ERP systeem onvoldoende toegerust op veranderingen

Het aantal veranderingen waarmee bedrijven te maken hebben, is groter dan ooit. Economische cycli die in het verleden zeven jaar in beslag namen, zijn tegenwoordig al in enkele maanden afgerond. Daarbij concurreren ondernemingen niet langer slechts lokaal, regionaal of nationaal, maar in veel gevallen ook wereldwijd.

Verder zijn toenemende regelgeving een bron van zorg en een kostenpost op het gebied van compliancy. Bovendien eisen investeerders betere ROI’s en zoeken organisaties partners voor een relatie op de langere termijn.

Om aan al deze eisen te kunnen blijven voldoen, nemen veel ondernemingen hun strategie, organisatie en bedrijfsvoering op de schop. Doordat overheidsregelgeving invloedrijker is dan ooit, hebben veel beleidsbepalers risicomanagement gebombardeerd tot een cruciale activiteit die nodig is voor een succesvolle bedrijfsvoering.

Bedrijven geven hierbij fortuinen uit aan dienstverleners die hen helpen de veranderingen door te voeren, terwijl sommige ondernemingen alleen maar outsourcen om van lastige kwesties af te zijn.

Welke aanpak?
Zaken als een gedegen communicatie, fraudepreventie, beveiliging en transparantie zijn cruciale voorwaarden geworden voor het succes van een onderneming. Hierin schuilt meteen ook de impasse die is ontstaan tussen de enterprise resource planning (ERP)-oplossingen van de diverse aanbieders en de beleidsbepalers bij bedrijven.

Gezien de bestaande eisen en de mate waarin de software-infrastructuur hieraan kan voldoen, is het een wonder dat de meeste bedrijven in staat zijn effectief te reageren op de huidige zakelijke uitdagingen.

Ondernemingen blijven investeren in verbeteringen, upgrades en ondersteunende applicaties om het maximale uit hun ERP-systeem te halen. Op deze manier lopen organisaties vast in een eindeloze cyclus van uitgaven, waarbij niemand zich afvraagt of dit de juiste manier is om in te springen op de veranderende zakelijke behoeften.

De impasse op C-level
De beleidsbepalers of CxO’s – CIO’s, CEO’s , CFO’s, enzovoort – zeggen hun organisaties te willen veranderen en flexibeler te maken. Ze zijn op zoek naar makkelijker aan te passen bedrijfsmodellen en willen het bedrijf kunnen voorzien van informatie over concurrentie en prestaties; waar en wanneer dit alles nodig is om successen te kunnen behalen.

Dat is precies waar CxO’s voor worden betaald: ervoor zorgen dat hun ondernemingen in de best mogelijke positie zitten om gebruik te maken van zowel geplande als onverwachte veranderingsscenario’s. Het probleem is echter dat het merendeel van de beleidsbepalers, waarvan het bedrijf zich in een veranderende omgeving bevindt, vaak het gewillige slachtoffer is van de grote aanbieders van bedrijfsapplicaties die niet toegerust zijn op deze specifieke wensen van de betreffende onderneming.

Samen met deze aanbieders blijven de CxO’s er zo allerminst voor zorgen dat een organisatie flexibel om kan gaan met veranderingen en houden zij hiermee zelfs grootschalige misleiding met bedrijfsoplossingen in stand.

Oorzaak
Het is niet zo dat organisaties onvoldoende investeren om aan de veranderende eisen te voldoen. Vaak hebben zij veel of zelfs te veel geld uitgegeven aan IT en bedrijfsapplicaties waarvan zij dachten dat ze succes konden garanderen. Veel organisaties vielen in de jaren ’90 voor aanbieders als SAP en Oracle om dreigende problemen als gevolg van de millenniumbug te kunnen ondervangen en om bedrijfsprocessen te verbeteren.

Veel van de door deze ERP-reuzen geleverde statische oplossingen voldoen niet (meer) aan de verwachtingen en vragen om extra investeringen voor onderhoud en verbetering. De klassieke ERP-aanbieders waren wel succesvol in de ondersteuning van processen voor het managen van transacties en het automatiseren van de financiële administratie.

Het manco zat hem echter in de ‘P’ binnen ERP: de planningscomponent. Op dit gebied bleken de traditionele applicaties op z’n zachtst gezegd niet erg flexibel. De vraag is of het er beter op wordt. Het antwoord luidt: “Nee”. Applicaties zijn complexer geworden waardoor bedrijven meer en meer ingewikkelde functionaliteit moeten laten configureren.

Daarbij komen ook nog de kosten voor het onderhoud; naast de uitgaven voor het verkrijgen van softwarelicenties spenderen veel organisaties al snel enkele miljoenen euro’s per jaar aan onderhoudscontracten en patches voor de talloze bugfixes en verbeteringen die upgrades vereisen. Deze upgrades brengen vaak ook nog eens extra opleidingstijd en services van derde partijen met zich mee.

Oplossing
De cyclus van investeringen, upgrades en beperkte waarde voor de eindgebruiker moet veranderen. De zakelijke wereld is op zoek naar alternatieven voor de eerdere, teleurstellende investeringen in zakelijke applicaties. Voor beleidsbepalers is het hierbij van belang dat ze door de marketingbel van veel toepassingen heen kunnen prikken en de juiste technologieën voor hun veranderingsvraagstukken kunnen onderscheiden.

Dit betekent dat de CFO (of de CEO of COO) naast zijn financiële taken en zijn rol van bedrijfsstrateeg en bewaker van veranderingen vandaag de dag ook op technologisch gebied marketinghypes moet kunnen onderscheiden van werkelijke toegevoegde waarde.

Een van de uitdagingen hierbij is niet mee te gaan in de mythe dat de oplossing ligt in service oriented architecture (SOA). Deze technologie zorgt er niet voor dat je nu ineens wel toegang hebt tot ontbrekende informatie en maakt het organisaties niet zonder meer mogelijk zich snel en efficiënt aan te passen aan zakelijke veranderingen.

SOA faciliteert standaardisatie, zorgt voor een goedkopere en snellere integratie en maakt op maat ontwikkelde portals mogelijk. SOA is echter niet de heilige graal die veel ERP-aanbieders hun klanten voorspiegelen, tenzij het gekoppeld kan worden aan de voortdurend veranderende zakelijke behoeften van ondernemingen die te maken hebben met een snelle groei.

Wat hebben deze organisaties dan wel nodig op het gebied van geïntegreerde bedrijfsapplicatiesuites? De onderstaande punten geven aan waar de belangrijkste behoeften van snelgroeiende bedrijven liggen en daarmee duiden zij de eisen waaraan goede ERP-applicaties moeten voldoen:

– Flexibiliteit na de implementatie;
de mogelijkheid om bedrijfsprocessen binnen enkele maanden en niet in jaren te veranderen om zo bedrijfsscenario’s te evolueren.

– Mogelijkheid van businessmanagement;
organisaties willen niet alleen een oplossing voor hun transacties. Wat zij willen, is een toepassing waarmee het managen van alle bedrijfsprocessen verbeterd kan worden.

– Planning-, forecasting- en performancemanagement;
organisaties willen niet alleen een basis van informatie voor rapportages, maar ook de mogelijkheid om te plannen en begrijpen in welke richting de onderneming zich beweegt.

– Reorganiseren/modelleren;
de mogelijkheid voor organisaties om hun grenzen op het gebied van rapportages te verleggen, zowel feitelijk als pro forma. Alleen zo kunnen zij de juiste prestatie-eisen op basis van meerdere businessmodellen bepalen. Hiervoor moet een datamodel ontleed kunnen worden om zo de business daadwerkelijk te modelleren en te begrijpen.

– Ondersteuning voor end-to-endprocessen;
ondernemingen willen processen kunnen integreren en effectief automatiseren, vanaf het begin van de waardeketen tot aan de financiële rapportage. Dit willen ze kunnen doen in zo weinig mogelijk verschillende systemen, met zo weinig mogelijk aanbieders die deze ondersteunen. Dit scheelt hen ook op het gebied van integratie een hoop kopzorgen.

– Zichtbaarheid, transparantie en verantwoording;
bedrijven zoeken naar middelen waarmee ze informatie zichtbaar kunnen maken voor de verantwoordelijke medewerkers. Daarbij moeten ze aan alle regels op het gebied van compliancy en aan administratieve controles kunnen voldoen, zonder dat hiervoor de business verstoord wordt.

Neem verantwoordelijkheid
Op de ERP-midmarket zijn al diverse aanbieders actief die aan deze eisen voldoen. Geen van de grote, traditionele applicaties blijken echter aan te sluiten op de flexibiliteitscriteria die snelgroeiende ondernemingen stellen.

Beleidsbepalers bij dergelijke organisaties doen er daarom goed aan de alternatieven op de markt goed te evalueren en – misschien nog wel belangrijker – genoeg relevante informatie te verzamelen om het verschil tussen hype en realiteit in te kunnen zien.

Alleen op deze manier kan kuddegedrag bij ERP aankopen voorkomen worden. CEO’s en andere leidinggevenden moeten in het geval van de eerder beschreven ‘IT-verspilling’ meer verantwoordelijk worden gehouden voor hun ondoordachte aankoopbeleid.

Dit kan tot gevolg hebben dat je als onderneming de aanpak van de strategische planning op de korte en lange termijn moet herzien. Onderzoek toont duidelijk aan dat beleidsbepalers strategieën selecteren op basis van wat zij nu uitvoerbaar achten – niet wat zij in de toekomst nodig denken te hebben – en beperken hier hun keuzes mee.

Na een lange tijd waarin beleidsbepalers de inflexibiliteit van ERP-programma’s voor lief namen, wordt het tijd dat iemand op directieniveau simpelweg een keer ‘nee’ zegt en kiest voor applicaties die aansluiten bij de snelveranderende eisen die de moderne zakelijke wereld stelt.

De vraag die de onderneming hierbij moet stellen is of de huidige leverancier van ERP-applicaties zorgt voor een effectieve bedrijfsvoering. Als deze leverancier – zoals het leeuwendeel van de ERP-aanbieders – dit eerder verhindert dan ondersteunt, is het hoog tijd voor verandering.

JOHN VAN DECKER is voormalig senior vice president bij de in ERP-systemen gespecialiseerde adviesorganisatie Robert Frances Group. De auteur is thans werkzaam bij Gartner.