‘Financial kan beleidsambtenaar erop wijzen dat burgerparticipatie beter moet’

Bij bijna elk besluit dat ze nemen krijgen overheden te maken met weerstand. Een goed participatietraject helpt om dit te verminderen en onnodige kosten te vermijden. De financial kan hier een grote rol bij spelen, zeggen Danny van den Boom en Frans van Rheenen, docenten van de NBA-opleiding Grip op (financiële) impact van burgerparticipatie.

Burgerparticipatie is eigenlijk een vorm van samenwerken met burgers en bedrijven, legt Van Rheenen uit. Als ambtenaren dat beter doen wordt besluitvorming efficiënter en effectiever. “Je kunt nooit alle weerstand wegnemen, maar je kunt het wel enorm verminderen en ervoor zorgen dat er draagvlak is.”

Draagvlak
Dit draagvlak ontstaat doordat mensen met elkaar in gesprek gaan, elkaar vragen stellen, elkaars belangen snappen en tegelijk begrijpen wat het grotere doel is, gaat hij verder. “Draagvlak ontstaat ook door ervoor te zorgen dat degenen die ergens het meeste last van hebben gecompenseerd worden.”

Hoe werkt effectieve burgerparticipatie in de praktijk? Het begint allereerst met een transparant proces en goede procesafspraken, legt Van den Boom uit. “Een belangrijke afspraak is bijvoorbeeld welk mandaat je geeft aan degenen die meewerken aan het participatietraject. Verder is een belangrijke vraag welke stakeholdergroepen er meedoen, welke niet en hoe we ermee omgaan als bepaalde stakeholders meer last hebben van de gekozen oplossing dan andere.” Een ander belangrijk punt is dat voor iedereen duidelijk is aan welke randvoorwaarden oplossingen moeten voldoen. Denk er daarbij bijvoorbeeld aan dat gemeenten zich moeten houden aan wettelijke kaders.

Kijken door de ogen van de ander
De betrokken partijen moeten daarnaast open het traject in gaan. Van den Boom: “Wij zeggen altijd dat deelnemers moeten kijken door de ogen van een ander. Wij noemen dat multi-perspectiviteit. Als het gaat om stikstof moeten we bijvoorbeeld ook door de ogen van boeren kunnen kijken.”

De open houding geldt zeker voor de overheid zelf. Als een overheidsorganisatie vooraf al een plan heeft en het doel van het participatietraject niet meer is dan burgers vertellen wat dat plan is, is dat gedoemd te mislukken. “Dan zal het altijd het plan van een ander zijn. Voor je het weet gaan mensen er dan tegen ageren. Als je participatie niet goed doet, krijg je dat later terug. Je hebt er alleen maar meer last van en kunt het dan beter niet doen. Wij beginnen daarom altijd andersom, met het stellen van de vraag ‘er ligt een vraagstuk, hoe kijk je daarnaar?’”, zegt Van Rheenen.

Burgers en bedrijven mede-eigenaar oplossing
Natuurlijk kan de overheidsorganisatie zich vooraf wel vast een beeld vormen van mogelijke oplossingen. Het is dan wel beter om dat niet te delen. “Het is niet zo dat participatie betere inhoudelijke ideeën oplevert, maar doordat je burgers en bedrijven betrekt ontstaat er draagvlak. Zij worden namelijk mede-eigenaar van zowel het probleem als de oplossing. Je ziet bijvoorbeeld dat ze gezamenlijk gaan bedenken hoe je mensen die meer last hebben van de oplossing kunt compenseren.”

Van den Boom geeft een voorbeeld van een gemeente die zonder overleg met omwonenden een nieuwe bushalte plaatste. “Zij maakten bezwaar, er volgde een lange procedure waarin ze uiteindelijk in het gelijk werden gesteld. Daarna werd besloten om dezelfde bushalte honderd meter verderop te plaatsen. De kosten voor het weghalen en opnieuw plaatsen waren 100.000 euro. Op het moment dat je maar even met elkaar in gesprek was gegaan had je dat kunnen voorkomen. Dit is een heel klein voorbeeld, maar als je al dit soort kosten gaat optellen dan zie je dat je enorm kunt besparen. Het enige wat dit wel vraagt is een investering vooraf om met mensen in gesprek te gaan.”

Signaleren dat het beter kan
Als een participatietraject slecht is verlopen en leidt tot hoge kosten, ziet finance dat terug in de cijfers. Het hoort bij de rol van de financial om beleidsambtenaren hierop te wijzen, meent Van den Boom. “Een financial kan bijvoorbeeld vanuit de cijfers signaleren dat het in een bepaald project niet goed is gegaan waardoor dat drie jaar heeft voortgesudderd met hoge advocatenkosten. Die kosten hebben beleidsambtenaren niet gezien, maar de financial wel omdat die de facturen ziet binnenkomen. Die kan dan de vraag opwerpen of dat niet beter kan.”

Financial als housekeeper
Natuurlijk is dit niet de eerste taak van de financial, dat blijft het verzamelen en controleren van de cijfers en opstellen van de jaarrekening. Toch hoort het er zeker bij, vindt Van Rheenen. “Finance heeft ook de opdracht om het te signaleren als een organisatie processen effectiever en efficiënter kan uitvoeren. Participatie wordt vaak per project gedaan. Daardoor zijn er allemaal losse projecten waarbij iedereen naar zijn eigen dingetje kijkt met als gevolg is dat de burger participatiemoe wordt. Hier komt de rol van de financial als housekeeper naar voren. De financial ziet aan de achterkant de financiële consequenties.”

Finance kan tegelijkertijd ook een rol spelen in het participatietraject zelf. Van den Boom geeft een voorbeeld van een aanpassing aan de verkeersinrichting waar in het participatietraject alternatieven naar voren kwamen. “Dan moet je gaan doorrekenen welk alternatief de meest optimale oplossing is die tegelijk wel binnen de begroting valt. Door dat inzichtelijk te maken en heel transparant de berekening te doen, kan finance duiden wat er wel en niet mogelijk is.”

Grote lijn
Het betekent allemaal niet dat de financial inhoudsdeskundige moet worden, benadrukt Van Rheenen. “De financial moet vanuit het overzicht en inzicht hoe geldstromen lopen dingen aan de orde stellen en mensen met elkaar in gesprek brengen. De inhoud is de verantwoordelijkheid van de beleidsambtenaren, maar we geven in Nederland veel te makkelijk geld uit voor allemaal plannetjes en dingetjes terwijl we de grote lijn vergeten. En in deze grote lijn is participatie heel belangrijk.”