Een papierloze financiële administratie, hoe doe je dat en wat zijn de voordelen?

Decos stopte rigoureus met het verbruiken van papier. “Alle 60 medewerkers kregen een iPad en papier werd per direct verbannen”, vertelt Finance manager Nico de Mooij. “Als je papier verbruikt, moet je bomen kappen. En hoe meer papier je gebruikt, hoe meer bomen je moet kappen. Dat houdt een keer op. De techniek is er en wij maken zelf software om papierloos te werken. Dan moeten we natuurlijk ook het goede voorbeeld geven.”

Welke processen zijn papierloos
Alle processen die je kan bedenken, voert Decos papierloos uit. “Het begon met papierloos vergaderen, waar we zelf de app “Minute” voor hebben ontwikkeld. In die app kan je de agenda samenstellen, notuleren en documenten toevoegen. Vervolgens hebben we de administratie aangepakt. Nu verwerken we inkoop- en verkoopfacturen digitaal in ons boekhoudpakket.”

Ook de afhandeling van arbeidscontracten verloopt volledig digitaal. “Dat is een kwestie van digitaal ondertekenen. Op dezelfde manier ondertekenen we onze offertes. We hebben zelfs een afspraak met de Belastingdienst dat wij de verzoeken – die men normaal schriftelijk indient – via de mail mogen doen. En dat ze dat dan ook als wettelijk zien en in behandeling nemen.”

De laatste stap was een papierloos toilet. Sinds enkele jaren heeft Decos douchewc’s die toiletpapier overbodig maken, dankzij een ingebouwde douche en föhn. Al is dit niet een heel groot succes. “Ik moet bekennen dat ik zelf ook blij ben dat er nog wc’s mét toiletpapier zijn. We houden vast aan dat kleine beetje papier dat we nog hebben.”

Hoe krijg je medewerkers mee?
“Papierloos naar de wc gaan is het enige wat ons moeite kost, want papierloos werken was echt zo gedaan. Iedereen die hier werkt is een tech freak. Dat straalt ons pand ook uit. Als je niet van tech en gadgets houdt, pas je er niet bij.”

De mensen die echt niet papierloos willen werken, hebben een probleem. Bij Decos mag er gewoonweg geen papier gebruikt worden. “We behandelen onze partners en leveranciers op dezelfde manier. Als je de facturen niet digitaal opstuurt, ben je geen Decos leverancier. Zo simpel is het. We verwachten van de bakker op de hoek natuurlijk geen XML-facturen, dan is een scan voldoende.”

“Bij de contracten hanteren we dezelfde norm. We zijn zelfs van bank geswitcht omdat onze oude bank de contracten niet digitaal wilde ondertekenen.”

De ROI van papierloos werken
“Nu we papierloos werken, werken we veel efficiënter en besparen we tijd. Dat zien we terug in allemaal ogenschijnlijk kleine dingen: het zoeken naar documenten, het overtypen van gegevens, maar ook in zaken als het niet steeds naar de printer hoeven te lopen. Echter is die return on investment niet uit te drukken in cijfers.”

Waar Decos wel duidelijk verschil ziet, is de administratie. “Het kost veel tijd om facturen af te handelen. Dankzij het digitaliseren van de inkomende factuurstroom in ProActive, hebben we minder mensen nodig om de facturen te verwerken. De software herkent de meeste getallen en omschrijvingen op facturen, waardoor de verwerkingstijd omhoog schiet. Dat scheelt ons in het aantal fte’s.”

Een bos bespaard
Een kanttekening is dat de ROI soms ook negatief kan zijn. Als je een iPad over drie jaar afschrijft, kost dat meer dan het papier dat je zou kopen. “Daaruit blijkt ook dat wij het niet voor het financieel gewin doen. Wij geloven zo sterk in een duurzame toekomst, dat het allemaal best meer mag kosten. Onze elektrische hybride leaseauto’s bijvoorbeeld, zijn duurder in de aanschaf dan auto’s met een conventionele verbrandings- of benzinemotor. Maar dat mag, want dat is beter voor onze toekomst.”

Met papierloos werken bespaart Decos anderhalve boom per jaar, per medewerker. “Als je dan alle jaren bij elkaar optelt, dat we dit doen, kan je bereken dat we inmiddels al een bos bespaard hebben. Daar doen we het voor.”