Duurzaamheidsverslag moet meer bijdragen aan duurzame strategie

Door Dick de Waard, partner bij Ernst & young en expert op het gebied van duurzaamheidsverslaggeving

Duurzaamheid, sustainability, maatschappelijk verantwoord ondernemen, groen, milieuvriendelijk. De benamingen en definities verschillen al, laat staan de praktische uitwerkingen van het thema. Hoe je het ook noemt, feit is dat steeds meer organisaties duurzaamheid in hun bedrijfsstrategie integreren. Veelal gebeurt dit volgens de Triple P-benadering, met aandacht voor people, planet en profit.

Ondernemingen die de ontwikkelingen op duurzaamheidsgebied negeren, gaan op termijn kopje-onder. Zeker in de bouw, chemie, financiële sector en elektronica dringt dit door. Maar kiezen voor groen betekent tegelijk een toenemende vraag van aandeelhouders, consumenten en andere stakeholders naar openheid. Ook de groeiende regelgeving versterkt de roep om informatie. Reden waarom er steeds vaker wordt gekozen voor een duurzaamheidsverslag, hoewel de wettelijke verplichting daartoe ontbreekt.

Het Global Reporting Initiative, wereldwijd de geaccepteerde norm voor duurzaamheidsverslaggeving, vormt meestal de referentiestandaard. Een volgens de GRI-G3 opgesteld duurzaamheidsverslag geeft een goed beeld van duurzame kansen en risico’s, zowel qua inhoud, eisen en kwaliteit als afbakening. Hierin legt de onderneming vast welke gevolgen haar handelen heeft voor milieu en klimaat. Ook gaat het over zaken als ethisch gedrag, en hoe integer er met medewerkers wordt omgegaan. De laatste tijd draait het erg om de CO2-emissies, maar dat is maar één aspect. Uiteindelijk gaat het om een scala aan zaken. 

Goede dialoog
Groeiende populariteit betekent niet automatisch ook groeiende kwaliteit. Veel ondernemingen worstelen met de inhoud van het duurzaamheidsverslag. Dit beeld wordt bevestigd door diverse onderzoeken van Ernst & Young, waaronder Duurzaamheid in de aanbieding (2010), De balans opgemaakt (2007) en Keep the Balance Steady (2009). Veel ondernemingen zoeken nog naar de juiste toon, parameters en kwalitatieve informatie. Ook de onderwerpkeuze, de mate van detaillering en de balans tussen thema’s en openheid blijft lastig.
________________________________________________________________________________

Thema CFO Day 2011 bekend gemaakt: Value Driven Corporate Sustainability

Zie ook het dossier.
________________________________________________________________________________

De rode draad is dat er – relatief gezien – nog te weinig rekening wordt gehouden met de informatiebehoefte van stakeholders. Dit uit zich in een aantal kwalititeitscriteria, waaronder relevantie. De kernboodschap, hoe maatschappelijk verantwoord ondernemen (mvo) in de onderneming is verankerd, blijkt soms moeilijk te herleiden. Er wordt veel aandacht aan de volledigheid van onderwerpen besteed. Met als gevolg dikke verslagen, die ten koste gaan van de kwaliteit.

Focussen op stakeholders en diepgang geven aan maatschappelijk relevante onderwerpen, gerelateerd aan de bedrijfsactiviteiten, verhoogt de kwaliteit. Hieronder valt ook de begrijpelijkheid: de informatie in het verslag moet helder zijn en afgestemd op de lezer, zodat misinterpretaties voorkomen worden. Deze aspecten zijn onlosmakelijk verbonden met goed stakeholdermanagement. Tenslotte vormen de wensen en verwachtingen van belanghebbenden het uitgangspunt van het duurzaamheidsbeleid. Een goede dialoog is medebepalend voor het succes van de strategie, maar ook van de kwaliteit van het verslag.

Dilemma’s
Hoewel ondernemingen een duidelijke visie op het duurzaamheidsverslag hebben, ontbreekt het regelmatig aan een heldere vergelijking tussen de duurzaamheidsprestaties. Zo zijn doelstellingen niet altijd vertaald naar gekwantificeerde KPI’s, of zijn ze vaak substantieel gewijzigd ten opzichte van het jaar ervoor. Ook worden meetmethoden en definities niet altijd duidelijk toegelicht. Dat is gevaarlijk, want door inconsistente verslagen lijken ontwikkelingen gunstiger dan ze in werkelijkheid zijn en gaat het nut van doelstellingen verloren. Het gevolg is dat stakeholders de voortgang op duurzaamheidsgebied slecht kunnen volgen.

####

Daarom is een toelichting bij de ontwikkeling van de prestaties – in de tijd en ten opzichte van doelstellingen – zo belangrijk. Tenslotte draait het bij duurzaamheid om trends en niet zozeer om het absolute cijfer. Overigens wordt de betrouwbaarheid van de informatie ook versluierd, doordat ondernemingen met hun openheid worstelen. Het duurzaamheidsverslag moet evenwichtig zijn: met een goede balans tussen negatieve en positieve berichtgeving. Toch slaat het vaak naar het laatste door.

De echte dilemma’s, waarmee ondernemingen zelfs in de publiciteit zijn geweest, ontbreken regelmatig. Assurance kan hierbij helpen, omdat de controle er extra aandacht aan besteedt. Een praktijkvoorbeeld: een onderneming kiest voor een oplossing waarin de invloed op het milieu minder zwaar meeweegt dan het welzijn van de medewerkers. Als dit goed is onderbouwd, kan dat een plausibel en waterdicht verhaal zijn. Dit geldt ook voor zeer gevoelige thema’s zoals kinderarbeid. De discussie hierover wordt vaak van twee kanten benaderd: er zijn verklaarde tegenstanders en mensen die het onderwerp meer instrumenteel benaderen. Ook op persoonlijk vlak vormt dit thema een dilemma. Maar voor een accountant is het simpel: wat vermeld staat, moet kloppen en verifieerbaar zijn.

Geloofwaardige balans
Maar hoe leg je dan op een verantwoorde manier verantwoording af? In ieder geval is het belangrijk dat er informatie gegeven wordt over stakeholdermanagement. Een belangrijk onderdeel is de toelichting op de criteria waarmee stakeholders zijn geïdentificeerd. Maar ook: Hoe is de dialoog aangegaan? Wat zijn de resultaten hiervan? En welke acties zijn er ondernomen om tegemoet te komen aan de verwachtingen van alle belanghebbende partijen? Ook reacties van stakeholders zelf verhogen de relevantie. Daarnaast is het niet onverstandig om gebruik te maken van sectorrichtlijnen en sectorspecifieke benchmarkresultaten op te nemen.
________________________________________________________________________________

Thema CFO Day 2011 bekend gemaakt: Value Driven Corporate Sustainability
Zie ook het dossier.
________________________________________________________________________________

Een focus op de kernboodschap mag in ieder geval niet ontbreken. Het verslag dient antwoord te geven op de vraag: Hoe wordt duurzaamheid in de organisatie verankerd? Daarbij moeten onderwerpen naar voren komen waarop de onderneming invloed kan uitoefenen. Op een evenwichtige manier, met aandacht voor negatieve aspecten en dilemma’s. Uiteraard horen doelstellingen, definities en meetmethoden consistent te zijn – en hetzelfde geldt voor de vergelijkende cijfers uit vorige jaren. Tot slot moet ook informatie worden verstrekt over het verslaggevingsbeleid zelf: de grenzen van de verslaggevende organisatie, de wijze waarop de onderneming invulling geeft aan de kwaliteitseisen, het verslaggevingsproces en de gebruikte definities en meetmethoden.

Assurance bij het duurzaamheidsverslag biedt de lezer een extra kwaliteitswaarborg. Accountants hebben echter een adviserende rol. Het is niet zo dat een goedkeurende accountantsverklaring bewijst dat de onderneming ‘schoon’ is, wel dat de verslaglegging op een deugdelijke manier heeft plaatsgevonden. 

Trends
Inmiddels is het duurzaamheidsverslag voor veel ondernemingen part of business. Hierin zijn ook trends te signaleren. Zo kiezen steeds meer organisaties voor geïntegreerde verslaggeving. Een goede zaak. De ratio hierachter is dat duurzaamheid een integraal onderdeel van de strategie en bedrijfsvoering vormt. Aparte rapportering is dan minder logisch. Een voordeel is natuurlijk ook dat de informatie niet twee keer gerapporteerd hoeft te worden.

Een schoolvoorbeeld is het jaarrapport van het Havenbedrijf Rotterdam, waarbij ook een gecombineerde accountantsverklaring is afgegeven. Een fenomeen dat nog helemaal in de kinderschoenen staat. Een gevolg van deze integrale benadering is dat duurzaamheidsprestaties een vast onderdeel van de managementinformatie gaan vormen. Deze trend sijpelt ook door in het duurzaamheidsverslag, waarin meer aandacht komt voor kwantitatieve verslaglegging, met meetbare KPI’s en targets.

Een andere trend is de rapportage van dilemma’s over duurzaamheid en de verslaggeving zelf – ondanks de koudwatervrees waarmee veel ondernemingen kampen. Naast een transparant verslag levert deze rapportage een meer gebalanceerd beeld van de activiteiten op en dit verhoogt de geloofwaardigheid. Tot slot is er sprake van een groeiend aantal gefocuste verslagen, passend bij de corebusiness. Bij een energieproducent draait het vooral om CO2 en veiligheid en vervullen andere parameters misschien een minder prominente rol. Bij een pensioenverzekeraar ligt de nadruk vooral op integriteit, terwijl een bank aandacht besteedt aan responsible investments en duurzame beleggingsfondsen. Kortom, met de juiste keuze van onderwerpen kan een onderneming het verschil maken.

Drie pijlers van duurzaamheidsverslaggeving

1. Managing Sustainability
De manier waarop de uitgangspunten van duurzaamheid in de onderneming zijn verankerd. Denk aan de governancestructuur van duurzaamheid, de planning- & controlcyclus, de gedragscode, een klokkenluidersregeling en interne beoordelingssystematiek.

2. Creating Value
De wijze waarop de onderneming in de producten dan wel diensten bijdraagt aan duurzaamheid. Bijvoorbeeld door producten met een lager energieverbruik te maken of een eerlijke prijs in de keten te betalen, doordat de kwaliteit van emissies is verbeterd of door aandacht te besteden aan reclycling.

3. Operational Excellence De manier waarop de onderneming een bijdrage levert door de eigen (interne) processen te optimaliseren. Dit wordt zichtbaar in de KPI’s over bijvoorbeeld energieverbruik, veiligheid en gezondheid, mensenrechten, emissies en afval en personeelssamenstelling.