Fast Close: de cijfertjesversneller doet het niet

‘Gentlemen, we can rebuild him. Better. Stronger. Faster.” Zo was het met de Man van Zes Miljoen, in een televisieserie van jaren terug. En zo is het met de financiële administratie van menig bedrijf: ook die moet beter, sterker – lees: betrouwbaarder – en sneller worden. Beter en betrouwbaarder, aangezien bedrijven behoefte hebben aan informatie ter ondersteuning van allerlei beslissingen. En sneller, steeds sneller – veel ondernemingen streven er zelfs naar om over ‘real time’ informatie te beschikken. “Je kunt bijna spreken van een concurrentieslag tussen bedrijven om inzicht te krijgen in hun financiële prestaties en om deze te kunnen presenteren, zegt Mark Stimpson, directeur productontwikkeling bij Cognos, een leverancier van Corporate Performance Management (CPM)-software. Al langer streven veel ondernemingen er naar het in- en externe rapportageproces te stroomlijnen. Akzo Nobel is bijvoorbeeld sinds medio 2001 bezig met een ‘Fast Close-project’, zegt projectleider Jan Marsman. “Snelheid zal altijd een maatstaf zijn hoe bedrijven presteren, financiële rapportage is hier geen uitzondering op. Als je snel de resultaten publiceert, toon je aan de buitenwereld dat je het huis op orde hebt. Akzo Nobel wil tevens in de pas blijven met vergelijkbare grote Nederlandse ondernemingen.” Toen Akzo Nobel met het project begon, kwam het eind februari met de jaarcijfers naar buiten, inmiddels is dat begin februari. De afgelopen tijd is ‘fast close’ bij veel ondernemingen pas echt gaan leven. Stimpson noemt de boekhoudschandalen van de afgelopen tijd als belangrijke oorzaak. “Bedrijven denken dat ze het vertrouwen van de aandeelhouders en andere belanghebbenden kunnen vergroten door tijdig met de juiste informatie naar buiten te komen. Begrijpelijk: tenslotte is het een manier om te laten zien dat hun financiële administratie op orde hebben.” Daarnaast is de wet- en regelgeving aangescherpt, mede in reactie op de ontwikkelingen rondom Enron, WorldCom en de andere Amerikaanse boekhoudschandalen. Zo heeft de Amerikaanse ‘beurswaakhond’ de SEC, nieuwe regels uitgevaardigd die bedrijven ertoe verplichten om sneller informatie te verstrekken over aandelentransacties en om sneller kwartaalrapportages en jaarrekeningen te publiceren. Dat is Amerika, maar ook hier is er een aanzienlijke druk op financiële afdelingen, ondermeer door de overgang naar IFRS. Beter, korter Behalve deze externe factoren – de concurrentie, de boekhoudschandalen, de veranderende wet- en regelgeving – spelen er ook interne krachten mee. Elke bedrijf dat zichzelf serieus neemt wil de beschikking hebben over actuele, betrouwbare en adequate managementinformatie. Het liefst beslissingsondersteunende informatie waarmee het bedrijf sneller kan reageren en anticiperen op actuele ontwikkelingen. Terecht, zegt Stimpson: “Zodat de aandacht kan worden verlegd van de verwerking van transacties en het opstellen van standaardrapportages naar beslissingsondersteuning – met andere woorden: naar controlerende, analyserende en voorspellende werkzaamheden.” Hier komt bij dat in een tijd van een recessie of beperkte groei de roep om kostenreductie aanzwelt. En dat leidt er vaak toe dat bedrijven maatregelen nemen om de tijd en inspanning te reduceren die ze besteden aan het verwerken van in- en externe financiële gegevens. Zo ook bij Akzo Nobel, zegt Marsman: “We hebben nadrukkelijk gekeken of er niet allerlei processen konden worden vereenvoudigd. Zo is de verslaglegging van intercompany transacties aanzienlijk doorzichtiger gemaakt.” Hier staat tegenover dat snelheid en accuratesse niet altijd leiden tot bezuinigingen. Om tot een versnelling in het kritieke pad te komen wordt per oktober een zogenaamde ‘Hard Close’ uitgevoerd. “Op deze wijze worden vele ‘tijdkritische’ onderwerpen over de eerste tien maanden behandeld. Bij de jaarafsluiting kunnen we ons derhalve concentreren op de laatste twee maanden. Wij hebben ons dus in eerste instantie vooral op de effectiviteit gericht met ons ‘Fast Close-project’ en in mindere mate op de efficiency”, aldus Marsman. Ondanks alle krachten die ondernemingen ertoe drijven om hun cijfers sneller op een rij te zetten, wil het nog niet zo lukken met de ‘fast close’. Uit het Fast Close Survey 2002 van ATOS KPMG Consulting, blijkt dat Europese en Australische bedrijven er 48 tot 49 dagen over doen om na afsluiting van het boekjaar met hun jaarcijfers naar buiten te komen. Dit is slechts twee dagen korter dan bij het vorige Fast Close-onderzoek, uit 1999. Ook de interne cijfertjesversneller komt maar moeizaam op gang. Zo doet tweederde van de onderzochte bedrijven er nog meer dan 11 dagen over om op eens per kwartaal te komen met managementrapportages op groepsniveau (niet significant sneller dan bij het vorige onderzoek). Let wel: voldoende om aan de nieuwe verslaggevingseisen te voldoen, maar veel minder dan bedrijven eigenlijk willen. Hoe komt dit? Waarom is een ‘fast close’ van luttele dagen, uren of nog korter zo moeilijk? In de eerste plaats spelen verslaggevingseisen een rol. “In regio’s of landen waar strengere verslaggevings- deadlines worden gehanteerd, zoals Scandinavië, publiceren bedrijven weliswaar gemiddeld sneller hun financiële gegevens”, zegt Annette Mosman, Unit Manager World Class Finance en auteur van het onderzoek van Atos KPMG Consulting naar Fast Close. Maar: “Doordat de eisen van land tot land kunnen verschillen, kan consolidatie bij multinationals maanden duren en wordt een ‘fast close’ belemmerd”, zegt Stimpson. Daarnaast speelt de complexiteit van de bedrijfsvoering een grote rol; vaak worden binnen één en hetzelfde bedrijf anders verslag gedaan van prestaties. De oplossing voor bedrijven die sneller inzicht willen hebben in de bedrijfsprestaties ligt dan ligt dan ook voor de hand. “Standaardisatie, maar met mate”, zoals Stimpson het uitdrukt. Toegegeven, aan de wetten en regeltjes van een land valt niet of nauwelijks te morrelen als bedrijf. Maar mogelijkheden om de bedrijfsvoering te stroomlijnen en zodoende sneller intern te kunnen rapporteren zijn er des te meer. In balans blijven Het belangrijkste uitgangspunt zal daarbij volgens het rapport ‘The Need for Speed’ van PricewaterhouseCoopers altijd zijn ‘dat er een juiste balans dient te worden gevonden tussen de vereiste kwaliteit van informatie en de snelheid waarmee deze informatie ter beschikking dient te staan.’ Hiertoe moet een organisatie volgens dit rapport eerst een nadere analyse maken van de elementen die bij een snelle en betrouwbare informatieverstrekking een rol spelen. Vervolgens kan per element worden gekeken wat de beste aanpak is. Met name bestaande rapportagestructuren zullen kritisch moeten worden beoordeeld alsmede de frequentie en de mate van detail van rapporteren. Ook de organisatie en de financiële processen kunnen wellicht worden opgeschud of zelfs omgegooid. “Aanpassingen kunnen bestaan uit het elimineren van onnodige activiteiten, het verschuiven van activiteiten in de tijd, of een inhoudelijke aanpassing van de activiteit”, aldus ‘The Need for Speed’. “Daarnaast kan standaardisatie een belangrijk voordeel opleveren.” Marsman van Akzo Nobel ziet ook wel wat in standaardisatie. Terwijl het bedrijf zich tot dusver voornamelijk gericht heeft op vergroting van de snelheid van rapporteren, verwacht echter dat er wel efficiencyverbeteringen mogelijk zijn. Ook verwacht hij een positief effect van frequentere aandacht voor key-issues, door bv uitbreiding van de interne maand-en kwartaal rapportages, voornamelijk door meer informatie op maand- en op kwartaalbasis te verwerken. Nu al zijn de kwartaalrapportages bij Akzo Nobel uitgebreid om de ‘piekdrukte’ bij het opstellen van de jaarrekening te omzeilen. “Je krijgt dan meer routinematige werkzaamheden. Dat is efficiënter. Én je creëert meer tijd voor analyses.” “Belangrijke onderwerpen daarbij zijn het minimaliseren van het meerdere malen invoeren van dezelfde data, het waar mogelijk automatiseren van consolidatie van resultaten en het in elektronische vorm beschikbaar stellen van informatie”, aldus ‘The Need for Speed’. En: “Ten aanzien van het in elektronische vorm beschikbaar stellen van informatie kan worden gedacht aan plaatsing op het intranet.” Tot slot zijn er meestal de nodige automatiseringsdilemma’s die moeten worden opgelost, wil een bedrijf sneller kunnen rapporteren.”Er is nog geen fundamenteel antwoord gegeven op vraagstukken zoals integratie (werkelijke cijfers, het budget en ‘rolling forecast’-cijfers) en standaardisatie met IT van rapportages en van werkwijzen en processen, zegt Mosman op grond van haar ervaring bij ATOS KPMG Consulting. De fragmentatie van het IT landschap is hoog, gaat zij verder. Er is een wildgroei aan grootboeksystemen. Er wordt te pas en te onpas gebruik gemaakt van spreadsheets, waardoor er een tijdrovende exercitie nodig is om de voor het afsluitingsproces benodigde informatie uit allerlei individuele spreadsheets te trekken. “Integratie van systemen is dan ook een van de grote uitdagingen voor verbetering en versnelling van het rapportageproces. Het gebruik van gestandaardiseerde gegevens opslag (business warehousing) en CPM-software is daarom een logische stap voorwaarts.” Door Jan Bletz