Expert: ‘PDF-factuur automatiseren scheelt kleine ondernemer tientallen procenten’

De toezichthouder (Npa) op het elektronisch verzenden, ontvangen en verwerken heeft onderzoek gedaan doen hoe bedrijven hun factureringsproces van inkoop tot betaling hebben ingericht. Uit het trendrapport ‘Digitale transformatie Finance en Inkoop’ blijkt dat slechts een deel van de ondervraagden dit proces heeft geautomatiseerd.

Uit ander onderzoek naar facturering door kleinbedrijven, in opdracht van Easy 1, blijkt dat een kwart van het Nederlandse kleinbedrijf de binnengekomen facturen (papier en pdf-per-email) nog volledig handmatig verwerkt. Aan de andere kant van dit spectrum staan de kleinbedrijven die aangeven volledig geautomatiseerd te zijn; 37% zegt het proces op die manier ingericht te hebben.

Einde van papieren factuur
Directeur Jan Willem ter Steege van E-factureerder Easy Systems merkt dat kleinbedrijven steeds beter inzien dat het gebruik van papieren facturen gaat verdwijnen: “Zo worden bijvoorbeeld facturen in de meeste gevallen niet langer per post verstuurd, maar als een pdf’je in de bijlage van een e-mail.” Uit het onderzoek van de Npa blijkt verder dat maar liefst 64 % van de kleinbedrijven facturen als pdf via de e-mail ontvangen. Slechts 1 op de 20 ondervraagden krijgt zelden tot nooit een factuur als PDF. Ruim eenderde (36%) van de kleinbedrijven ontvangt zelden of nooit papieren facturen.

Handmatige verwerking van PDF
Toch wijst Ter Steege er op dat een PDF factuur niet per definitie aangemerkt kan worden als automatisering of e-facturering; “Vooral bij kleinbedrijven zien we dat de verwerking van een pdf-factuur vaak nog veel handmatige handelingen vereist zoals het handmatig invoeren in het boekhoudsysteem en het zelf controleren of alle gegevens juist zijn en overeenkomen met de afspraken met de leverancier.” Uit het onderzoek blijkt dan ook dat deze handmatige verwerking van PDF-facturen ongemerkt, veel tijd en energie kunnen kosten.

Besparen op handmatige verwerking
Juist deze laatste automatiseringstap van PDF facturen is door een aanzienlijk deel van de kleinbedrijven nog niet gezet, zo merkt de directeur: “Terwijl ook kleine bedrijven met deze automatisering van factuurverwerking een substantiële besparing kunnen realiseren.” Ter Steege spreekt in dit verband van een halvering van de verwerkingstijd in vergelijking met de handmatige verwerking. Juist vanwege dit handwerk kan automatisering van dit proces ‘substantiële besparingen’ opleveren op personeelskosten. “Reducties van tientallen procenten na automatisering zijn in de praktijk geen uitzondering”, aldus Ter Steege in een toelichting.

Beter inzicht in mogelijkheden
Naast besparingen op het handmatige werk, laten de uitkomsten in het rapport van Easy1 zien dat er nog meer voordelen zijn. Bedrijven die automatiseren, krijgen volgens de uitvraag van de onderzoekers meer grip en inzicht in de betalingsprocessen van de facturen. Ondernemers kunnen bijvoorbeeld sneller controleren of de facturen kloppen met wat er geleverd is. Ook kunnen inkoopvoordelen makkelijker zichtbaar worden gemaakt. Ter Steege: “Dankzij automatisering krijg je een schat aan informatie die je besluitvorming kan ondersteunen.”

Controllers en accountants
Uit het rapport van marktonderzoeker DirectResearch (in opdracht van Easy1) blijkt dat ook controllers en accountants van de kleinbedrijven voordeel kunnen hebben van E-facturering. Uit het onderzoek blijkt namelijk dat ondernemers en controllers samen kunnen optrekken om de inkoopketen verder te professionaliseren. Ter Steege: “En ook accountants zouden natuurlijke bondgenoten moeten zijn voor het introduceren van dit soort automatiseringsoplossingen. Zij kunnen namelijk heel goed signaleren of een bedrijf kansen laat liggen op het gebied van geautomatiseerde factuurverwerking”. Volgens de ervaringsdeskundige verbetert automatisering namelijk de kwaliteit van de beschikbare data: “Met een betere controleerbaarheid van de boekhouding en meer cost control als gevolg. Dat spreekt accountants aan.”

Overheid vraagt e-facturering
Intussen heeft de overheid voor haar eigen instanties e-facturering verplicht. Tegenwoordig wordt e-facturatie zelfs in aanbestedingen als wens of eis opgenomen: “maar de verdere uitrol hiervan blijft vooralsnog uit”, zo ziet ook Jan Willem ter Steege. Door de wetgeving uit te breiden en bijvoorbeeld e-facturatie in het bedrijfsleven te stimuleren of zelfs te verplichten, kan de overheid ook kleinbedrijven over de drempel trekken om verder te automatiseren en te gaan e-factureren.

Facturering en buitenland
In een aantal Europese landen is e-facturatie al verplicht. Door deze verplichting wordt de daling van de totale kosten van facturering duidelijk zichtbaar. “Ik geloof dat dit ook voor Nederland een goede zet zou zijn en dat het onze economie verder vooruit helpt. Door elektronisch te factureren volgens een bepaalde norm of standaard, verbeter je de efficiëntie en nauwkeurigheid aanzienlijk.”, aldus Ter Steege.

Waarschuwing
Ter Steege waarschuwt kleinbedrijven er wel voor om een oplossing te kiezen die past bij het bedrijf: “Ga goed op onderzoek uit naar de functionaliteiten, capaciteit en mogelijkheden die je als ondernemer nodig hebt. Een kleinbedrijf heeft namelijk geen baat bij een peperduur softwarepakket die honderdduizenden facturen met allerlei verschillende stromen en ingewikkelde uitzonderingen kan verwerken”. Volgens de directeur zijn er verschillende kleinere pakketten verkrijgbaar die eenvoudig zelf te koppelen en te configureren zijn.