van een performance management- systeem is voor vele bedrijven nieuw”, concludeert Hoevens. “Wij verkondigen nu nog een evangelie, maar we zien het aantal volgelingen snel groeien.”