Financial Planning & Analysis: Moderne technieken slaan aan, maar data blijven knelpunt

In oktober verscheen het benchmarking-onderzoek 'Financial Planning & Analysis Benchmarking Survey' (*1) van de Association for Financial Professionals, een beroepsorganisatie in de VS.

Door Rene Verbrugge

Het is een moment-opname en een blik op de plannen van de leden op het gebied van financiële planning en analyse (hierna: FPA). De respons was 255, bijna allen van grote Noord-Amerikaanse bedrijven, waarvan 75% met een omzet boven $ 100 miljoen. Welke uitkomsten en inzichten zijn voor Nederland interessant?

Anders dan financial accounting is financiële planning en analyse (FPA) geheel vormvrij, wat flexibiliteit en maatwerk biedt, maar ook het risico van ondoelmatigheid en 'Wild-West' schept. Het onderzoek bevestigt dit helaas. Het onderzoek laat ook zien dat FPA zelf een grote kostenpost is en dat is reden om ook het eigen functioneren te analyseren.

IT heeft effect
Het onderzoek laat een grote, gunstige invloed zien van de inzet van IT-systemen op de werkdruk en de doorlooptijd van budgetteringscycli.

Meer data-gebruik voor beslissingen
In beschikbaarheid en gebruik van informatie worden twee trends zichtbaar. 

a.    40% heeft gestructureerde operationele data beschikbaar, waarvan een deel extern. Besluitvorming hiermee richt zich op het analyseren van eerdere besluiten en hun gevolgen. Maar slechts 12% wil dit continueren, omdat het de aandacht wil verleggen van terugkijken naar vooruitkijken.

b.    Nu heeft slechts 9% real-time de benodigde interne en externe data beschikbaar om data-gestuurde besluiten te nemen. Maar liefst 56% wil dit realiseren. 

Het belang van data voor FPA blijkt sterk te verschillen als deze stellingen worden voorgelegd:

Dit toont dat de noodzakelijke inzet van data nog veel verbeteringsruimte biedt.

Moderne technieken slaan aan
Opvallend is het grote gebruik van moderne FPA-technieken.
– 57% werkt met modellen,
– 48% met de rolling forecast,
– 48% met activity based budgeting en
– 39% met zero based budgeting.

Waardecreatie staat steeds prominenter op de bestuursagenda. Tijdens de cursus gaan we diepgaand in gesprek over de verantwoordelijkheid van bestuurders en toezichthouders. En hoe bedden zij meervoudige waardecreatie in bij besluitvorming, uitvoering en toezicht. En hoe geef je hier bekendheid aan?

Toch is de methode 'Vorig jaar plus een percentage' het populairst; 63%. Verrassend genoeg ook bij de allergrootste organisaties.

Top down budgetteren blijkt uit de mode; slechts 9% hanteert het. 24% budgetteert bottom-up. De meerderheid, 67%, hanteert hybride vormen.

Nauwkeurigheid verschilt sterk
De nauwkeurigheid van de financiële prognoses is een belangrijke kwaliteitsgraadmeter voor de financiële functie. Uit zelfrapportage blijkt dat 9% minder dan 1% boven of onder de geprognosticeerde bedragen zit. 63% blijft binnen een nauwkeurigheidsmarge van 5%. 9% zit er doorgaans meer dan 10% naast.

Standaardisatie van financiële analyse binnen concerns blijkt wel een trend, maar toch moeizaam te verlopen; 47% heeft het gerealiseerd, maar 34% slechts gedeeltelijk. Terwijl 11% net begonnen is en 9% geen plannen heeft.

Welke software wordt gebruikt?
Voor de evaluatie en management van performance wordt zwaar op Excel vertrouwd:

Voor planning, budgettering en prognosticeren wordt zelfs nog zwaarder op Excel geleund:

Doorlooptijden verschillen sterk
De doorlooptijden van FPA-processen, gemeten in kalenderdagen, verschilt tussen organisaties sterk:

De hoogte van de kosten van FPA-activiteiten zijn niet vergelijkbaar met die van Nederlandse bedrijven, maar waarschijnlijk wel vergelijkbaar is de grote spreiding van deze kosten.

Deze grote verschillen blijken onafhankelijk van de bedrijfsgrootte en suggereren grote mogelijkheden om doelmatiger te werken. Als verbijzonderd wordt naar de onderscheiden FPA-activiteiten blijken de grote verschillen zich in al deze activiteiten voor te doen.

Het personeelsverloop blijkt samen te hangen met de kwaliteit van de FPA-activiteiten. In de bedrijven, die slechter presteren, is het verloop hoger dan in de gemiddeld presterende bedrijven en lager in de goed presterende organisaties.

Een kritische noot over dit onderzoek is op zijn plaats. Met geen woord wordt gerept over de tevredenheid van gebruikers en interne opdrachtgevers van FPA; alsof het er niet toe doet. Daarin vergist het onderzoek zich; tevreden gebruikers zijn, net als beroepsstandaarden, een kwaliteitsnorm.

Positieve ontwikkeling
Je mag constateren dat de FPA-activiteiten zich ontwikkelen van terugkijken en cijferploeteren naar vooruitkijken en analyseren. Dit is mogelijk door betere hulpmiddelen, zoals externe software en moderne methoden, en snellere data-toevoer.

Drs. Rene Verbrugge is zelfstandig adviseur voor het MKB, expert in financiële analyse en auteur van het boek “Schep meer financiële ruimte om te ondernemen en zorg voor grip op uw werkkapitaal”. 

*1    Het onderzoek staat hier;
http://www.afponline.org/publications-data-tools/reports/survey-research-economic-data/2016FPAbenchmarkingSurvey

Gerelateerde artikelen