Effectieve financial wil dialoog, geen oordeel

Nu schrijf ik aan het laatste deel over Stephen Covey’s boek ‘Seven habits of highly effective people’. Deze gedachte is prima toe te passen op het gedrag van de finance professional. Een jaar geleden ben ik begonnen met de serie blogs over effectief gedrag van financials. Waarbij de zeven habits van Covey als inspiratiebron dienden (zie: Seven habits of highly effective reporting). Dit keer gaat het over de eigenschap: denk in dialoog, niet in oordeel.
Dat is nogal wat vind ik zelf. En daarmee vel ik al een eerste oordeel, nog voordat deze blog goed en wel begonnen is! Weinig zaken zijn uitdagender dan om van het oordeel weg te blijven en de dialoog aan te gaan. Waarbij je leiderschap toont over jezelf en de ander, in de wetenschap dat het niet alleen gaat over jouw manier, of de manier van de ander, maar dat je pas echt succes boekt als je een gezamenlijke weg weet te vinden!

Habit 7: denken in de dialoog, stap voor stap

Een goed dashboard of rapport is de ideale brandstof voor het goede (sturende) gesprek! In de vorige blogs heb ik praktische tips gegeven om verbeteringen aan te brengen in inhoud en vormgeving van deze managementinformatieproducten. Denk aan het splitsen van alarm en diagnose KPI’s, het verminderen van kleuren en signalen, het verbinden van performance drivers met outcomes en het vergroten van de data-ink ratio. Allemaal zaken die helpen om de effectiviteit van het middel te vergroten.
Daarnaast heb ik tips gegeven over de organisatie en structuur die je zou kunnen aanbrengen om deze middelen effectiever in te zetten. Denk aan het splitsen van verantwoordingsgesprekken versus sturende gesprekken, het toepassen van strategy mapping om door de bomen het bos te blijven zien en het organiseren van actiegerichte gesprekken. Als derde rode draad door het geheel heb ik met regelmaat gewezen op aspecten die het (eigen) gedrag betreffen, zoals het verdiepen in de drijfveren van een ander, je anders/open/constructief opstellen in gesprekken, het gaan vertellen van het verhaal ‘achter’ het rapport, et cetera.

Vergroot effectief leiderschap in finance

Daar waar de titel van deze blog slechts lijkt te verwijzen naar die derde rode draad, wil ik je ook nu weer meenemen in alle drie de aspecten die effectief leiderschap in finance zullen vergroten: inhoud, organisatie en gedrag. Want alleen dan kun je stappen voorwaarts zetten.

Stap1: align je dashboards op de gezamenlijke stijl ‘in sturen’

Zoals gezegd is een effectief dashboard niet het einde van het proces, maar juist het begin van een mooie dialoog. Het is geen oordeel over de prestaties van anderen, maar een instrument tot het aanzetten van een sturend gesprek. Nou merk ik in de praktijk dat een rapportage met alleen maar rode ‘stoplichtjes’ in het ene team goed werkt en in het andere team snel demotiveert. Die presteren beter als de focus wordt gelegd op de zaken die (nog) beter gaan. En zonder een oordeel te willen vellen over wat effectiever zou kunnen zijn in sturing, bepleit ik dat het vinden van een modus waarin het rapport aansluit op de stijl van sturen in het (management of directie-) team de ideale route is.
Dit kan betekenen dat je in de achterliggende techniek iets moet doen om de dashboardstijl ‘rood’ versus dashboardstijl ‘groen’ te kunnen aanzetten; of actiegerichte KPI’s meer in beeld te brengen; of meer verbinding met einddoelen zichtbaar te maken. Bedenk vooral ook dat de lampjes zoals ik hiervoor benoem alleen maar dienen voor het richten van de aandacht. En dat je ook kunt kiezen voor een neutrale kleur als pre attentive attribute.

Wat zie je liever: rood of groen?

Wat het ook is, mijn stelling is dat je met behoud van het onderwerp van sturing op verschillende manieren de dialoog kunt voeren. En aangezien het dashboard of rapport daarvoor als brandstof dient, heeft dit gevolgen voor de ‘look & feel’ ervan. Je kunt er ook voor kiezen om met regelmaat te switchen van stijl, zodat gedurende de tijd diverse perspectieven op tafel komen en ieders voorkeuren zo nu en dan worden meegenomen zodat men zich daarin kan herkennen. Dat helpt bij het delen van eigenaarschap.

Stap 2: organiseer rollen en nut talent uit

Nou heb ik net gesteld dat het rapport of dashboard niet aan het einde, maar juist aan het begin van het proces van een goede dialoog staat. Dat klopt, maar ondertussen gaat er ook een proces aan vooraf als het gaat over de verschillende taken en rollen in reporting. Denk aan het verzamelen, opschonen en integreren van data. Of aan het ontwerpen en bouwen van rapporten. Denk aan het implementeren ervan inclusief alle veranderkundige uitdagingen.
Denk natuurlijk aan het gebruik. Aan grondige analyse, aan creatieve scenario building, aan aanspreken op actie en resultaat. Aan het maken van een gedegen plan. Enzovoort. Leiderschap in reporting onderkent deze verschillende rollen en ziet ieders talent om samen te komen tot oplossingen die werken en duurzaam zijn.

Een deel van het Decido-team

Wat betekent dat? En wat heb je dan te doen? Eigenlijk is het eenvoudig. Ga de dialoog aan in je team. Verwonder jezelf over de hoeveelheid talent die er vlak voor je staat. Blijf daarbij weg uit het oordeel. Verwacht niet alles van iedereen. Verwachtingen leiden meestal tot teleurstelling. Werk omgekeerd! Niet iedereen is een generalist. Niet iedereen wil dat zijn. En je moet ook geen team hebben met alleen maar alleskunners, want die krijgen geheid ruzie met elkaar.
Ook generalisten zijn nodig! De kracht van het effectieve Finance & Control team zit ‘m in het slim organiseren van ieders talent, in een dialoog die gericht is op inclusie en continue verbetering. Voer deze dialoog met regelmaat, maak het onderdeel van sprint reviews of hoe je het intern (agile of niet) ook hebt georganiseerd.

Stap 3: neem regie op je ‘inner dialogue’

Ik denk dat je je, net als ik, regelmatig in een lastige situatie bevindt. Niet omdat je een brokkenpiloot bent, maar omdat er altijd wel zaken op je pad komen die je lastig vindt om mee te dealen. Zo vind ik het lastig om rustig te blijven als de dingen niet helemaal gaan zoals ik denk dat het zou moeten. Ik heb dan de neiging de veroorzaker ervan (ben ik zelf natuurlijk nooit) erop aan te spreken, klem te zetten, en indien er dan nog weerstand is, deze persoon verbaal in kleine mootjes te hakken. Je snapt dat ik dit natuurlijk nooit doe.
Maar het schiet me altijd wel door het hoofd en eist heel veel aandacht. Het maakt ook dat ik er een ongewenste emotie aan toevoeg. En dat komt omdat we als mens in ons brein een tweetal denksystemen hebben (eerder beschreven) waarvan het eerste denksysteem ‘automatisch’ betekenis (en daarmee een oordeel) toekent aan elke waarneming. De kleur rood krijgt direct betekenis. De lastige situatie levert meten een oordeel en daarmee emotie op.

De ‘cirkel van 8’ beschrijft deze interne reflex mooi, en biedt een kader om er bewust aan te ontsnappen. De onderste cirkel biedt herkenning op je snelle oordeel en duidt waarom het leidt tot vastzitten in ineffectief gedrag. Ook geeft het aan dat het versterkend werkt als je er niet aan ontsnapt. 

Bron: cirkel van 8

De bovenste cirkel geeft het inzicht waarmee je kunt ontsnappen aan je eigen valkuil in oordeel. Deze start met het (h)erkennen van de situatie waarin je zit. En doet daarmee een appel op je leiderschap. Wat voor leider wil je eigenlijk zijn? Eentje die mokkend in de hoek blijft zitten? Nee, eentje die op een goede manier omgaat met lastige situaties. Iemand die eigenaarschap serieus neemt en toepast. En daarbij werkt vanuit eigen kracht en talent.
Ik denk dat je het volgende ook herkent, zeker in de hiervoor beschreven ‘lastige’ situaties. De momenten waarop je niet helemaal relaxt en ‘zen’ in je vel steekt. Die stemmetjes in je hoofd. Let er maar eens op. Het is er niet eentje, het zijn er meerdere. Allemaal strijden ze om aandacht. Er is een stemmetje die je zegt dat het niet genoeg is allemaal, dat je eigenlijk meer had moeten doen. En een stem die je zegt dat je andere dingen had moeten doen. En beter. En zo zijn er nog meer.
Waarvan de ‘drammer’ en de ‘perfectionist’ die ik hierboven heb beschreven graag vooraan staan en proberen de boel te overschreeuwen. Deze stemmetjes (van je ego/brein) zijn treffend beschreven door Hal en Sidra Stone, een wereldberoemd therapeutenechtpaar uit de VS. Zij stellen dat ieder mens verschillende stemmetjes in het hoofd heeft, als ware het passagiers in de bus (waarvan jij de bestuurder bent). Afhankelijk van hoe je ben geworden wie je nu bent hebben sommige stemmetjes veel plek en andere minder. De oordelende toon is vaak oorverdovend, terwijl de blije stemmetjes (die er ook zijn!) bijna geen plek meer hebben. Jouw leiderschap betreft ook het aangaan met de dialoog in jezelf. Ga in gedachten eens als toeschouwer zitten in je ‘bus’. Luister naar die stemmen – zonder oordeel.
Laat het allemaal maar eens voorbij trekken: herken de patronen, de stemmen die je veel hoort en de stemmen die vooral lijken te zwijgen. Pak dan de regie. Je bent tenslotte de bestuurder van je eigen bus! Zeg tegen sommige stemmen gerust dat het even minder mag. En vraag andere stemmen ook eens naar wat zij voelen en wensen. Geef daar aandacht aan. Dat doet ze groeien waardoor je beter in balans komt. Daar word je ‘zen’ van. En een fantastisch leider in finance!
…en actie!

Tips om aan de slag te gaan

In deze blog heb ik drie stappen beschreven met tips om aan de slag te gaan. Het helpt je om effectiever om te gaan met aandacht en het gebruiken van signalen in rapportages. Nog even de belangrijkste tips:

Align je dashboards en rapporten: je kunt met behoud van het onderwerp van sturing op verschillende manieren de dialoog voeren. Afhankelijk van je team/doelgroep ‘richt’ je dit middel op de aard van de dialoog die je wenst te voeren en die het meest effectief blijkt. Switch zo nu en dan zodat verschillend perspectief een plek krijgt in de dialoog.
Organiseer rollen en nut talent uit: de kracht van het effectieve Finance & Control team zit ‘m in het slim organiseren van ieders talent en in de dialoog die gericht is op continue verbetering. Leiderschap in reporting onderkent deze verschillende rollen en ziet ieders talent om samen te komen tot oplossingen die werken en duurzaam zijn.
Neem regie op je ‘inner dialogue’: ontsnap aan je reflex waarin het oordeel op de loer ligt en je vastloopt in verzet. Ga het gesprek aan met en in jezelf en ontdek dat je meer bent dan die paar schreeuwers die voortdurend het woord willen voeren. Vind je balans en wordt een leider!

Dit is het laatste deel van deze serie van zeven blogs over Covey. Mocht je willen reageren, stuur dan een mail (charles@decido.nl). Charles van der Ploeg is eigenaar van organisatieadviesbureau Decido, gespecialiseerd in strategie-versnellen. Hij heeft ruim 25 jaar ervaring in binnen- en buitenland op gebied van strategie, management reporting, besturing en verandervraagstukken en is mede-auteur van ‘Cruise. Control?’  Van der Ploeg studeerde bedrijfseconomie aan de Universiteit van Groningen en was onder meer directeur van Oasis en Ordina Visionworks.
Binnenkort verschijnt een korte serie blogs over IBCS en de toepassing ervan in jaarverslagen.