Framework voor wel of niet investeren in IT

“Technologie helpt organisaties niet alleen een voorsprong te behalen op concurrenten, maar kan tegelijkertijd zorgen voor concurrentieverstoring. Recent onderzoek van consultancybureau McKinsey toont aan dat managers vinden dat IT hun organisatie vooral ook kwetsbaar maakt”, zegt Mark Raben, Director Innovation & Product Strategy bij SAP Nederland. Zij zien hierbij drie technologie-gebaseerde bedreigingen. Ten eerste zien zij een verschuiving in de verwachting van consumenten naar een beter of meer gebalanceerd aanbod, waardoor de consument nóg kritischer wordt. Ten tweede voorspellen zij significante wijzigingen in de implementatiekosten van producten en diensten. Tot slot verwachten zij de opkomst van nieuwe producten of diensten bij hun concurrentie.

“Hoe kunnen bedrijven dan voorkomen dat de concurrentie hun steeds voor is? In mijn ogen kan dat alleen door de IT-agenda zeer proactief te volgen. Dit biedt organisaties niet alleen het concurrentievoordeel dat zij nodig hebben om te groeien. Het stelt ook zeker dat zij geen hinder ondervinden van concurrentieverstoring”, aldus Raben. Maar waar kunnen organisaties het beste in investeren? “Er zijn zoveel mogelijkheden, dat het gebruik van een bewezen framework helpt bij het maken van beslissingen op basis van prioriteiten.”

Framework
Raben adviseert: “begin als eerste met het in kaart brengen van de huidige bedrijfsprocessen en de belangrijkste operationele metrische gegevens voor iedere productreeks of businessunit. Vergelijk deze informatie met de best practices die beschikbaar zijn in de industrie. Hiermee ontstaat een startpunt voor het identificeren van processen die de meeste aandacht nodig hebben. Na het identificeren van een korte lijst met dergelijke processen kan de volgende stap worden genomen: het toekennen van prioriteiten aan kansen die met IT kunnen worden behaald. Hierbij wordt gekeken naar de impact die technologie heeft op de bedrijfsvoering en het gemak waarmee de impact kan worden gerealiseerd. Een 2×2 matrix (zie het figuur) brengt nauwkeurig in beeld wat de grootste impact is op de bedrijfsvoering.”

De 2×2 matrix kan alleen worden opgesteld na het beantwoorden van de volgende twee vragen:
•    Wat zijn de kwantificeerbare voordelen die het aanpakken van de geïdentificeerde problemen binnen dit proces oplevert?
•    Op welke punten moet worden geïnvesteerd om de oplossing te implementeren?

De matrix identificeert vier soorten investeringen die het zogenoemde laaghangende fruit zijn: analytics, mobility, budgettering en planning.

Analytics
Doordat organisaties steeds meer transactionele gegevens creëren en opslaan in hun zakelijke systemen, kunnen zij steeds meer nauwkeurige en gedetailleerde informatie over de prestaties van allerlei aspecten binnen het bedrijf in kaart brengen. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld de productvoorraad, maar ook om winst per klant of productlijn. “Analytische technologie kan bedrijven helpen scorekaarten te ontwikkelen, trends op te sporen, en informatie te berekenen die bedrijven inzicht biedt in bijvoorbeeld de winstgevendheid van een product of van een klant. Op deze manier kunnen managers betere beslissingen nemen”, verklaart Raben.
__________________________________________________________________________________

Onmisbare IT kennis voor financials in Masterclass Finance & IT – 14 PE Uren
Ontdek in deze masterclass hoe u als financieel verantwoordelijke betere keuzes maakt, het rendement verhoogt, kansloze projecten tijdig stopt en snel kunt ingrijpen waar nodig. 2 topexperts bieden u unieke inzichten, best practices, tips en praktijkervaringen. Volg de tweedaagse masterclass Finance & IT, voorkom veelgemaakte fouten en maak direct het verschil. U kunt zich voor één dag of beide dagen inschrijven. Meld u hier aan.
__________________________________________________________________________________

Volgens het onderzoek van McKinsey kan het gebruik van analytische technologie leiden tot een productiviteitsverbetering van 5 tot 6 procent en een kleine stijging in winstgevendheid. Analytische technologie verhoogt de kans aanzienlijk dat de gebruiker beter presteert dan de concurrent die de technologie niet inzet.

Mobility
Alle bedrijven, ongeacht hun grootte, zien in toenemende mate mobility als een kans te innoveren in een brede reeks bedrijfsprocessen. Dit blijkt uit een recent onderzoek van Forrester Research. Om wat voorbeelden te noemen: mobiele CRM-apps stellen verkopers, onderhoudsmedewerkers en hun managers in staat informatie over klanten vanaf iedere locatie eenvoudig op te roepen. “Met deze werkwijze kunnen organisaties sneller reageren op problemen of vragen van klanten. Apps voor projectmanagement bieden real-time inzicht en kunnen als communicatiemiddel dienen bij het monitoren van een locatie, inspectie of rapportage vanaf een andere locatie”, stelt Raben. “Met mobiele apps kunnen bedrijven in toenemende mate de snelheid van hun bedrijfsprocessen verhogen. Leveranciers van enterprise systemen leveren standaard mobiele apps mee met hun oplossing, waardoor mobiele technologie ook voor middelgrote bedrijven erg betaalbaar is.”

Budgettering en planning
Organisaties die willen concurreren in de huidige onvoorspelbare economie moeten hun operationele prestaties nauwlettend in de gaten houden. Bovendien moeten ze in staat zijn deze informatie te gebruiken om hun bedrijfsplannen en budgetten continu te updaten. Spreadsheets die worden gebruikt als planning- en budgetteringstool maken een dergelijke flexibiliteit onmogelijk. Toonaangevende organisaties zetten dan ook plannings- en budgetteringstechnologie in die de mogelijkheid biedt om bedrijfsplannen flexibel te houden. “Organisaties kunnen hierdoor razendsnel extra hulpmiddelen toewijzen om te kunnen profiteren van nieuwe kansen. Of juist de uitgaven terugdringen om risico’s te beperken. Met snelheid en flexibiliteit creëer je als organisatie concurrerend vermogen”, stelt Raben.

Tactische en strategische projecten
In het framework zijn meerdere soorten projecten opgenomen: tactische en strategische projecten. Een tactisch project (linksonder in het kwadrant) bestaat uit twee stappen. Denk bij de eerste stap aan het implementeren van een self-service systeem dat de administratieve werkdruk vermindert. Werknemers kunnen zelf eenvoudige dagelijkse taken inplannen. De tweede stap bestaat vervolgens uit het inzetten van een intranetapplicatie waarmee werknemers informatie over hun projecten kunnen delen met teamleden.

Strategische projecten (rechtsboven in het kwadrant) zijn zeer specifiek voor een bedrijf ontwikkeld. De waarde van het project is gebaseerd op de concurrentiepositie van een bedrijf en de strategische ambities die zijn opgesteld voor de komende vijf jaar. Een voorbeeld is een planningssysteem voor de leveranciersketen dat de mogelijkheid biedt rechtstreeks contact op te nemen en samen te werken met leveranciers. Hiermee kunnen ze plannen delen en inzicht krijgen in belangrijke materialen en beschikbare capaciteit. Een ander voorbeeld is het inzetten van een oplossing om voorraden te optimaliseren. Hierdoor kan de hoeveelheid producten die distributiecenters in voorraad moeten hebben terug worden gedrongen, terwijl servicelevels juist worden verbeterd.

“Met dit eenvoudige framework kunnen organisaties de juiste IT-projecten selecteren om in te investeren en een ‘technology-enabled’ leider te worden in hun markt. Het framework biedt tegelijkertijd grote competitieve voordelen ten opzichte van concurrenten. Het grootste voordeel van het framework is bovendien dat managers hiermee weten dat het bedrijf minder risico loopt last te krijgen van een nieuwkomer op de markt” besluit Raben.