Factuurverwerking, wat is belangrijk voor u?

Digitale of automatische factuurverwerking is al jaren aan een opmars bezig. Het onderwerp keert geregeld terug in de pers, we horen veel commercials voorbijkomen ‘scan naar Exact / AccountView / AFAS’ en ook tijdens congressen krijgt dit onderwerp veel aandacht. Waarom toch eigenlijk? Waarom is de elektronische verwerking van inkoopfacturen nu zo interessant? In dit artikel probeer ik hierop vanuit een aantal verschillende invalshoeken antwoord op te geven.

 

We raken er zo langzamerhand aan gewend dat steeds meer facturen via de email – meestal als PDF – worden toegestuurd. De eerste signalen tekenen zich al af dat PDF-facturen steeds vaker vervangen zullen gaan worden voor ‘XML/UBL-facturen’. Het streven is dat organisaties de belasting op hun administratieve werkzaamheden verder kunnen verlichten en transacties kunnen optimaliseren.

 

Op zichzelf mooie ontwikkelingen die het steeds eenvoudiger maken om inkoopfacturen sneller en makkelijker te verwerken. Echter, dit gaat niet vanzelf. De praktijk wijst uit dat iedere organisatie haar eigen specifieke wensen heeft en eisen stelt. Bij de ene organisatie ligt de nadruk op het invoergedeelte (boeken van de facturen), terwijl een ander juist grip wil krijgen op het logistieke (fiatterings-) proces. Een volgend bedrijf wil haar inkoopfacturen en kostenfacturen met zowel het ERP/Inkoopsysteem als het boekhoudsysteem verwerken. Juist deze diversiteit aan wensen en eisen maakt geautomatiseerde factuurverwerking een interessant topic. Laten we er nog eens wat verder op ingaan via enkele praktijkvoorbeelden.

 

Ongetwijfeld ontvangt u steeds vaker facturen via de e-mail. Nagenoeg altijd als PDF bijlage. Misschien ontvangt u zelfs al enkele ‘UBL facturen’. Daarnaast blijven ze ook nog steeds op papier binnenkomen. Al die verschillende verschijningsvormen maakt het er niet makkelijker op. Zonder processen te veranderen lijkt het vaak het handigst om de PDF en UBL facturen te printen. Op papier sluiten ze dan weer aan op het bekende en gewenste verwerkingsproces. Dit is een keuze die veel organisaties maken.

 

Daarentegen is de groei aan PDF en UBL facturen voor velen de aanleiding om de factuurstroom deels of volledig te automatiseren. Papieren facturen worden gescand. De uitdaging zit hier eigenlijk niet meer zo zeer in het digitaliseren. Scannen is inmiddels een standaard handeling geworden. U kunt de gescande facturen nu – vaak manueel – koppelen aan uw boeking. Ditzelfde geldt voor de PDF facturen of UBL facturen die digitaal zijn toegestuurd.

 

Juist het automatiseren van het gehele proces is wat de uitdaging brengt. Geautomatiseerd facturen die via verschillende bronnen worden ontvangen (scans, email, UBL) digitaal uniformeren en aanbieden voor verdere verwerking. Zonder menselijk handelen, zoals bijvoorbeeld eerst de PDF factuur uit de email halen. Een belangrijk aspect in geautomatiseerde factuurverwerking als u een stap verder wil gaan dan alleen digitaliseren.

 

Handels- en productiebedrijven hebben meestal een andere insteek. Voordat de factuur wordt ontvangen, is in het ERP/inkoopsysteem allang vastgelegd wat er gefactureerd mag worden door de leverancier. De factuurboeking staat als het ware klaar om definitief gejournaliseerd te worden. Klinkt eenvoudig zo en het is eigenlijk ook zo. Toch kan de hoeveelheid werk om deze facturen te verwerken omvangrijk zijn. De factuur moet immers inhoudelijk overeenkomen met wat besteld en geleverd is. Dit leidt in de praktijk tot een omvangrijke klus waar per factuurregel gecontroleerd wordt of deze conform inkoop en levering is. Bestellijsten en/of leveringslijsten worden geprint en naast de inkoopfactuur gelegd. Regel voor regel zoeken medewerkers naar verschillen.

 

Regelherkenning schept hier grote verwachtingen. Alle regels op de factuur moeten automatisch herkend en gecontroleerd worden met de bestelling en levering. Vervolgens moeten de regels die afwijken voor de gebruiker inzichtelijk worden gemaakt. Gaat het in de eerste plaats wel over het hetzelfde artikel? Is het dan een leveringsverschil of is een ander bedrag dan afgesproken in rekening gebracht? De techniek om een goed en rendabel werkend ‘matching systeem’ te realiseren is niet altijd beschikbaar. Besteld u bijvoorbeeld bij een groot aantal verschillende leveranciers, dan wordt de uitdaging al een stuk groter. Tegelijkertijd nemen de mogelijkheden toe en profiteert een behoorlijk aantal bedrijven hier al van.

 

Als de ‘handelsfacturen’ matchen met de inkooporder en levering dan kunnen deze in veel gevallen direct worden afgehandeld. Matchen ze niet dan gaan ze doorgaans naar de afdeling inkoop en die regelt het verder met de leverancier. Dit is op hoofdlijnen het meest voorkomende logistieke proces bij de verwerking van de handelsfacturen.

 

Het traject wat de zogenaamde ‘kostenfacturen’ doorlopen verschilt per organisatie enorm. Zeker bij de grotere en/of meer formelere organisaties zijn er vaak vele functionarissen bij betrokken. Hierdoor kunnen facturen intern (te) lang onderweg zijn. De crediteurenadministratie houdt vervolgens weinig grip op deze facturen. Terwijl zij organisatorisch wel de verantwoordelijkheid draagt voor de correcte boeking, tijdige betaling en de fiscaal/wettelijke aansprakelijkheid voor wat betreft de bewaarplicht. Vooral de accountant is hier kritisch op en onderwerpt organisaties regelmatig aan een audit.

Bij deze wat complexere procuratieprocessen is het evident dat iedere factuur voor de crediteurenadministratie ‘in control’ blijft. Analoog (op papier) is dit mijns inziens onbegonnen werk. De afhankelijkheid van derden is te groot voor de bijbehorende verantwoordelijkheid. De kans op fouten, het zoekraken van facturen, te late betalingen, toch per ongeluk betalen van spookfacturen, budgethouders herinneringen versturen… Zomaar enkele veel voorkomende klachten van organisaties die het fiatteringsproces nog niet hebben geautomatiseerd. Juist op dit onderdeel van het gehele proces biedt geautomatiseerde factuurverwerking een grote toegevoegde waarde.

 

Iedere organisatie is uniek en heeft haar eigen beweegredenen haar factuurproces al dan niet deels of volledig te digitaliseren, te automatiseren en te optimaliseren. Innovatie en snelle ontwikkelingen maken het ook niet eenvoudig om de juiste keuze te maken. Door o.a. Cloud technologie zullen aanbieders hun dienstenpakket ook weer uitbreiden. Tot zelfs volledige outsourcing van het werk op de crediteurenadministratie.