Gebruik van Continuous Controls Monitoring als bijdrage aan High Performance Finance

Op basis van recent Accenture onderzoek onder CFOs blijken dat zij aantal strategische speerpunten delen die directe aandacht behoeven op het gebied van liquiditeitsbewaking & kostenbesparingen, verbeteren interne controle en compliancy, behoud en werving van finance talent en M&A kansen en bedreigingen.

Post-crisis CFO agenda
Uit interviews en onderzoek blijkt dat CFOs de volgende speerpunten gemeen hebben die de directe aandacht vragen en dus op de agenda staan in deze post-crisis periode:

Zorgen voor voldoende liquiditeit en het managen van de kosten
CFOs zijn er niet van overtuigd dat in de westerse economieën de historische groeicijfers zullen worden geëvenaard plus het feit dat de economische situatie rond banken een onzekere factor blijft zal het borgen van voldoende liquiditeit en het aanboren van alternatieve funding een belangrijk aandachtspunt zijn voor de CFO. Tevens heeft er rond kostenbesparing een mindset verandering plaatsgevonden; van een acute, agressieve en noodzakelijke “cost cutting” benadering in 2009 naar een gedragen zienswijze rond het structureel en adequaat managen van kosten. Dus een continue focus op het  blijven snijden in het “vet” van de organisatie maar niet (meer) in de spieren.

Werven en behouden van finance talent
Het blijft lastig om top finance & audit talenten te behouden mede door het kunnen bieden van een aantrekkelijk pakket van analyse- en advieswerkzaamheden in plaats van een overwegend pakket aan controlewerkzaamheden.  Het werven van nieuwe talent in een markt die weer stijgende kosten laat zien is ook een hernieuwde uitdaging.

M&A kansen als koper, bedreigingen als mogelijk doelwit
Bij organisaties met een sterke bedrijfseconomische balans zal het bestuur en de RvC druk uitoefenen op  het management om de sterke bedrijfswaardering ten gelde te maken door het zoeken van aantrekkelijke overnamekandidaten. Daarentegen, bedrijven met een zwakkere financiële posities zullen zich moeten wapenen tegen mogelijke overnames.

Verbeteren van de interne controle omgeving en het zeer scherp zijn op compliant zijn aan wet- en regelgeving
De kosten en consequenties van niet compliant zijn, zijn hoger dan ooit en zullen de aard van finance gerelateerde werkzaamheden blijven domineren in termen van frameworks, procedures, functies en controlewerkzaamheden zowel uitgevoerd door de Business,  Corporate en BU Finance,  Risk & Compliance afdelingen als ook interne audit afdelingen. De verwachting is dat de komende jaren regelgeving verder zal toenemen en bestaande regelgeving worden aangepast en aangescherpt. Van oudsher worden de werkzaamheden om compliant te zijn als een significante doch noodzakelijke kostenpost gezien om überhaupt in ‘business’ te kunnen en dus de noodzaak van het hebben van een effectieve interne controle omgeving allang geen vraag meer is.

Compliance; last of een kans?
De huidige CFO zal echter in de post-crisis tijdperk een nieuwe overweging moeten adresseren in haar streven naar High Performance Finance: kan ik als CFO meer uit mijn investering in compliance halen? Of anders gezegd kan een organisatie haar compliance inspanning omzetten in een bijdrage aan de waardecreatie van de organisatie of zelfs een concurrentievoordeel opleveren? Ja, dat kan en wordt mede mogelijk gemaakt door het beschikbaar komen van meer data dan ooit en het groeiende aanbod in Business Analytics inzichten & technologie samengebracht in Continuous Control Monitoring.

####

Continuous Control Monitoring
Het monitoren van de effectiviteit van de interne controle is niet nieuw en is een vast onderdeel van de AO/IC maatregelen.  Van oudsher heeft de traditionele en veelal nog heersende benadering een aantal beperkingen:

– Steekproefsgewijs.  Zowel interne als de externe auditor passen vaak handmatige steekproeven toe op een relatief klein deel van de het totale complex van transacties. Zelfs bij het toepassen van representatieve steekproeven blijft het risico bestaan dat er toch onjuistheden voorkomen in dat deel dat niet in de steekproef valt. Het toepassen van beperkte steekproeven door finance- en riskafdelingen ten behoeve van de eigenwerkzaamheden (eerste lijnscontrole) en bijvoorbeeld SOX404 hebben dezelfde risico’s in zich.  

– Handmatig.  Van oudsher zijn de controlewerkzaamheden handmatig, arbeidsintensief en mogelijk niet objectief en foutloos.

– Tijd en entiteit beperkingen.  De traditionele benadering behelsd vaak een beperkte tijdshorizon en is gelimiteerd tot bepaalde (materiële) bedrijfsonderdelen, hierdoor kunnen inefficiënties of onregelmatigheden worden gemist.

Compliance Intelligence
Om  verschillende redenen werd deze manier van interne controle gezien als beter kan de interne controle en compliance  economischer wijs niet worden uitgevoerd en gecontroleerd. Echter de situatie is nu aan het veranderen. De laatste jaren is veel geïnvesteerd in Continuous Control Monitoring (‘CCM”) technologie en de techniek is nu zover ontwikkeld dat compliance kan worden omgebogen tot een echte strategisch onderscheidende factor: Compliance Intelligence.

Voortbordurend op reeds bestaande kostbesparende technieken biedt het een nieuw scala aan mogelijkheden om grote en zelfs volledige volumes aan transacties te analyseren over end-to-end processen heen op inefficiënties, onvolkomenheden, fraudes en andere risico’s. Op deze manier fungeert CCM als enerzijds een early warning systeem en gelijktertijd voorziet CCM in inzichten in voor het optimaliseren  van bedrijfsprocessen.

CCM levert deze dus deze inzichten samen met bewezen BI technologie met een onderscheidende meerwaarde namelijk het automatische signaleren van onregelmatigheden en inefficiënties voor verschillende doelgroepen zoals finance proceseigenaren, riskafdelingen en interne audit. De voordelen van CCM zijn:

• Het automatiseert standaard controles
• Het  omhelsd alle procesgedreven transacties
• Is schaalbaar over verschillende ERP systemen heen
• Is onafhankelijk van data volumes; het kan met gemak terabytes aan transacties per dag verwerken
• Kan klantspecifiek worden ontworpen voor zowel verschillende doelgroepen als entiteiten en processen
• Geeft een geaggregeerd beeld van waar de meeste bevindingen worden gevonden en stuurt het continue verbeteringsproces.                     

Hoe werkt CCM
CCM is geen op zich staande ontwikkeling maar een innovatieve combinatie van bewezen concepten en inzichten. Het gebruikt in de basis een simpele en logische benadering. Ten eerste, CCM identificeert data die in de verschillende bronsystemen (ERP zoals SAP R/3, Oracle) dagelijks worden gegeneerd. Dit is data vanuit de general ledger, verkoop & debiteuren, inkoop & crediteuren, contractadministratie, salaris & onkosten en overige systemen.

Vervolgens analyseert de CCM applicatie de brondata op dagbasis en prepareert de data voor verdere verwerking voor controle werkzaamheden op een zodanig manier dat geen kostbare datawarehouses hoeven worden opgezet. Daarna worden o.a. exceptierapportages gegenereerd voor de verschillende vooraf gedefinieerde doelgroepen met hun eigen (onafhankelijke) controledoelstellingen en controletechnieken.   

De bijdrage aan High Performance Finance
Zoals aangegeven CCM gebruikt informatietechnologie voor datamining op de volledige set van transactiedata om de interne controle en compliance te beoordelen en inzichten te verschaffen op vragen zoals: werken onze interne controle processen goed? Maken we maximaal gebruik van afgesproken kortingen? Hoe veel dubbele betalingen doen we dagelijks wereldwijd? CCM draagt op 4 manieren bij aan High Performance Finance:

Verhoogde winstgevendheid door procesinzichten
CCM draagt bij aan de winstgevenheid door kostenverlaging, werkkapitaalverbetering, minimaliseren van verliezen en verbeterde omzetbeheersing en verantwoording. Inefficienties en onvolkomenheden kunnen kostbaar zijn. Bepaalde onderzoeken laten een foutenpercentage zien van 3,5% voor inkomende facturen en 0.5% dubbele betalingen. Dat bepaalde organisatie door implementatie van CCM terugverdientijden hebben van 9 tot 12 maanden is dan ook niet verwonderlijk.

Efficiëntere Compliance & Control functie
Door automatisering van handmatig uitgevoerde controlewerkzaamheden door finance, riskafdelingen en internal auditafdelingen kunnen personeelskosten worden bespaart. Tevens door geautomatiseerde controles kunnen ook besparingen worden gevonden in audit fees daar de externe accountant minder aanvullende controles hoeft uit te voeren. Aan te bevelen valt overigens om CCM initiatieven niet in isolatie te ondernemen. Samenwerking tussen en het in scope nemen van Finance, Risk en Interne Audit leveren kostenvoordelen in de implementatie op terwijl de onafhankelijkheid prima kan worden geborgd in de gebruikersorganisatie.

Verbeterde risico & control assessment
CCM is niet gebaseerd op een periodiek uitgevoerde steekproef maar op 100 procent controles van de transactionele data en verbanden en gericht op controles over de end-to-end processen heen. Met minder handmatige effort wordt een grotere zekerheid behaald rond werking, efficiency en effectiviteit van beheersmaatregelen en dus een lager restrisico voor de organisatie.

Finance talent management & tevredenheid
CCM elimineert handmatige standaard controles die zich niet kenmerken als de meest spannende werkzaamheden voor de hoogopgeleide finance proffesional. Talent krijgt nu ruimte om zich te focussen op de analyse van bevindingen en anderzijds alleen nog uitvoeren van controlewerkzaamheden om de meer complexe en unieke zaken. Dit past in de zo gewenste businesspartner rol voor finance, dit ten voordele van de organisatie als ook voor de proffesionals die dit immers als interessant werk bestempeld.

Tot Slot
De CFO zal in het post-crisis tijdperk om tot High Performance Finance te komen uitdagingen moeten aangaan om het gebied van kostenbesparing, liquiditeitsmanagement, interne controle & compliance, talent management en waarde creatie & bescherming. Het inzetten van CCM kan een uitstekende overweging en investering zijn die een interessante business case kan opleveren en een significante antwoord kan bieden  aan de “top-of-mind concerns” van de huidige CFO.  De voordelen brengen interne controle en compliance verder dan alleen een verplichting maar het helpt de organisatie richting prestatieverbetering, kostenbesparingen en waardecreatie terwijl kritische risico’s worden blootgelegd. De CFO die dit met een duidelijke Finance (Control) Strategie combineert heeft een katalysator in handen om tot High Performance Finance te komen en zal zowel individueel als voor de organisatie de finance leader van de toekomst zijn.

Hjalmar Kooistra
Accenture Senior Manager
Global Service Line Finance & Performance Management

Zie ook: 4 tips om sterker uit de crisis te komen