Futureproof finance? Laat je niet belemmeren door deze vijf obstakels

Door Roald de Leest, projectconsultant bij TriFinance.

De wereld om ons heen verandert continu en zo ook de wereld van de finance-afdeling. De klassieke boekhouder bestaat niet meer, men verwacht nu een business partner die meedenkt met de organisatie. Trends voorspellen met behulp van data-analyse en uitgebreide KPI dashboards opzetten in samenwerking met het management; het zijn slechts twee voorbeelden van de vele extra verantwoordelijkheden die een medewerker van de hedendaagse finance-afdeling heeft. Dit alles moet gebeuren in een omgeving waarin de te verwerken data fors toeneemt, niet alleen bij multinationals, maar juist ook in het MKB. Men ziet de voordelen van innovatie op de finance-afdeling en de wil is aanwezig. De volgende stap naar succes is het verkrijgen van verdere inzichten in het veranderproces.

Wat is nodig om te innoveren?
Tijd. Ruim tweederde van CFO’s en senior finance medewerkers benoemt tijd als één van de grootste uitdagingen bij de innovatie van hun finance-afdeling. Tijd die wordt opgeslokt door de dagelijkse werkzaamheden en door inefficiënt ingerichte systemen. Als resultaat wordt de beperkte tijd die wel beschikbaar is vervolgens besteed aan de aansluiting van de cijfers in plaats van aan waardetoevoeging. Men wil wel innoveren, maar de rapportages moeten ook op tijd naar het management en ‘automatisch betalende debiteuren’ blijft voorlopig nog iets voor de toekomst.

Maar tijd – of het gebrek hieraan – wordt niet als de enige beer op de weg ervaren bij het toekomstbestendig maken van de finance-afdeling. Onderstaande obstakels worden vaak aangedragen als tegenargument. Ten onrechte, want ze zijn altijd op te lossen, soms zelfs vrij eenvoudig.

1. Geen idee hoe te beginnen
Begin met de basis: wat zijn de bedrijfsvisie en -doelstellingen en hoe sluiten de financiële doelstellingen hierop aan? Wil de organisatie focussen op customer intimacy, maar richt de financiële afdeling zich op operational excellence? Dit creëert tegenstrijdige belangen en gaat ten koste van het resultaat. Een ‘stip aan de horizon’ is goed, werk vervolgens subdoelen uit en zorg dat de doelstellingen van de afdelingen binnen de organisatie hierop aansluiten.

2. Er is gebrek aan draagvlak of sponsorship
Communiceer de noodzaak voor verandering en betrek de medewerkers hierbij. Een simpele instructie van hogerhand zonder duidelijke onderbouwing van de noodzaak heeft vaak niet het gewenste effect. Wanneer iets niet als een probleem ervaren wordt, is het des te moeilijker om de benodigde verandering door te voeren ten behoeve van de oplossing. Ga hierbij faciliterend te werk door medewerkers (van verschillende afdelingen en niveaus) te betrekken bij het proces en om hun input te vragen. Bij grotere veranderingstrajecten is regelmatige communicatie naar de organisatie tevens een belangrijk middel om meer draagvlak (en enthousiasme) te creëren.

3. Garbage in, garbage out
Breng eerst de huidige processen in kaart en verbeter de belangrijkste alvorens te kijken naar een investering in een nieuwe ICT-oplossing. Als de huidige inrichting van interne processen niet op orde is, zal een nieuw systeem dit niet oplossen; de kans is zelfs aanwezig dat dit de problemen vergroot. Beschrijf hoe de gewenste situatie eruitziet, licht aan de hand hiervan de processen door, identificeer knelpunten en los ze stap voor stap op. Betrek hierbij vanaf het eerste begin ook andere belanghebbende afdelingen, zodat de aangedragen oplossing voor alle partijen een verbetering betekent.

4. Er is onvoldoende tijd voor verandering
Het optimaliseren van de financiële afdeling kost tijd, maar levert ook extra tijd op. In een wereld vol deadlines (en trage systemen) is het moeilijk om tijd vrij te maken om de processen te verbeteren, maar tegelijkertijd zijn we veel tijd kwijt aan extra handelingen als gevolg van een inefficiënt proces. Kijk goed naar de prioriteiten en maak tijd vrij voor optimalisatie door de minder belangrijke dingen even uit te stellen. Ga voor quick wins en gebruik de vrijgekomen tijd om verder te gaan met het verbetertraject.

5. Medewerkers benutten hun capaciteiten niet volledig
Toen de meeste financials binnen de huidige beroepsbevolking hun opleiding genoten, was er nog weinig aandacht voor veranderkundige vaardigheden. Waar de een dit in de loop van tijd zelf heeft opgepikt, is dit bij de ander niet het geval. Financiële afdelingen die willen veranderen, komen dit regelmatig tegen. Help je medewerkers hiermee, bied trainingen en cursussen aan, maar net zo belangrijk: lead by example. Neem je collega’s mee in de plannen, laat zien dat fouten maken mag en leren van cruciaal belang is. Zorg daarnaast dat financials niet alleen in hun eigen cocon blijven, maar laat ze ook regelmatig sparren met de operationele kant.

Deze (en andere) obstakels worden regelmatig als key issues geïdentificeerd door organisaties die willen veranderen, maar tegelijk zijn ze relatief makkelijk op te lossen. Zorg voor een goede basis met duidelijke doelstellingen en efficiënte processen, communiceer de noodzaak, maak tijd vrij en investeer vooral ook in je medewerkers. Een verandermindset werkt vaak als een sneeuwbal: als het balletje eenmaal rolt, blijft het gaan en wordt het steeds groter.