Genomineerd Credit Management Award 2011: Wilma Arends, Belden Europe

Wilma Arends is genomineerd voor de Credit Management Award 2011. Lees hier meer over de awardprocedure. Wie de winnaar wordt van deze prestigieuze award wordt bekend gemaakt tijdens het 8e Jaarcongres Credit Management.

‘Natuurlijk hebben we last gehad van de kredietcrisis, maar wie niet?’ Zo begint Wilma Arends, Credit Manager EMEA bij Belden Europa, een van oorsprong Amerikaans kabelbedrijf. Arends vertelt dat Belden de crisis redelijk heeft doorstaan. ‘We hadden altijd al een hele goede cashpositie. Die hebben we ondanks het zware economische weer behouden. Er zijn in crisistijd wel kostenbesparingen doorgevoerd, maar tegelijkertijd hebben we wel de nodige investeringen gedaan om met onze organisatie zo goed mogelijk uit de crisis te komen. Een crisis is hét moment om te zorgen dat je organisatie weer goed op poten komt te staan.’

Belden bestaat al ruim 100 jaar. De business-to-business leverancier is ooit begonnen als elektriciteitskabelbedrijf. Later is Belden ook chips, connectoren en wireless gaan leveren. Eind jaren ’90 is het bedrijf vanuit een centrale organisatie in Venlo de Europese markt gaan bedienen. Een aantal jaren geleden zijn daar ook het Midden Oosten en Azië bij gekomen. In Venlo zijn diverse werkzaamheden voor Europa en het Midden-Oosten (EMEA) inmiddels gecentraliseerd in een shared service center (ssc). Credit Manager EMEA Wilma Arends is verantwoordelijk voor het strategische creditmanagement.

Strategie
Toen Arends in 2006 aantrad bij de business unit Wire & Cable van Belden Europe was er van creditmanagement nog nauwelijks sprake. ‘De DSO bestond uit drie cijfers, maar al redelijk snel was hij terug naar 89’, aldus Arends. ‘De teller staat inmiddels op 59 en dat is lang niet slecht voor een EMEA-organisatie. Sinds eind 2006 hebben we de DSO met 30 dagen kunnen terugbrengen.’

Arends heeft eerst de basis van het creditmanagement neergezet: Rapportages, queries en KPI-borden om de bestaande situatie te visualiseren. Inmiddels gaat het creditmanagement een heel stuk verder. ‘Creditmanagement bestaat nu uit een afdeling Collection dat onderdeel is van het ssc. Daarnaast hebben we los van het ssc een stuk strategisch creditmanagement waar ik verantwoordelijk voor ben. We positioneren ons nu veel meer als schakelfunctie tussen Finance en Sales. Creditmanagement is tegenwoordig op voorhand direct betrokken bij nieuwe opdrachten en activiteiten. Als er nieuwe klanten zijn gaan we daar samen met Sales naar toe.’

Belden wil zich in deze periode van economisch herstel gaan richten op groei. Acquisities zijn daar een mogelijk middel voor. Arends ondersteunt vanuit haar rol de strategische doelstellingen. Ze legt uit hoe ze die rol vervult. Arends: ‘We kijken hoe sterk we er in een potentiële groeimarkt voorstaan, hoe het gesteld is met de concurrentie en wat onze strategie is voor dit type markt. De aantrekkelijkheid van een nieuwe markt wegen we af tegen de prognoses voor onze cashpositie, de betalingstermijnen en de potentiële risico’s. Dit alles brengen we duidelijk in kaart.’

Lean Management
Binnen de wereldwijde Belden organisatie is creditmanagement in drieën verdeeld. Naast EMEA zijn er ook in Azië en de Amerika’s afdelingen voor creditmanagement. ‘Voor zover het mogelijk is werken we uniform’, legt Arends uit. ‘Zo hebben we afgelopen zomer bij elkaar gezeten om een kaizen – Belden werkt volgens lean principes – op te zetten voor cash forecasting. Het moest vooral gemakkelijk te berekenen zijn. Toen zijn we uitgekomen op de waterfall methode.’

Bij de betreffende methode kijken Arends en haar team naar de verkopen van het komende jaar en de betalingstermijnen. Door een percentagesleutel te hanteren kan zo redelijk exact berekend worden wat in welke week binnenkomt. Arends: ‘De methode blijkt heel goed te werken. We hebben met een cash forecast voor twee maanden vooruit nog slechts een afwijking tussen forecast en actual van 0,5 tot maximaal 1,5 procent. Wat komt er binnen en wat gaat eruit aan cash? Dat inzicht is zeker in een acquisitieperiode van groot belang voor onze gehele organisatie.’

Een ander project van Arends is de EMEA-wijde registratie van klachten. ‘We hebben in het verleden altijd veel te maken gehad met klachten’, vertelt de Credit Manager EMEA. Dat komt deels door uitbesteding aan lagelonenlanden, waar de kwaliteit van de productie toch vaak danig tegenviel. We hebben OnGuard nu organisatiebreed ingezet als klachtenmanagementsysteem. Ons ERP-systeem is daar minder geschikt voor omdat dit niet altijd in alle entiteiten uniform is. Recent overgenomen bedrijven hebben vaak nog eigen systemen in werking. Door de invoering van ons nieuwe klachtensysteem, dat alle informatie centraal verzamelt, is het inzicht sterk vergroot.’

De basis van de problemen pakt Belden aan door middel van value stream mapping. Hier wordt creditmanagement nauw bij betrokken. Arends: ‘We brengen de gehele organisatie in kaart: systemen, werkindeling, taken van mensen, et cetera. Daarmee maken we visueel waar de kinken in de kabel zitten. De volgende stap is het doorvoeren van procesverbeteringen. We willen het vooral simpel houden. Dat doen we door het aantal taken en systemen terug te brengen. Met creditmanagement is het namelijk zo dat ieder proces invloed heeft op ons werk. Als er iets mis gaat komt dat uiteindelijk op ons bord terecht, dus moeten we in die processen duiken en zorgen dat deze soepeler gaan lopen.’ De opvolging van klachten is al stukken verbeterd sinds het project geïnitieerd is. Er stond voor twee miljoen euro aan facturen open die wegens klachten onbetaald waren. Dat is inmiddels teruggebracht naar 700.000 euro.

####

Organisatiebreed
De reorganisatie van de inside sales organisatie bij Belden Europe is eveneens aangepakt door middel van lean management. ‘We proberen eerst de probleemgebieden in het werk van de medewerkers te identificeren en te verbeteren’, aldus Arends. ‘Daardoor komt er tijd vrij voor taken die wij als organisatie belangrijker vinden. Moet inside sales meer verkoopgerichte activiteiten doen, of ook order entry? Of willen we dat stuk bij supply chain management onderbrengen? We zijn op zoek gegaan naar het optimale model en hebben daar keuzes in gemaakt. Vervolgens hebben we dit model met de bijkomende voor- en nadelen verkocht binnen de organisatie. De samenwerking tussen creditmanagement en inside sales is al enorm verbeterd, op het gebied van klantaannamebeleid, klachten en collection.’

De organisatie continu laten zien waar het belang van creditmanagement ligt is typerend voor de aanpak van Arends. ‘Des te groter een organisatie is, des te meer iedereen in hokjes denkt. Iedereen is met zijn eigen ding bezig. Organisaties werken met KPI’s (Key Performance Indicatoren). Zeker binnen lean organisaties zijn deze zeer belangrijk. Het is goed om je werk te meten, maar in KPI’s schuilt ook een gevaar. Namelijk dat ze ten koste van een ander zijn doelstellingen gaan. Er wordt niet meer in het belang van het hele bedrijf gedacht. Daar moet je doorheen breken.’

Het organisatiebrede denken heeft Arends op creditmanagement toegepast. Zo meet ze bijvoorbeeld behalve de DSO ook de ADD (Average Days of Delinquency). ‘ADD zijn de werkelijke dagen die klanten extra nemen’, legt Arends uit. ‘We willen in bepaalde markten coulanter zijn: Dan accepteer je soms langere betalingstermijnen. Voor de DSO is dat niet geweldig, maar voor de verkoop weer wel. Je zult als creditmanager steeds meer over je eigen schutting moeten kijken. Zo kijken we ook naar onze marges. Op welke producten kunnen we het ons veroorloven om minder marge te verdienen? Daar kunnen we als creditmanagement op inspelen. Meer marge betekent vaak dat we soepeler kunnen zijn in betalingstermijnen. Er zijn vele facetten waar we naar kijken: Marge, afzetmarkt, prijs. Bij creditmanagement komt alles samen.’

De brede insteek van het creditmanagement van Arends en haar team heeft ertoe geleid dat ze in steeds meer zaken betrokken wordt. ‘Dit is begonnen met simpele dingen als incoterms. Expeditie klopte bij ons aan om inzicht te krijgen in de risico’s van leveringen. Dat zijn de beginstappen, maar op een gegeven moment gaat dat steeds verder. Nu de organisatie inziet dat wij het belang van het hele bedrijf voor ogen hebben worden wij bij steeds meer zaken betrokken. Een valkuil van sommige creditmanagers is dat ze zich nog te veel focussen op werkkapitaal. Dan ben je te star bezig waardoor je commercieel kansen mist. De creditmanager moet breder gaan denken. Daar ben ik heilig van overtuigd.’

Naam: Wilma Arends
Functie: Credit Manager EMEA
Leeftijd: 51 jaar
Opleiding: SPD
Loopbaan: Begon haar carrière in 1990 bij AirProducts en maakte in 2000 de overstap als senior riskmanager bij DSM. In 2006 begon ze bij Belden Wire & Cable B.V. als Credit Control Coördinator EMEA. Inmiddels is zij Credit Manager EMEA bij Belden Europe.
Hobby’s: Auto’s en lezen

Organisatie: Belden Europe B.V.
Omzet: 280 miljoen euro
Gemiddelde betalingstermijn: 59 dagen
Gemiddelde debiteurensaldo: 45 miljoen euro
Aantal fte: 600
Aantal fte team: 5
Creditmanagementsoftware: OnGuard

Belden Europe B.V.
Belden Europe is onderdeel van het Amerikaanse Belden: een bedrijf dat zich richt op de fabricage van bijzondere kabel- en draadproducten. De productie is verdeeld in verschillende segmenten: van CATV en industriële kabels, multimedia- en telecomkabels tot normale huis, tuin en keukenkabels en glasvezels. Het Europese hoofdkantoor is gevestigd in Venlo.