Doorbraak; de cirkel is rond: Echt álles kan nu automatisch in de boekhouding

IoT is hot en al volop doorgedrongen tot boekhoudsoftware. Voor ondernemers biedt dit enorm veel mogelijkheden terwijl het voor accountants vooral besparing in handmatig werk en een verschuiving van de manier van werken betekent. “Doordat ondernemers steeds meer gebruikmaken van online diensten die het administratieve werk automatiseren, wordt de adviserende en controlerende rol van accountants nóg belangrijker”, zegt Robert Mijnsbergen, Directeur Cash Software.

 

De cloud is een spinnenweb van ‘connecties’ die ervoor zorgt dat alles en iedereen met elkaar verbonden is. Volgens Mijnsbergen is voor ondernemers en accountants en administratiekantoren boekhoudsoftware de basis in dit web, het hart van elke onderneming. De ontwikkelingen hiervan zijn al zo ver dat nu echt álles automatisch kan. 

“De boekhouding kan online praten met allerlei externe partijen, waardoor de meest tijdrovende en foutgevoelige bedrijfsprocessen volledig automatisch op de achtergrond uitgevoerd worden”, begint Mijnsbergen. 

Online boekhouden is dan ook niet meer weg te denken bij de hedendaagse ondernemer en accountant of administratiekantoor, omdat het administreren zoveel makkelijker en vooral sneller maakt. 

“Door koppelingen met banken, de Belastingdienst, KvK en UBL hoeven ondernemers, accountants en administratiekantoren nauwelijks nog zelf te boeken. Zelfs facturen hoeven enkel nog gemaild te worden, door de klant of leverancier direct naar de administratie en het is automatisch geboekt in de boekhoudsoftware. Hierdoor is ruim 95 procent van alle administratieve handelingen geautomatiseerd, wat accountants en administratiekantoren ruim 50 procent werk en tijd bespaart. Geen papieren meer op kantoor of een mailbox vol bestanden, maar automatisch een volledig digitaal dossier ín de administratie. De foutgevoeligheid neemt af en de administratie is áltijd bij.”

 

Hoe kunnen ondernemers, accountants en administratiekantoren optimaal profiteren van de robotisering en toch ‘connected’ blijven met elkaar? Mijnsbergen is ervan overtuigd dat het allemaal draait om efficiënte samenwerking. 

“Zonder online samenwerking is er geen automatisering. De samenwerking tussen accountants en ondernemers wordt steeds efficiënter. Zo kan de ondernemer zelf zijn inkoopfacturen doorsturen per mail en ziet de accountant dit direct terug in de boekhouding. Laat klanten niet per sé zelf boekhouden, maar geef ze de tools om de boekhouding automatisch bij te werken. Bij ons kan dat via een Samenwerkportal, waarbij de klant onder andere zelf makkelijk verkoopfacturen kan aanmaken en inkoopfacturen alleen maar hoeft te mailen om direct realtime overzicht te hebben in een administratie die altijd bij is. De facturen worden namelijk automatisch geboekt, de bankmutaties automatisch bijgewerkt en de OB-aangifte en uit te betalen bedragen staan automatisch klaar ter fiattering. De boekhouder hoeft niets meer over te tikken en kan zich volledig richten op het controleren van de aangiftes en jaarrekening voordat deze automatisch verzonden wordt vanuit diezelfde portal. Werken in dezelfde online omgeving zorgt voor een wederzijds actueel overzicht en dat er snel geschakeld kan worden als de bedrijfsvoering moet worden bijgestuurd.” 

Alles automatisch betekent voor de accountant meer tijd om ‘connected’ te blijven met de ondernemer.

Als alles automatisch en foutloos verwerkt wordt, zijn een boekhouder, accountant of administrateur dan nog wel nodig? “In de meeste gevallen wel, maar niet meer voor de ouderwetse manier van werken waarbij de schoenendoos vol facturen en afschriften handmatig ingeboekt worden en de OB-aangifte via een ‘lijstje’ wordt overgetikt op de site van de Belastingdienst.” Advies, ondersteuning en controle staan voor de gemoedsrust van elke ondernemer. Software kan nooit advies op maat geven. 

“Daarnaast zien wij bij onze klanten dat begeleiding door de boekhouder nog steeds gewenst is en zal blijven”, legt Mijnsbergen uit. “Juist het samenspel tussen ondernemer en accountant of administratiekantoor is van groot belang en zorgt er voor dat iedereen kan excelleren waar ze goed in zijn en zich kunnen focussen op de core business.”

 

Iedereen, maar zeker ondernemers, heeft het (te) druk. We worden overspoeld met informatie en prikkels die het digitale tijdperk met zich meebrengen. Het is bijna onmogelijk om alle ontwikkelingen bij te benen. “Wij zien dat ondernemers, en dus ook accountants en administratiekantoren, daardoor nogal eens blijven hangen in de ‘oude vertrouwde’ manier van werken. Ze hebben geen tijd of zijn bang voor de verandering die innovatie met zich meebrengt en zijn daardoor blind voor de grote en onvermijdelijke voordelen.”

 

Toch adviseert Mijnsbergen al zijn klanten om zo snel mogelijk mee te gaan met de nieuwste ontwikkelingen. “Het kost even wat tijd om te veranderen van werkwijze, maar dat is zo terug gewonnen. Het kost vervolgens een fractie van de tijd die je normaal kwijt bent door op de nieuwe manier te werken. “Daarnaast neemt het niet alleen werk uit handen doordat alles automatisch gaat, maar neemt het ook kopzorgen weg. Onze software is inmiddels zo slim dat het signaleringen geeft om u, uw medewerkers en/of klanten te herinneren aan het bijwerken van alle belangrijke zaken zoals de naderende OB-aangifte of fiattering van facturen. Werk de signaleringen bij en de administratie is bij. Begin vandaag en profiteer van de ontwikkelingen van morgen zonder dat het veel hoeft te kosten.” Mooie vergaande en ingewikkelde automatisering die het administreren simpel maakt.

 

Er kon al veel automatisch door het gebruik van online boekhoudsoftware, maar nu 95 procent geautomatiseerd kan “is de cirkel pas echt rond”. De accountant (of het administratiekantoor) moet als geen ander bijblijven met de nieuwe ontwikkelingen en deze met beide handen aanpakken. Ouderwets boekhouden is voor de gemiddelde ondernemer niet goed genoeg meer. De ondernemer wil veel voor weinig en liever gisteren dan vandaag. De toegevoegde waarde van accountants en administratiekantoren zit hem in het implementeren van de aangereikte tools, zodat men zich kan richten op controle van de belangrijkste cijfers en de adviserende rol daarbij. 

“Ondernemers verwachten dat u meegaat met de nieuwe ontwikkelingen en willen realtime overzicht met één druk op de knop waar en wanneer dat zo uitkomt. En geef ze eens ongelijk. De ontwikkelingen zijn er, de tools zijn er, de skills zijn er… het is aan u om over te gaan op het nieuwe (samen)werken en wij bieden de oplossing kant-en-klaar op een zilver presenteerblaadje.”