Een periode afsluiting zonder overwerk pizza’s, kan dat?

Door Bart Peijnenburg

Finance teams deden het afsluitingsproces periode na periode op dezelfde manier. COVID gooide echter roet in het eten. Het verstrekken van financiële informatie is essentieel voor de werking van elke organisatie. Dus toen we thuis moesten werken, was er geen optie om te zeggen: “Hé, laten we de boeken deze periode eens niet sluiten.”

We werden genoodzaakt om dit proces op afstand uit te voeren. Het proces werd echter niet echt verbeterd of veranderd, we deden gewoon hetzelfde als altijd, maar dan op afstand. We leveren de gewenste financiële rapporten op en het “werkt” – dus waarom repareren wat niet kapot is?

Dit is het moment dat bedrijven en organisaties kunnen aangrijpen om verbeteringen in het R2R-proces te omarmen. Overal waar je een afsluitingsproces kunt automatiseren, standaardiseren of centraliseren, is er een potentieel voor verbetering. Technologie blijft dit jaar na jaar mogelijk maken.

De financiële afsluiting heeft veel aspecten. De hard close, fast close, soft close en continuous accounting zijn allemaal termen die naast elkaar actief kunnen zijn, ze vervangen elkaar niet. Laten we beginnen met het bespreken van elk:

De hard close
Elke periode (maand, kwartaal, jaar) is het meestal verplicht om financiële rapporten op te stellen. Nauwkeurigheid is van het grootste belang. Het is essentieel voor leidinggevenden op C-niveau om absoluut vertrouwen te hebben in de cijfers die ze rapporteren. In veel situaties is naleving van de wet verplicht. Bovendien moeten financiële organisaties inspelen op de toenemende externe controle.

De fast close
Hoe kunnen we de doorlooptijd van het afsluitproces zo efficiënt mogelijk maken? In mijn rol als consultant adviseer ik al meer dan 20 jaar hoe bedrijven sneller hun boeken kunnen sluiten. Snelheid, efficiëntie en betrouwbaarheid zijn altijd de sleutelwoorden geweest. De piek zit altijd kort voor en na het einde van iedere periode. Lange werkdagen maken is helaas de gangbare praktijk waarbij overwerk pizza’s vaak nodig zijn.

De soft close en continuous accounting
In een traditioneel afsluitingsproces wachten we tot het einde van de periode om afsluitingsprocessen op te pakken. Met continuous accounting spreid je veel periode afsluitingsprocessen over de periode. Hierdoor verloopt de periodeafsluiting sneller en is er beter financieel inzicht gedurende de periode. Het is belangrijk om te begrijpen dat Continuous accounting geen harde afsluiting vervangt. Er zal altijd een harde afsluiting zijn en er zullen altijd financiële overzichten moeten worden gerapporteerd aan het einde van de periode.

Als accountants weten we dat niet alle activiteiten gedurende de periode kunnen worden uitgevoerd, maar veel wel. Daardoor krijgen we eerder inzicht en de mogelijkheid om sneller zaken te corrigeren. Door technologie kunnen we continuous accounting ondersteunen. Voorbeelden zijn dat we bepaalde lang lopende batch jobs (kostenallocatie voor margeberekeningen) nu real time kunnen laten verlopen. Dat we posten op bepaalde tussenrekeningen (goederenontvangst/ factuurontvangst rekening) gedurende de maand kunnen matchen met behulp van machine learning maar ook dat we bepaalde verwachte financiële cijfers (nog niet geboekte omzet) kunnen boeken in aparte ‘predicitive ledgers’.

We kunnen nu tussentijdse een soft close uitvoeren en inzicht krijgen in de organisatie gedurende de periode en daar waar nodig de business bijsturen. We kunnen het beheer en de controle van de activiteiten verbeteren en onmiddellijke beslissingen mogelijk maken.
Volgens benchmarks duurt een afsluiting aan het einde van de maand ongeveer 6 tot 10 dagen, terwijl een cyclus van de jaarafsluiting ongeveer 30 werkdagen duurt. Kortere sluitingscycli kunnen helpen om de kosten te verlagen en middelen en tijd vrij te maken voor meer waarde toevoegende taken, zoals de analyse van financiële resultaten of het uitvoeren van simulaties en voorspellingen om de besluitvorming te ondersteunen. Efficiëntie in de maandafsluiting kan worden bereikt door meerdere factoren. Er zijn allerlei factoren zoals kennis, middelen en organisatiestructuren die een aanzienlijke impact hebben – maar ook de geïmplementeerde systemen, de technische doorlooptijden van afsluittaken en de juiste keuze van een moderne close orkestratie -oplossing kan de snelheid van het proces enorm verbeteren.

Continuous accounting is de toekomst van boekhouding. Het gebeurt op dit moment! Het is een paradigmaverschuiving die de functie van financiële afdelingen in veel bedrijven transformeert.

De trend naar automatisering en het genereren van inzichten is niet nieuw. Door de constante focus op automatisering zien we nu wel dat veel regelmatig terugkerende handmatige taken overbodig worden. Bovendien zal het systeem zelf automatisch zakelijke inzichten identificeren en markeren – sneller dan analisten die gegevens doorzoeken – en de informatie naar de juiste teams sturen. Deze innovaties gecombineerd zullen de financiële afdeling transformeren naar de schaal die nodig is en de feiten die nodig zijn om de groeiende behoeften van het bedrijf te ondersteunen. De pizza’s kunnen nu gewoon besteld worden voor bij een gezellige Netflix film ipv tijdens het overwerken.

Bart Peijnenburg is Solution Principal Financials bij SAP Nederland B.V.