Geen stappen maar sprongen voorwaarts dankzij Six Sigma

Een zaal voor geïnteresseerden luisterde aandachtig naar het verhaal van Van Poelgeest, credit manager bij een bedrijf met vestigingen in meer dan 200 landen, 67.000 werknemers en een omzet van ruim EUR 20 miljard (2004). Van Poelgeest gaf een heldere presentatie over de innovatieve benadering van Entitlement Thinking: het uitgaan van het maximale resultaat. Kortom: Geen stappen maar sprongen voorwaarts dankzij Six Sigma.

Een belangrijk statement van Van Poelgeest is ‘Afspraak = Afspraak’. Volgens de 3M Nederland credit manager vinden namelijk veel problemen de oorsprong in de eigen organisatie. ‘Herken, erken en spreek de klant er op aan’, luidde het advies. ‘Er is altijd wel een reden voor een te late betaling.’

Van Poelgeest: ‘De betaaltermijn is onderdeel van het gehele verkooppakket. Service, prijs, product én betaaltermijn. Wie zaken doet met 3M heeft met het hele pakket te maken. Betalen wordt pas een probleem als je het niet bespreekt. Pas op het moment van betalen komt er dan discussie.’

Met Six Sigma, een programma voor procesverbetering, verbetert 3M Nederland zijn prestaties door problemen projectmatig aan te pakken en fouten in bedrijfsprocessen te elimineren. 3M gebruikt Six Sigma om belangrijke processen die groei, kosten en klanten beïnvloeden te analyseren en te verbeteren. De analyse van de processen en de daarop volgende veranderingen zorgden ervoor dat de Days Sales Outstanding (DSO) daalde van 47 in 2001 naar 34 nu.

De resultaten zijn terug te vinden in onder andere snellere productintroducties, verbeterde kostenstructuur en het belangrijkst: hogere klanttevredenheid. ‘Onze beginsituatie was een DSO van 47 dagen. Ons maximale haalbare doel 30 dagen. Volgens de Six Sigma theorie, zou je zeventig procent – twaalf dagen – van dit gat kunnen dichten. Met de huidige situatie van 34 dagen hebben we dus al een dag meer gerealiseerd dan onze doelstelling.’

Daarnaast is de afdeling credit, control & collection nu met drie fte bezet, in 1997 was dat nog zeven. En dat dankzij automatisering, optimalisatie van processen en verdeling van de taken met de verkoopafdeling.

Bovendien reserveert Van Poelgeest een deel van zijn tijd om de relatie met de klant te onderhouden: hij zoekt de klant op, geeft credit management trainingen aan slecht betalende klanten. ‘Kijk niet naar het heden, maar naar het doel. Het credit management traject start al bij sales.’

Automatische incasso is ook een manier om snel geld in het bedrijf te halen. Van Poelgeest is daar een groot voorstander van. Op dit moment maakt ongeveer tien tot vijftien procent van zijn klanten gebruik van deze betalingsmethode. Van Poelgeest: ‘we geven onze klanten een keuze: betalen binnen 15 dagen of 30 dagen middels automatische incasso.’

Wilt u een presentatie nogmaals bekijken of de presentatie van anderen zien? Op www.creditman.nl kunt u de presentaties van de diverse sprekers downloaden.