Een update rondom fraude: ‘Een ander slot op de deur werkt niet’

“Fraude is van alle tijden”, “Fraude kan niet worden voorkomen”, “Fraude kan meestal niet door de controlerend accountant worden gedetecteerd.” Aldus Bart Bruin, forensisch accountant en directeur van forensisch onderzoeksbureau Integis. En docent van de NBA-cursus ‘Update rondom fraude’. “Ook al kan fraude niet worden uitgebannen, je kunt fraude wel tegengaan. Wij leggen aan de hand van praktijkvoorbeelden uit hoe dat het beste kan.”

Als iemand iets wil stelen, dan zal hij net zo lang zoeken totdat hij een weg vindt. Je houdt dat uiteindelijk niet tegen met grotere sloten of strengere straffen. Zo is het ook met fraude, zegt Bart Bruin RA, forensisch accountant en directeur van forensisch onderzoeksbureau Integis. Eerder werkte hij bij de Belastingdienst, werkte hij voor de Centrale Recherche Informatiedienst mee aan allerlei onderzoeken naar witwassen en andere strafrechtelijke onderzoeken. Hij is directeur geweest van de forensische afdelingen van EY en PwC. In de afgelopen jaren is hij bij diverse fraudezaken ingeschakeld als expert, van de fraude waar woningcorporatie Vestia bijna aan ten onder is gegaan tot de vastgoedfraude bij SNS Bank. En – is zijn ervaring – keer op keer blijkt dat wie kwaad in de zin heeft, altijd wel gelegenheid zal vinden om te frauderen. “Fraude is van alle tijden”, zegt hij. En: “Fraude kan niet worden voorkomen”

Toch blijkt keer op keer dat men – de maatschappij, bedrijven en accountants voorop – fraude probeert tegen te gaan door ‘de sloten op de deur te vernieuwen’, zoals Bart Bruin stelt. Dat wil zeggen: door bedrijven allerlei risicobeheersings- en controlesysteem op te laten tuigen om risico’s zoals fraude te verkleinen. Door allerlei interne en externe audit commissies en compliance officers aan te stellen, waarbij de ene partij de andere controleert. Door de Autoriteit Financiële Markten (AFM) te laten controleren of accountantskantoren wel controleren of ze al het mogelijke doen wat in hun vermogen ligt om fraude te bestrijden. En – de laatste wettelijke maatregel – door te eisen dat er forensische accountants moeten worden ingezet bij wettelijke controles en dat er in de jaarrekening een paragraaf moet komen dat er op mogelijke fraude is gecontroleerd. Meer regels, kortom, om toekomstige misstappen te voorkomen.

Fraude vaststellen lastig
“De gevolgen van fraude kunnen ook heel groot zijn. Financiële schade om te beginnen, al overleeft een organisatie dat meestal nog wel. Maar dan is er ook nog de imagoschade: die is vaak enorm. Denk aan de derivatenfraude bij Vestia en de fraude bij Laurentius. Dat soort integriteitsschendingen heeft bijgedragen tot een negatief imago van de hele sector. Woningcorporaties hebben allerlei regels opgelegd gekregen, en zijn in hun bewegingsvrijheid beperkt. Daar ondervindt de hele maatschappij nadeel van. Tot slot is er nog de emotionele schade, bij onschuldige mensen die werken voor een organisatie waar fraude heeft plaatsgevonden.”

Begrijpelijk dus, al die regels tegen fraude. “Maar een ander slot op de deur werkt niet”, zegt Bruin. Uiteraard wordt het de fraudeur daardoor lastiger gemaakt. “Ik ben dan ook voor het besluit om forensische accountants bij de controle te betrekken. Natuurlijk moeten accountants fraudepreventie in hun portefeuille opnemen.”
Maar alle regels en controlemaatregelen zullen nooit afdoende zijn. Ook de controlemaatregelen die de accountant kan nemen niet. Verwacht niet dat hij tijdens een controle van de jaarcijfers veel frauduleuze handelingen boven tafel zal krijgen, zegt Bruin. “De praktijk leert dat fraude meestal helemaal niet door de accountant kan worden gedetecteerd.”

Waarom niet? “Omdat een grote groep mensen in een bedrijf samenspant om de administratieve organisatie en interne controlemaatregelen te omzeilen, bijvoorbeeld. Of omdat iemand in een bedrijf volgens een ‘kickback-constructie’ opdrachten heeft verstrekt, en bedragen laat storten op zijn privé-bankrekening of de bankrekening van zijn eigen BV of de onderneming van zijn vrouw. Of er worden valse facturen opgesteld om de omzet hoger te laten lijken – meer dan een kleurenprinter en een mooi logo zijn daar niet voor nodig.”

Allemaal zaken kortom, die niet of nauwelijks sporen achterlaten in de administratie, en die dus heel lastig te achterhalen zijn voor een controlerend accountant. Daarvoor is het bedrog te geraffineerd, en goed verhuld dat iemand die de jaarrekening controleert er niet snel achter zal komen. Een forensisch accountant zoals Bruin eerder: “Wij hebben veel meer middelen tot onze beschikking dan een controlerend accountant: we interviewen mensen, wij spitten mailboxen door, soms lichten we zelfs de inhoud van telefoons.”

Fraudepreventie mogelijk
Maar ook de forensisch accountant zal misstanden volgens deze methode veelal alleen achteraf kunnen vaststellen, en misschien aanbevelingen geven hoe herhaling kan worden vermeden. Terwijl dat natuurlijk het streven is van elke organisatie die fraude wil bestrijden: preventieve maatregelen nemen. Het goede nieuws is: dat kan. Al is fraude dan niet helemaal uit te sluiten, het tegengaan van fraude is wel mogelijk. Niet alleen door – zie boven – allerlei maatregelen te nemen en ‘het slot op de deur’ goed dicht te draaien. Maar ook door naar menselijk gedrag te kijken en rekening te houden met de cultuur van de organisatie. Want: “Zelfs de grote, schijnbaar complexe zaken zijn in de basis meestal vrij simpel. Het is ook niet zo moeilijk om signalen te zien die erop wijzen dat er een hoog risico op fraude is.”

Tijdens de NBA-cursus ‘Update rondom fraude’ gaan Bart Bruin en mede-docent Karin Koppers van Integis aan de hand van allerlei praktijkvoorbeelden in op hoe controllers en cfo’s in hun organisatie signalen kunnen herkennen én hoe ze het beste fraude kunnen proberen te voorkomen. “Als je alleen maar volledige integere mensen in een organisatie hebt, is de kans op fraude erg klein. Kijk daar dus naar. Maar al te vaak wordt een fraudeur ergens wel ontslagen, maar wordt er geen aangifte tegen hen gedaan. Wat als zo iemand een nieuwe baan krijgt? Is zo iemand wellicht opnieuw tot fraude in staat? Zeker als iemand op een sleutelpositie solliciteert, moet je je dat soort vragen stellen. Een goed antecedentenonderzoek is dan wel het minste wat je kunt doen om fraude te voorkomen.”

Zeer belangrijk is ook het voorbeeldgedrag van leidinggevenden in een organisatie. Als die niet zuiver op de graat zijn, hoe kunnen ze dat dan wel verwachten van hun medewerkers? Hoe gaat men om met integriteitsschendingen? Is dat state of the art of maakt men er een potje van? Wordt er bijvoorbeeld niet met verschillende maten gemeten als het om fraude gaat? “Je ziet nog wel eens dat een directeur die zich schuldig maakt aan integriteitsschendingen er met een lichte waarschuwing van af komt. Maar als het het hoofd van een magazijn is, dan wordt deze met stoom en kokend water op staande voet ontslagen. Zo’n verziekte cultuur werkt al gauw fraude in de hand.” Hoe zit het met het meenemen van integriteitsaspecten in de dagelijkse gang van zaken? En hoe wordt er met klokkenluiders om gegaan?

Meer fraudebewustzijn
Het zijn maar enkele vragen die tijdens de cursus aan de orde komen. Doel van de cursus is in de eerste plaats vergroting van het ‘fraudebewustzijn’, zoals Bruin het noemt. Wat is fraude nu eigenlijk? Enkele theoretische begrippen en inzichten komen aan de orde (voor de liefhebbers: uitleg over een eigen invulling van de ‘fraudedriehoek’ zal niet ontbreken). Daarnaast zullen deelnemers aan het denken worden gezet over hoe ze zelf met fraude omgaan. “Soms wordt het binnen een organisatie wel geaccepteerd dat mensen wel eens een flesje tipp-ex meenemen. Maar twee euro uit de kas wordt als diefstal gezien. En zes flesjes tipp-ex ook! Waar de grens dan precies ligt, kun je je afvragen. Door over dat soort kwesties te discussiëren, krijgen deelnemers beter inzicht in de normen die er gelden – ook in de normen binnen hun eigen organisatie.”

Sommige organisaties zullen fraude altijd wel blijven zien als ‘collateral damage’, besluit Bruin. Maar vaker zal een groter fraudebewustzijn leiden tot een sterkere behoefte om fraude tegen te gaan. Tijdens de cursus krijgen de deelnemers aanbevelingen welke maatregelen ze dan het beste kunnen nemen. Heel concreet: “Wat moet er gebeuren als er een vermoeden van fraude is, bijvoorbeeld? Bij welke afdeling moet iemand die een vermoeden van fraude heeft dat melden? En wat dan? Welke vervolgstappen moeten er komen als blijkt dat het vermoeden gegrond is? Moet er een advocatenkantoor worden ingeschakeld? Een forensisch accountantskantoor? Of misschien een recherchebureau? En mag je iemand die van fraude wordt verdacht ontslaan?”

Bruin denkt dat veel deelnemers na afloop een draaiboek zullen opstellen waarin ze vastleggen wat er moet gebeuren als er signalen van fraude zijn. “Ik denk dat de meeste deelnemers wel overtuigd zullen worden van de noodzaak van zo’n draaiboek. We proberen ze in elk geval de juiste mindset mee te geven dat dit de hoogste prioriteit heeft.”