Guestimates – Column door Marco Gianotten

De aanschaf van een pc beslaat nog maar een fractie van de totale werkplekkosten. De inkoopfocus verschuift van ‘dingen’ naar diensten; van time and material naar risk and reward. Voor nieuwe projecten zijn er rendementsberekeningen, maar het grootste deel van de kosten voor IT zitten in het economisch gebruik, ofwel de operatie. Het vergelijken van mips en andere technische ratio’s om de kosten in kaart te brengen geeft een incompleet beeld. Je hebt andere cijfers nodig, cijfers die niet keihard zijn.

IT zit vol met guestimates, ofwel schattingen. Een dokter of meteoroloog weet het niet exact, maar stelt op basis van een diagnose het beeld vast. Het trackrecord geeft aan of de professional goed zit met zijn geïnformeerde inschattingen. De tevredenheid over IT is een schatting, net als de performance van een dienstverlener. Tevredenheid en performance zijn zo moeilijk in te schatten vanwege het gebrek aan een standaarddiagnose. Als rücksichtslos wordt ingekocht op prijs en de prijs-kwaliteitverhouding uit het oog wordt verloren, wordt IT er niet beter op. Als iedereen zijn eigen indicatoren gebruikt, wordt de afwijking in de resultaten groter.

Voor de inkoop van IT is het van belang om heldere en gemeenschappelijke indicatoren te gebruiken. Er moeten betere standaarden komen voor het meten, vergelijken en sturen van de IT-tevredenheid en van de prestaties in outsourcing en in detachering. De komende jaren zal de inkoop van IT verregaand professionaliseren. Onderliggende definities zoals te vergelijken functies bij ingekochte uren of de performance-indicatoren bij outsourcing worden gestandaardiseerd en vormen een basis voor slimmere benchmarking.

Onvolwassen
De crux voor het beter vergelijken zit bij het bundelen van marktkennis vanuit de vraagkant. Er zullen tussen bedrijven nieuwe initiatieven ontstaan om performancedata uit te wisselen. Definitiebepaling, processen om te meten en te tracken, analyses en feedbackloops om de opgedane kennis te vertalen naar betere inkoop vormen een werkgebied dat grote toekomst heeft.

Meer transparantie in IT zal sterk gedreven worden door inkoop. Het is juist inkoop die zijn macht goed moet gebruiken om niet alleen goedkoper in te kopen, maar vooral beter. Veel inkoop van IT valt onder de chief purchasing officer.

Grote ondernemingen hebben vaak zelfs een aparte CPO voor IT. Enkele ondernemingen hebben een vendor management organisation (VMO) waar de expertise om de presentaties te vergelijken is gebundeld. De CIO en CFO zijn de twee belangrijkste direct betrokkenen bij een VMO. Zij kunnen er dus toe bijdragen dat inkoop van IT het huidige stadium van onvolwassenheid ontgroeit. De afhankelijkheid van IT is zelfs zo groot dat hogere kwaliteit een noodzaak wordt.

Marco Gianotten is directeur van executive relations bureau Giarte en oprichter van het kennisplatform Topmanagement en IT. Hij is te bereiken via marco@giarte.com.