Exact Live 2020: ‘Workseverywhere’ raakt finance ook

Als er één ontwikkeling sinds het begin van de coronacrisis versneld heeft doorgezet, dan is het wel de trend naar werken op afstand. De gevolgen laten zich binnen alle geledingen van het bedrijf voelen. Ook binnen finance, zo bleek tijdens een sessie vorige week hierover op het (virtuele) evenement Exact Live. “Rapportages moesten opeens in een ‘hoger ritme’ verschijnen.”

‘Workseverywhere’ klink misschien onbekend, maar deze exotische term duidt hetzelfde aan als ‘Het Nieuwe Werken’, ‘Mobiel Werken’ en al die andere begrippen die de afgelopen jaren zijn gelanceerd om aan te duiden dat mensen op afstand werken. Waar en, als het even kan, wanneer je maar wilt werken, dankzij de mogelijkheden die de moderne informatie- en communicatietechnologie biedt. De ideeën hierover zijn bepaald niet nieuw, en zeker sinds de financiële crisis van 2008 zijn steeds meer bedrijven ertoe overgegaan om hun medewerkers (deels) op afstand van het bedrijf te laten werken. Waarom ook niet? Werknemers zijn dan in het algemeen productiever, werken op afstand is vaak goed voor de werk-levenbalans en bedrijven die op afstand werken faciliteren, worden eerder als een aantrekkelijke werkgever beschouwd.

Nieuw is wel dat de coronacrisis deze ontwikkeling heeft versneld. Logisch, gezien de gedeeltelijke lockdowns sinds maart en de maatregelen om te voorkomen dat mensen te dicht bij elkaar komen. Maar in hoeverre is werken op afstand nu inderdaad ingeburgerd? En wat zijn in de afgelopen maanden de gevolgen van de versnelde invoering van werken op afstand geweest? En is dat het ‘nieuwe normaal’, of stappen we straks weer met z’n allen ’s ochtends in de auto en rijden we de snelweg op, de file in, om naar kantoor te kunnen? Over dit soort vragen ging de sessie ‘Workseverywhere’ vorige week op het (virtuele) evenement Exact Live. Ook de gevolgen voor de financieel manager kwamen aan de orde.

Nieuwe mix

Deels komen de gevolgen van de coronacrisis en de daaruit voortvloeiende versnelling in de trend naar werken op afstand voor de financieel manager overeen met de gevolgen voor andere managers. Ook de financieel manager moet nu tenslotte beschikken over een goede internetverbinding. Ook de financieel manager is erbij gebaat als hij grotendeels ‘in de cloud’ kan werken. Ook de financieel manager moet nu een goed geoutilleerd thuiskantoor hebben. Ook hij krijgt ermee te maken dat zijn werk en zijn privéleven nauwer vervlochten raken.

En ook de financieel manager doet er goed aan daar aan te wennen, bleek uit een presentatie van de CHRO van Exact, Florien de Nijs. “We gaan na de coronacrisis niet terug naar de oude situatie waarin het gewoon is dat je als werknemer vijf dagen per week van negen tot vijf op kantoor zit. Daarvoor heeft thuiswerken te veel voordelen. Ik verwacht dat er een nieuwe situatie ontstaat, waarin we streven naar zo veel mogelijk flexibiliteit. Er zal een nieuwe mix ontstaan, vanuit het ideaal dat iedereen zijn eigen tijd moet kunnen indelen en zelf moet kunnen beslissen waar en wanneer hij werkt. Volledige flexibiliteit zal uiteraard niet mogelijk zijn, want contact met collega’s in levenden lijve blijft belangrijk. Ik denk dat mensen straks gemiddeld twee tot drie dagen per week op kantoor zullen zitten.”

Meer rapportages en toekomstscenario’s

Ook veranderingen die de coronacrisis specifiek voor de financieel manager heeft opgeleverd kwamen aan de orde. Veranderingen binnen Exact zelf, welteverstaan, al kunnen andere bedrijven hier ook lessen uit trekken.

Een eerste belangrijke verandering was dat financiële rapportages opeens in een ‘hoger ritme’ moesten verschijnen, zei Sander Smit, business controller bij Exact. “Waar we vroeger konden volstaan met maandrapportages, moesten we vanaf half maart weekrapportages opleveren. De directie wilde zeker zijn dat we ondanks de plotselinge onrust in de markt nog steeds ‘in control’ waren.” Zolang de crisis voortduurt, zal de directie een vinger aan de pols blijven houden en zal het hoge rapportage tempo gehandhaafd blijven, zodat de onderneming ook snel van koers kan veranderen als dat nodig blijkt.

Daarmee stipte Simons een tweede verandering aan. Om zo snel mogelijk te kunnen bijsturen, heeft Exact al snel na de uitbraak van de coronacrisis enkele toekomstscenario’s opgesteld. Hierin kwamen vragen aan de orde als: Wat zijn de gevolgen voor de cashflow als de omzet in het tweede kwartaal sterk terugloopt? En wat als de vraag langere tijd achterblijft bij eerdere verwachtingen? Door je dergelijke vragen te stellen en mogelijke antwoorden daarop te formuleren, kun je je als bedrijf voorbereiden op de toekomst. En weet je wat je te doen staat als een van de scenario’s die je eerder hebt geschetst zich inderdaad voltrekt. Zonder dat er kostbare tijd wordt verspild, zonder dat er paniek ontstaat.

In het geval van Exact heeft het rampscenario waarmee rekening werd gehouden zich overigens niet voltrokken. Wel liep de vraag naar de software van Exact in het tweede kwartaal terug, zegt Simons. “Maar dat bleek een tijdelijke terugval te zijn; afnemers stelden investeringen in software even uit, nadat in maart de eerste lockdown van kracht werd. In juni heeft de vraag zich hersteld, en sindsdien zit Exact weer in de lift.”

Herbeleef hier Exact Live

(foto: Campaign Creators, Unsplash)