FP&A data is een verantwoordelijkheid van het hele bedrijf

In de meeste bedrijven wordt van Financial Planning & Analysis (FP&A) verwacht dat het fungeert als strategisch zenuwcentrum. Die anticipeert op toekomstige ontwikkelingen, signaleert risico’s en helpt bij het nemen van slimmere beslissingen. Maar zelfs de meest geavanceerde prognosemodellen of dashboards zijn  zo goed als de data waarop ze gebaseerd zijn.

Wanneer de kwaliteit te wensen overlaat, reageert FP&A in plaats van proactief te handelen, waardoor besluitvorming wordt vertraagd en misinterpretaties ontstaan. Wanneer de datakwaliteit hoog is, is FP&A een echte katalysator voor waardecreatie.

Datakwaliteit is niet alleen een technische kwestie, maar vooral ook een businessprioriteit. Die is zelfs nog belangrijker voor FP&A, omdat deze afdeling centraal staat in de informatievoorziening van het bedrijf. Dit is de enige functie die structureel werkt met zowel financiële als operationele data, waardoor een holistisch beeld van de prestaties ontstaat dat geen enkele andere functie kan genereren.

Strategisch belang van de kwaliteit van FP&A data
De belangrijkste taak van FP&A is het vertalen van financiële en operationele gegevens naar bruikbare inzichten die de besluitvorming binnen het bedrijf kunnen sturen. Dit is afhankelijk van drie essentiële data-elementen:

• Nauwkeurigheid: Kloppen de cijfers?
• Consistentie: Zijn definities, dimensies en processen binnen de hele organisatie op elkaar afgestemd?
• Tijdigheid: Is de data beschikbaar wanneer beslissingen genomen moeten worden?

Als één element zwak is, verliest FP&A het vermogen om duidelijkheid te verschaffen. Prognoses worden onbetrouwbaar. Variantieanalyses ontaarden in discussies in plaats van het begrijpen van de onderliggende oorzaken. Scenarioplanning wordt giswerk. Bedrijfsleiders verliezen het vertrouwen in de cijfers en FP&A verandert van strategische partner in een bewaker van de data.

Maar wanneer de datakwaliteit hoog is, kan FP&A zich richten op wat er echt toe doet: inzicht krijgen in de prestaties, kansen signaleren en de toekomst van het bedrijf vormgeven.

Hoe FP&A data de organisatie verbindt
FP&A creëert geen data. Het haalt data uit externe bronnen, andere afdelingen en upstream processen: Order to Cash (OtC), Purchase to Pay (PtP) en Record to Report (RtR). Deze transactionele processen vormen de basis voor FP&A om prestaties te analyseren en beslissingen te onderbouwen. Zonder deze processen kunnen zelfs de beste teams geen analyses en inzichten leveren.

Omdat FP&A de enige functie is die financiële resultaten structureel verbindt met operationele drijfveren, vormt die de brug tussen afdelingen en processen. Wanneer de datakwaliteit achteruitgaat, wordt het onmogelijk de onderlinge afhankelijkheid tussen afdelingen te negeren. FP&A ondervindt hier direct de gevolgen van, omdat het probeert alles met elkaar te verbinden.

Master data complementeert de FP&A databasis
Transactionele data vormen een deel van het verhaal. De kwaliteit van master data, zoals klanten, producten, cost centers, profit centers en attributen, is net zo belangrijk.

Als deze data niet goed wordt bijgehouden, gaat alles wat daarop volgt mis. Omzet kan niet worden geanalyseerd per klant, kosten worden aan de verkeerde producten gealloceerd en winstgevendheidsinzichten worden misleidend. Zelfs forecast modellen kunnen geen scenario’s meer maken.

Master data vormt de ruggengraat van dimensionale analyse. Wanneer deze inconsistent of onvolledig zijn, besteedt FP&A meer tijd aan het opschonen, corrigeren en afstemmen van gegevens dan aan de interpretatie ervan. Maar is deze data sterk dan kan het bedrijf prestaties analyseren, vergelijken en modelleren en zich richten op het leveren van inzichten om waarde te creëren.

Balans tussen kwaliteit van inzichten en inspanning & complexiteit
Er is altijd de verleiding om te streven naar perfecte data. Maar perfectie is vaak duur en onnodig. De taak van FP&A is niet om foutloze data te creëren, maar om het bedrijf te helpen betere beslissingen sneller te nemen.

Daarom is het cruciaal om FP&A eenvoudig en relevant te houden. Hoe beter het bedrijf de besluitvormingssituaties en -vereisten begrijpt, hoe gemakkelijker het wordt om te bepalen wat er nodig is op het gebied van mensen, processen, technologie en data.

FP&A is geen mechanische oefening. Het is eerder een kunst, een evenwichtsoefening die soms verfijning en soms vereenvoudiging vereist. De ware kunst zit hem in het vinden van de optimale balans, die voor elke besluitvormingssituatie anders is.

Het vinden van de juiste balans kan een uitdaging zijn. Het hangt af van het bedrijfsmodel, het tempo van de besluitvorming en de volwassenheid van de systemen. FP&A speelt een cruciale rol bij het definiëren van wat ‘kwalitatieve data’ inhoudt en of het ‘fit-for-purpose’ is.

Een praktische aanpak begint met het focussen op data voor de belangrijkste bedrijfsbeslissingen, het automatiseren van kwaliteitscontroles, het toewijzen van verantwoordelijkheid en het creëren van feedbackloops om terugkerende problemen vroegtijdig te signaleren. Zo voorkomen bedrijven overengineering, behouden ze de betrouwbaarheid en zorgen ze ervoor dat functies met elkaar verbonden blijven.

FP&A heeft een ander doel
Transactional finance heeft duidelijke operationele doelen en bestaat ​​om de bedrijfsvoering draaiende te houden: geld innen, leveranciers betalen en opstellen van accurate, externe financiële rapportages. FP&A heeft een fundamenteel ander doel, is minder tastbaar en niet zo straight forward. Het kijkt vooruit, ondersteunt beslissingen en is gericht op het creëren van waarde.

Dat verschil definieert hoe kwalitatieve data eruitziet. Transactional finance heeft data nodig die schoon, consistent en efficiënt te verwerken is. FP&A heeft data nodig die helpt om snel inzichten te genereren, zelfs als die data onvolledig is. Beide perspectieven zijn belangrijk en moeten samenwerken. FP&A moet transactionele teams niet belasten met onnodige complexiteit, maar moet wel uitleggen welke data nodig is om besluitvorming te ondersteunen.

Wanneer FP&A en transactional finance goed samenwerken, merkt het hele bedrijf de impact daarvan. Forecasts worden sneller en betrouwbaarder, inzichten in prestaties worden duidelijker en middelen worden effectiever gealloceerd. Risico’s en kansen komen eerder aan het licht en de verbinding tussen strategie en dagelijkse uitvoering wordt sterker.

FP&A data kwaliteit is een gedeelde verantwoordelijkheid
Goed presterende FP&A teams weten dat datakwaliteit geen backoffice-taak is, maar een strategisch voordeel. Tegelijkertijd begrijpen ze dat FP&A dataproblemen niet alleen kan oplossen. Echte vooruitgang komt voort uit samenwerking met de business, afgestemde definities, consistente processen en een gezamenlijke inzet om data als een ‘strategic asset’ te beschouwen.

Als bedrijven dit goed aanpakken, verbindt FP&A de financiële resultaten met wat er in de business gebeurt. Het zorgt voor impact, helpt leiders omgaan met onzekerheid, slimmere keuzes te maken over de allocatie van middelen en snel te reageren op kansen. FP&A is echt het strategische zenuwcentrum van het bedrijf geworden.