Factuurfraude: 4 vormen van misleiding waar je bedrijf slachtoffer van kan worden

Factuurfraude is tegenwoordig de meest voorkomende vorm van externe bedrijfsfraude. In 2024 werd meer dan 40% van de bedrijven getroffen door deze verwoestende vorm van oplichting, blijkt uit het Fraude Trendrapport van Allianz Trade. Fraudeurs zetten steeds geavanceerdere technieken in (van AI tot deepfakes) om bedrijven te misleiden en flinke financiële schade aan te richten. Welke vormen van misleiding kun je tegenkomen en hoe kun je zorgen dat je daar niet intrapt?

Alarmerende waarneming: 91% van de bedrijven waant zich veilig
Uit hetzelfde onderzoek van Allianz Trade komt een alarmerende ontwikkeling naar boven, namelijk de schijnveiligheid van bedrijven. Het aantal waargenomen fraude(pogingen) is met 10% gedaald, maar alsnog hebben een stevige 69% van de onderzochte organisaties te maken gehad met interne of externe (pogingen tot) fraude. Dit is ook nog eens zonder phishing e-mails gerekend.
Bedrijven wanen zich veilig door deze positieve ontwikkeling, gecombineerd met de overtuiging dat ze zichzelf voldoende beschermen tegen fraude. 91% van de organisaties is tevreden over hun beveiligingsmaatregelen, de keerzijde is echter dat tweederde van diezelfde bedrijven toch te maken heeft gehad met (pogingen tot) fraude.
Dit is geen bangmakerij, maar bewustmaking. Wees je bewust van de risico’s en denk met dat in je achterhoofd nog eens na over je processen.

Vier vormen van factuurfraude nader bekeken:

1. Vervalste facturen
Facturen die vervalst zijn, zijn vaak nauwelijks van echt te onderscheiden. Fraudeurs maken gebruik van geavanceerde technieken om facturen te creëren die er authentiek uitzien. Ze kunnen bijvoorbeeld het logo en de lay-out van een legitieme leverancier kopiëren, maar met kleine wijzigingen in de bankgegevens. Dit soort fraude kan moeilijk te detecteren zijn zonder grondige controle.

2. Onderschepping van e-mails
Bij deze vorm van factuurfraude worden authentieke facturen onderschept en aangepast voordat ze de financiële afdeling bereiken. Dit kan gebeuren door middel van hacking of door toegang te krijgen tot e-mailaccounts. De aangepaste facturen bevatten vaak gewijzigde bankgegevens, waardoor betalingen naar de rekening van de fraudeur gaan.

3. Phishing e-mails
Bij deze vorm van fraude doen fraudeurs zich voor als betrouwbare leveranciers. Ze vragen om betalingen naar nieuwe bankrekeningen of verstrekken valse betalingsinstructies. Deze e-mails kunnen zeer overtuigend zijn en lijken vaak afkomstig van legitieme bronnen

4. Spookfacturen en acquisitiefraude
Bij deze vorm wordt er een factuur gestuurd in de hoop dat deze in de drukte van alledag voldaan wordt, zonder dat daar ooit een dienst of product voor geleverd wordt. Acquisitiefraude, waar spookfacturen ook vaak toe gerekend worden, houdt in dat het een aanbieding is die eruit ziet als een factuur, meestal zonder de intentie dat er ook iets geleverd wordt.

Wordt geen slachtoffer, verlaag je risico op factuurfraude
Hoewel met de toename van digitalisering ook cybercriminaliteit toeneemt, is het echt niet alleen maar narigheid. Automatisering zorgt ook voor meer oplossingen om fraude te voorkomen en bestrijden. Door ook je (verificatie)processen goed in te richten en intern heldere afspraken te maken over hoe je met bepaalde zaken omgaat, kun je je wapenen tegen fraude.

Hier zijn enkele belangrijke manieren waarop automatisering van factuurverwerking helpt:

1. Automatische factuurmatching
Door factuurverwerking software te koppelen aan ERP- of boekhoudsystemen zijn facturen automatisch te matchen aan inkooporders, contracten en geregistreerde ontvangsten. Deze softwareoplossingen controleren bijvoorbeeld of het factuurbedrag overeenkomt met de geleverde producten of diensten. Afwijkingen, zoals verschillen in bedragen of ontbrekende referenties, worden direct gesignaleerd en gemarkeerd. Met automatische matching van facturen, voorkom je dat ongeautoriseerde facturen in het systeem worden verwerkt.

2. Waarschuwingen bij afwijkingen in gegevens
Factuurverwerking software kan automatisch verdachte patronen opsporen. Denk aan wijzigingen in de betalingsgegevens van leveranciers of ongebruikelijke factuurbedragen. Bij een afwijking genereert de software een waarschuwing, waardoor bedrijven direct actie kunnen ondernemen. Door het gebruik van machine learning kunnen systemen zichzelf verbeteren en steeds beter afwijkingen opsporen, wat het risico op fraude aanzienlijk verkleint. Door daarnaast ook intern af te spreken dat betalingsgegevens nooit zomaar worden aangepast op basis van een factuur, bouw je extra beveiliging in.

3. Meervoudige validatiestappen in factuurverwerking
Een veilig factuurverwerkingsproces maakt gebruik van meerdere validatiestappen. Dit omvat bijvoorbeeld het scannen van bijgevoegde facturen op verdachte kenmerken zoals vervalste afzenders, onjuiste formaten of verdachte links. Daarnaast worden facturen pas goedgekeurd na controle door meerdere afdelingen of personen, volgens een afgesproken procuratieschema, wat een extra beveiligingslaag toevoegt. Digitale workflows ondersteunen dit proces door verantwoordelijkheden duidelijk te verdelen en ervoor te zorgen dat alle stappen consistent worden uitgevoerd.

4. Automatische verificatie van leveranciersgegevens
Leveranciersgegevens worden automatisch gecontroleerd, zoals bankrekeningnummers, KvK-registraties en contactgegevens. Dit voorkomt dat frauduleuze wijzigingen ongemerkt worden doorgevoerd. De software valideert bijvoorbeeld of het opgegeven IBAN-nummer overeenkomt met dat van de geregistreerde leverancier, wat een cruciale stap is in het voorkomen van fraude.

Andere voordelen van automatische factuurverwerking
Het inzetten van automatisering in financiële processen biedt bedrijven niet alleen bescherming tegen fraude, maar ook andere voordelen:

• Tijd- en kostenbesparing: Door automatisering hoeven medewerkers minder tijd te besteden aan handmatige controles. Dit verkleint niet alleen de kans op menselijke fouten, maar bespaart ook een hoop geld.
• Verbeterde compliance: Geautomatiseerde processen zorgen ervoor dat bedrijven voldoen aan wet- en regelgeving, wat hen beschermt tegen juridische problemen.
• Meer transparantie: Automatisering geeft bedrijven real-time inzicht in alle transacties, waardoor afwijkingen sneller worden gedetecteerd.

Denk ook aan het communicatiemiddel
Los van de vormen van fraude en hoe je je daartegen kunt wapenen, maakt de manier van communiceren ook uit. E-mail, vaak het primaire communicatiemiddel voor organisaties, maakt bedrijven kwetsbaar. Het is belachelijk simpel om je voor te doen als een ander. Facturen die per e-mail verstuurd worden, brengen veel meer risico met zich mee. Door facturen uit te wisselen via een beveiligd e-facturatienetwerk maak je het fraudeurs al een stuk lastiger. Deze beveiligde netwerken waarborgen de integriteit, authenticiteit en vertrouwelijkheid van de gegevens.

Voorkom factuurfraude
Factuurfraude is een groeiend probleem dat serieuze gevolgen met zich meebrengt voor bedrijven. Maar met de juiste automatiseringsoplossingen kunnen organisaties zichzelf effectief beschermen.