FM Club: Waarde halen uit Business Intelligence (BI)

Een bekend voorbeeld van BI uit de retail is een grote keten die aan het koopgedrag van vrouwelijke klanten kon zien wanneer zij in verwachting waren. Ze stuurden dan een speciale folder met hun assortiment zwangerschaps- en babyspullen op. Op een dag kregen ze een telefoontje van een boze vader; hoe ze het in hun hoofd haalden deze folder naar zijn 16-jarige dochter te sturen? Een dag later bood hij zijn excuses aan voor zijn tirade. Er gebeurde blijkbaar dingen in zijn huis ‘waar hij zich niet bewust van was geweest’. 

FM Club zal ook in 2015 verschillende relevante thema’s belichten waar de finance professional zijn of haar voordeel mee kan doen. De eerste editie van het jaar stond in het teken van business partner skills. Bij deze tweede editie gaat het om meer business inzicht genereren met Business Intelligence (BI). De gastheer van deze editie van FM Club is Yacht. De spreker is Stephen van den Berg, expert van adviesbureau Inspearit. Hij houdt zich bezig met de relatie tussen IT en de business.

BI, wat is het nou precies? ‘Er is geen Nederlands woord voor’, aldus Van den Berg.  ‘Het begrip intelligence zegt namelijk meer dan informatie. Het gaat om waarde. Een goede definitie van BI heeft Gartner opgesteld; ‘Business Intelligence is an umbrella term that includes the applications, infrastructure, tools and best practices that enable access to and analyses of information to improve and optimize decisions and performance.’

BI geeft je inzicht in je huidige prestaties en het helpt je besluiten te nemen door alternatieven af te wegen. Om aan de slag te gaan met IT heb je een IT-platform nodig. Maar Van den Berg benadrukt dat je eerst heel goed moet weten wat je nodig hebt, voordat je gaat uitzoeken hoe je het uit de data gaat halen. Daar gaat het vaak al verkeerd. 

‘Analytics is een onderdeel van BI’, aldus Van den Berg. ‘Het is het domein dat zich bezighoud met de exploratie van de business performance in het verleden om de toekomstige performance te verbeteren en te plannen. Bij BI zijn de dashboard en rapportages meestal volgens een vast formaat ingeregeld en bij Analytics gaat het meer om ad hoc analyses die nieuwe inzichten opleveren. 

Klassieke Business Intelligence draait om reporting en monitoring, terwijl Analytics draait om analyse en voorspelling. Dat laatste aspect – ook wel ‘Predictive Analytics’ genoemd – is de ultieme vorm van BI. Dat stelt je in staat nu al maatregelen te nemen omdat je dingen voorziet die in de toekomst waarschijnlijk gaan plaatsvinden.’

Er zijn feitelijk drie redenen waarom bedrijven BI toepassen: 

1. Betere beslissingen. Ondernemingen willen weten waarom ze bepaalde keuzes moeten maken. BI verschaft de onderbouwing van cruciale beslissingen. 

2. Identificeren groei analyse. Iedere onderneming wil weten hoe ze meer producten en diensten kunnen verkopen aan hun klanten. BI verschaft deze inzichten. 

3. Kosten besparen en waste voorkomen. Business Intelligence leidt tot slimmer en efficiënter werken. Een kanttekening die Van den Berg hierbij maakt is dat dat niet noodzakelijk ‘goedkoper’ betekent. 

Een uitdaging van de huidige tijd is dat de hoeveelheid informatie exponentieel stijgt en de tijd om beslissingen te nemen korter wordt. Daardoor ontstaat een ‘information gap’. ‘Dat gat kun je overbruggen door te standaardiseren en te automatiseren’, aldus Van den Berg.

Andere redenen om BI in te zetten zijn: 

– Compliance – Voldoen aan wet en regelgeving. 

– Information democracy – Informatie voor iedereen beschikbaar maken.

– Slechte rapportage functies in operationele systemen.

– Voorspellende analyses doen gebaseerd op trends en gedrag.

– Ontwikkelen van nieuwe business modellen (digitale business).

Business Intelligence dient vaak als doel om resultaten te verbeteren. De voortgang van die verbeteringen wordt gemeten in KPI’s. Een doel heeft meestal meerdere KPI’s. 

Van den Berg geeft een voorbeeld van een telecombedrijf: 

– Goal: Our customer base will not reduce more than 0,5 procent per year (churn)

– How? We offer excellent custumer service

– KPI: First Time Right 

– Example: Year one, 60% of all calls can be answered directly, no transfer and no second calls.

Het voordeel van het gebruik van KPI’s is dat ze grip geven op waar je mee bezig bent, en dat je aandacht hebt voor de core issues van je onderneming. Nadelen zijn dat door een te grote focus op KPI’s, je de focus verliest op waar het nou allemaal echt om draait. Ook kun je voorbij gaan aan het ondernemerschap en alles gaan rationaliseren. Daarmee haal je het gevoel uit de business.

Uit onderzoek naar IT-trends van Gartner blijkt dat data keer op keer het belangrijkste woord is onder business mensen. Finance heeft de taak in die berg data te zoeken naar wat belangrijke gegevens zijn in bepaalde processen voor onder meer fraudepreventie, compliance, audit trails, matching, en reporting. Daarnaast speelt finance een sleutelrol in strategische planning, forecasting en het doorrekenen van scenario’s. De meerwaarde is het forecasten van de toekomstige performance en het adviseren van de business. ‘Dat is het meest volwassen onderdeel van BI’, aldus Van den Berg.  

Finance kan een grote, belangrijke rol spelen, zegt Van den Berg. ‘Maar…’, hij maakt een belangrijke kanttekenening. ‘Heb je in de toekomst nog wel een CFO nodig? Het gaat om de data. Mensen uit de business kunnen zelf hun vragen stellen aan de data afdeling en die kunnen de antwoorden zo tevoorschijn toveren. Er zijn dan nog drie functies nodig in organisaties: de business professional, de analist en de techneut. Is er nog een rol voor finance in de toekomst?’ Iets om over na te denken….