11 tips voor bestuurders om fraude te voorkomen

De branchevereniging voor accountants NBA heeft aanbevelingen gepubliceerd voor bestuurders en toezichthouders om fraude te voorkomen. De elf tips zijn uiteengezet in een rapport dat is te downloaden op de website van de NBA.

1. Zorg voor een interne gedragscode, draag deze actief uit en bespreek deze met de werknemers. Voer een zerotolerance beleid ten aanzien van het bewust niet naleven van wet- en regelgeving en gedragscode. Toezichthouders moeten erop letten dat bestuurders de voorbeeldrol vervullen.
2. Bevorder een open cultuur waarin aandacht is voor het functioneren, de prestaties en gelijke behandeling van werknemers, waarbij een marktconform beloningsbeleid wordt gehanteerd. Stuur de toezichthouders de uitkomsten van het medewerkerstevredenheidsonderzoek krijgen en bespreek te nemen acties met hen.
3. Waarborg een veilige omgeving waarin werknemers, klanten, leveranciers en andere stakeholders worden aangemoedigd problemen of misstanden te melden of bespreekbaar te maken bij een fraudemeldpunt. Het bestuur communiceert de klokkenluidersregeling aan alle relevante partijen en draagt zorg voor adequate opvolging van meldingen.
4. Hanteer een realistisch en passend beloningsbeleid, waarin prikkels die leiden tot ongewenst gedrag worden voorkomen en waarbij het beloningsbeleid wordt betrokken in de fraude risico inschatting.
5. Zorg voor voldoende diversiteit binnen het bestuur, het management en het toezichthoudend orgaan, met een evenwichtige verdeling van taken, bevoegdheden en besluitvorming.
6. Leg een adequaat systeem van inschatting van fraude- en corruptierisico’s aan, in combinatie van interne beheersmaatregelen die de risico’s mitigeren. Stel periodiek de effectieve werking van deze beheersingsmaatregelen vast en evalueer de inschatting van frauderisico.
7. Ontwikkel normen en waarden ten aanzien van het mitigeren van corruptierisico’s in zakelijke relaties met klanten, leveranciers en tussenpersonen, inclusief richtlijnen voor het accepteren en geven van geschenken, nevenactiviteiten, belangenverstrengeling, representatie en sponsoring. Voer voorafgaand aan het aangaan van een klant- of leveranciersrelatie een screening uit.
8. Training het fraudebewustzijn van alle werknemers en bestuurders, afgestemd op de aard, omvang en complexiteit van de organisatie en communiceer het belang van fraudebewustzijn, inclusief de risico’s van corruptie en van cyberfraude.
9. Zorg voor een adequate vastlegging en gedocumenteerde onderbouwing en (autorisatie van journaalposten in de administratie.
10. Communiceer proactief met de accountant in een open relatie, waarin alle aan- gelegenheden, inclusief gevoelige zaken zoals een vermoeden van fraude, niet-naleving van wet- en regelgeving en andere integriteitsissues worden besproken.
11. Stel vooraf een frauderesponsplan op dat aangeeft hoe te handelen bij bij een vermoeden van fraude, niet-naleving van wet- en regelgeving en integriteitsissues.