Geïntegreerde rapportage voor visie en een duurzame strategie

Eenvoudig gezegd gaat het bij geintegreerde rapportage om rapportage op het gebied van financiële en non-financiële KPI’s. Over de gehele wereld hanteren steeds meer grote bedrijven deze vorm van rapporteren, zoals Philips, Novo Nordisk, Natura en UTC.

Michael Krzus is partner bij Grant Thornton in de Verenigde Staten en coauteur van One Report, een van de eerste boeken op het gebied van geïntegreerde rapportage. Toen Krzus en coauteur Robert Eccles – docent aan de Harvard Business School – aan One Report begonnen, was hun insteek te kijken naar corporate communicatie en hoe die te verbeteren. Naar aanleiding van interviews met diverse partijen werd snel duidelijk dat veel bedrijven worstelden met de wens om duurzaam te rapporteren. De auteurs besloten de reikwijdte van het boek te verbreden en zo kwam One Report in het teken van geïntegreerde rapportage te staan.

Wat is geïntegreerde rapportage?
Geïntegreerde rapportage wil zeggen dat er één rapport wordt samengesteld dat de facetten van een normaal financieel jaarverslag combineert met informatie over non-financiële aspecten, zoals milieu, omgeving, governance en de sociale relatie met de diverse stakeholders. Deze laatste zaken komen nog wel eens voor in een sustainability report of een transparantieverslag, maar meestal niet geïntegreerd met het jaarverslag. Krzus: “Integratie is echter meer dan het combineren van de verschillende documenten, het betekent bijvoorbeeld ook gebruik van internet, zodat de gebruiker zelf zijn analyses kan maken. Het is daarbij niet de bedoeling dat een bedrijf het laat bij dit ene rapport per jaar, maar dat het gedurende het jaar actief met stakeholders over allerlei issues blijft communiceren.”

Rol in de samenleving
Als het gaat om de doelgroep is er een groot verschil met een financiële rapportage. Die wordt nagenoeg uitsluitend gebruikt door de aandeelhouder. Momenteel is er echter een verschuiving te zien waarbij de aandeelhouder onderdeel wordt van een grotere groep stakeholders. Zo hebben ondernemingen ook rekening te houden met de omgeving waarin ze opereren. Een eenvoudig voorbeeld: in geval van een productiebedrijf zijn er de omwonenden, milieugroeperingen, belangenorganisaties en buurtcomités. Deze partijen zijn niet op zoek naar louter financiële gegevens, maar naar een visie en uitspraken omtrent zaken die voor hen van belang zijn. “Vooral grote ondernemingen worden steeds vaker geconfronteerd met de vraag welke rol ze spelen in de samenleving. Een jaarverslag blikt terug en zegt nagenoeg niets over een visie of duurzame strategie. Een geïntegreerd rapport geeft daarentegen de mogelijkheid om uitspraken te doen over de toekomst. Waar staan we bijvoorbeeld met de CO2-reductie en waar willen we volgend jaar zijn? Ondernemingen worden in toenemende mate gedwongen met alle stakeholders te communiceren. BASF doet dit door onder meer gebruik te maken van sociale netwerken. Het bedrijf is bij zo’n 200 sociale netwerken aangesloten en gebruikt al deze kanalen om in contact te komen én te blijven met zijn stakeholders”, aldus Krzus.

Welke voordelen levert het op?
Krzus: “BMW heeft in het productieproces het gebruik van water weten terug te dringen. Dit lijkt een kleine besparing, maar levert per auto een kostenreductie van 800 euro op. In het licht van het groeiende besef dat we duurzaam moeten omgaan met natuurlijke bronnen, is het terugdringen van watergebruik een mooi streven. Behalve de geldelijke besparing kan BMW dit voordeel uitbuiten in de promotie naar buiten toe door te zeggen dat het duurzaam omgaat met natuurlijke bronnen. In een tijd waarin het milieu centraal staat, de auto als vervuilend wordt gezien en de autoindustrie zware klappen heeft gekregen, is dit met recht een USP te noemen.” Stakeholders waarderen openheid Door geïntegreerd te rapporteren laat een onderneming zien betrokken te zijn bij alles wat er in de omgeving speelt. Of het nu een B2B- of een B2C-markt betreft, afnemers worden nieuwsgieriger naar de afkomst van een product. Met de vooraanstaande rol van internet wordt het natuurlijk ook steeds gemakkelijker om informatie te vergaren. Een onderneming kan meer ‘in control’ zijn over die informatie, indien ze zelf open en transparant communiceert en rapporteert. Stakeholders waarderen deze openheid, hetgeen uiteindelijk leidt tot een grotere en positief ingestelde betrokkenheid.

Wetgeving of evolutie?
Geïntegreerde rapportage is op dit moment geen verplichting. Krzus: “We zien dat steeds meer landen, maar ook professionele werkgroepen bezig zijn met dit onderwerp. In Frankrijk werkt men aan een wet die ondernemingen in 2016 verplicht om geïntegreerd te rapporteren. Men hoopt ook dat de EU voor die tijd een uitspraak zal doen omtrent richtlijnen of wetten. Tot dusver mocht geïntegreerde rapportage zich op natuurlijke wijze ontwikkelen. En dat is goed, want daardoor zijn ondernemingen sneller geneigd zich eraan te committeren. De voorlopers en aanhakers wisselen ervaringen uit en stellen richtlijnen op. Zoiets werkt beter dan wanneer overheden van bovenaf regels opstellen. Op een bepaald moment is regelgeving natuurlijk niet te vermijden en is het goed dat er officiële richtlijnen komen.” Er wordt ook gesproken over rapporteren op vrijwillige basis. Krzus: “Ik geloof sterk in de ontwikkeling van een vrijwillig platform waarop geprobeerd wordt tot een control framework te komen. Robert Eccles en ik pleiten bij de SEC (Securities and Exchange Commision, red.) voor een ‘filing program’ op vrijwillige basis, iets soortgelijks is eerder geïmplementeerd bij de introductie van XBRL. Op vrijwillige basis kunnen bedrijven een rapport aanbieden met daarin beschreven volgens welke financiële en non-financiële standaarden ze hebben gerapporteerd. Die maatstaven kunnen vooraf beschreven worden en vervolgens worden getoetst door een auditor om de zekerheid te borgen. Voor de non-financiële KPI’s zullen ze overigens lastiger vast te stellen zijn, maar het is zeker niet onmogelijk.”

Afname complexiteit
De voordelen van een dergelijk programma zijn volgens de auteur aanzienlijk. “Stakeholders krijgen een helder overzicht van de KPI’s die door de onderneming als belangrijk worden gezien. Dit zou een eerste input kunnen zijn voor een gestandaardiseerde opmaak en een aantal codes zoals deze bijvoorbeeld ook bij de financiële KPI’s bestaan. Geïntegreerde rapportage leidt uiteindelijk tot een vermindering van complexiteit in rapportage en een vermindering van het aantal verschillende rapporten. Anderzijds wordt daardoor ook voorzien in de toenemende behoefte om non-financiële informatie uit te brengen.”

Zekerheid bieden
De auditpraktijk is de aangewezen instantie om financiële gegevens te controleren. Toch zal ook die praktijk mee moeten evolueren. “Op dit moment focussen auditors zich voornamelijk op cijfers”, aldus Krzus. “Die groep moet echter beseffen dat het noodzakelijk is de focus te verbreden, wil men niet aan relevantie verliezen. En dat is ook goed mogelijk: ITauditors houden zich bijvoorbeeld al bezig met het ontwikkelen van beheersingsprocessen en de controle daarvan. Dergelijke processen zijn noodzakelijk bij het verzamelen van gegevens die dienen voor de rapportage van nonfinanciële KPI’s. Ondernemingen willen immers altijd de zekerheid hebben dat bepaalde gegevens betrouwbaar zijn, ook omdat dit een eis is van de stakeholders. Auditors kunnen die zekerheid bieden.”

Statisch wordt dynamisch
Internet en webbased rapportage zullen een belangrijke rol gaan spelen bij geïntegreerde rapportage, meent Krzus. “Ik geloof dat bedrijven naar een vorm van verslaglegging gaan waarbij op hun website de rapportage in delen te lezen of te downloaden is. Op die manier zullen stakeholders die informatie eruit halen die voor hen interessant is. De rapportage verandert van een statische momentopname in een dynamisch product. Verder zullen sociale media belangrijker worden. Mensen maken gebruik van deze media om hun mening te ventileren of zaken te melden die zij van belang achten. Je ziet steeds meer dat bedrijven hier op inspringen en er actief in mee gaan doen. Ze gaan zelf reageren en worden bijvoorbeeld actief via blogs, webfora en Twitter. Iedere stakeholder kan zijn eigen nieuws creëren en zich over specifieke onderwerpen laten informeren. Als een onderneming hierbij niet aanhaakt, loopt de organisatie een risico de controle over deze informatie te verliezen.”

Geïntegreerde rapportage in de toekomst
“Ik ben hoopvol dat landen als de Verenigde Staten binnen vijf jaar verder zijn met wet- en regelgeving. Ook in de EU zal verder gewerkt worden aan regulering. Verder zien we een ontwikkeling in China, waarbij grote investeringen worden gedaan in verbetering van de infrastructuur en in duurzamer produceren. Ook daar groeit de behoefte aan geïntegreerde rapportage”, aldus Krzus.

Duurzame strategie
Verder zullen er de komende jaren initiatieven worden ontwikkeld waarin bedrijven op vrijwillige basis kunnen participeren. Ondernemingen onderling om kennis uit te wisselen, maar ook in samenspraak met overheden, zodat bekeken kan worden hoe wet- en regelgeving dient te worden geformuleerd. Krzus: “Ik ben hoopvol dat er op die manier een framework ontstaat dat in brede zin zal worden overgenomen. Ik verwacht dat een groot aantal bedrijven over vijf jaar daadwerkelijk geïntegreerde rapportage toepast als onderdeel van een duurzame strategie. Geïntegreerde rapportage is niet ingewikkeld, het is een simpel idee. De tijd is nu rijp om dit idee in de praktijk ten uitvoer te brengen.” ?

Dit artikel is tot stand gekomen op basis van een tweegesprek tussen Bart Jonker (partner bij Grant Thornton in Nederland) en Michael P. Krzus. Het boek One Report van Krzus en Eccles waarnaar in dit artikel wordt verwezen, is verkrijgbaar via de website van Grant Thornton US.