Dynamische sturing in turbulente tijden #6: ‘Exploreren en industrialiseren’

Niemand kan de toekomst voorspellen, maar één ding staat als een paal boven water, veranderingen gaan steeds sneller en worden steeds ingrijpender.

Hoe u daarmee om kan gaan behandelt Fred Conijn in zijn blogs over dynamische sturing.

Het lerend vermogen van een organisatie en medewerkers is cruciaal om slagvaardig te acteren. De organisatie moet zich flexibel ontwikkelen. Als de leerpunten van de één na laatste verandering zijn doorgevoerd, hoef je je alleen maar te concentreren op de impact van de laatste ingrijpende verandering…

In blog 5 (‘Discipline creëert tijd, vrijheid en flexibiliteit’) is aangegeven hoe het ‘Interactive control system’ hieraan bijdraagt door periodiek na te gaan in hoeverre het besturingsmodel nog steeds werkt zoals bedoeld en resulteert in het gewenste gedrag. Mocht dat niet meer zo zijn, door ingrijpende veranderingen of voortschrijdend inzicht leidt het tot aanpassingen in de spelregels of de indicatoren. Dat werkt goed voor de besturing.

Voor innovaties en het ontdekken van waarde voor het bedrijf is meer nodig. Een actueel voorbeeld is het inzetten van zogenaamde ‘datalabs’ om na te gaan op welke wijze we waarde kunnen creëren met data. Dit is zinvol als er sprake is van frequente en ingrijpende wijzigingen in de zowel de omgeving en als in de behoeften. Het kan ook zijn dat er nieuwe data bronnen beschikbaar komen, bijvoorbeeld externe data, waarvan we willen weten wat de waarde is.

Kenmerkend voor de aanpak is het werken met prototypes, flexibele tools en een aanpak die gericht is op ‘out of the box’ denken. De teamsamenstelling vereist een combinatie van zakelijke, creatieve en technische vaardigheden. Alle teamleden zijn zich ervan bewust dat het erom gaat iets te leren op basis van ervaringen die men opdoet. Dit wordt wel de exploratiefase genoemd. Het gaat in deze fase primair van het ontdekken van waarde voor het bedrijf.

Door een duidelijk GO/NO GO moment wordt gezorgd dat je niet blijft experimenteren, maar dat je ook kritisch kijkt of de leerervaringen en ‘ontdekkingen’ waardevol zijn, of kunnen zijn. Op dat moment wordt bepaald of we de ‘ontdekking’ willen doorvoeren in de reguliere bedrijfsactiviteiten. Het expliciet inbouwen van deze stap is cruciaal. Bij RWS zijn een aantal jaar geleden door het datalab de mogelijkheden onderzocht van wat je kan doen met data over het gebruik van de wegen. De betrokken medewerkers waren heel enthousiast. Na zes weken ging het datalab aan de slag met het volgende project en moesten de medewerkers doorploeteren met hun oude data.

Als blijkt dat de ontdekking waardevol is kan het leiden tot een GO besluit. Men gaat de ontdekking industrialiseren. Dit omvat onder andere: het integreren in de reguliere informatievoorziening en bedrijfsprocessen, zorgen dat wordt voldaan aan alle interne en externe regels t.a.v. data kwaliteit, privacy, beveiliging e.d. en natuurlijk het trainen en instrueren van medewerkers. Kortom industrialiseren omvat alles wat je moet doen om het een onderdeel te laten zijn van het reguliere werk. Er wordt dus expliciet onderscheid gemaakt tussen: het creatieve ‘out of the box’ denken om kansen te ontdekken en het pragmatische operationaliseren van de ontdekte kansen. Dat is goed. Het vereist namelijk niet alleen heel andere vaardigheden en competenties. Het vereist ook een heel andere manier van denken en een andere aanpak.

Door de huidige turbulentie en ingrijpende veranderingen die dat met zich meebrengt is het zaak te investeren in het exploreren door daar tijd en middelen voor vrij te maken. Een intentie namelijk kan alleen leiden tot een actie en gewenst gedrag als je beschikt over de middelen.…. Hoe je daarvoor zorgt komt aan de orde in de volgende blog.

Heeft u vragen, opmerkingen of iets anders wat u wilt delen…. mail naar…. Dynamic.Control@ziggo.nl… Elke mail krijgt antwoord en bij veel reacties wordt er in de blog aandacht aan besteed.

Fred Conijn is managing consultant bij DynamicControl.NL. Hij is dé expert in Nederland op het gebied van het toepassen van dynamische sturing. Fred is verbonden geweest aan de business universiteit Nyenrode als docent Management Control. In 2014 heeft hij het ‘Business Design Developing Expert Program’ van de Henley Business School afgerond. Sinds 1997 doet Fred onderzoek naar ontwikkelingen in de besturing van organisaties.

Zijn praktijkervaringen en onderzoeksresultaten zijn gepubliceerd in meer dan honderd artikelen en zeven boeken. Zijn laatste boek ‘Dynamische sturing in turbulente tijden’ is in mei 2021 verschenen. Fred is docent Datagedreven Management Control bij het NBA. Hij behandelt de stof uit het boek en begeleidt de deelnemers bij het toepassen en bedrijfsspecifiek maken van dynamische sturing voor hun eigen organisatie.