Dit zijn de valkuilen bij elk contract

Het contract is getekend en de voorwaarden gaan in. Een paar dagen daarna weet je nog precies welke afspraken er zijn gemaakt. Een maand later zakt die kennis al wat weg, maar na zo’n jaar of drie weet je écht niet meer wat er precies in het contract stond.

Iedere organisatie trapt wel eens in de valkuilen van een contract: een opzegtermijn uit het oog verliezen, waardoor een contract automatisch verlengd wordt, gunstige voorwaarden in het contract waar geen gebruik van wordt gemaakt of prijzen die steeds hoger worden doordat men te laat is om opnieuw te onderhandelen. Met onnodige kosten tot gevolg. Dit zijn de vier meest voorkomende valkuilen.

1. Stilzwijgende contractverlengingen

Contracten hebben doorgaans een vaste looptijd en een opzegtermijn. Niet alle organisaties hebben deze belangrijke datums inzichtelijk. Dit leidt nog wel eens tot gemiste opzeggingen en daarmee tot ongewenste en soms zeer kostbare verlengingen. Zoals die Amerikaanse softwaregigant die vergat zijn huurcontract op te zeggen van een leegstaand pand in Amsterdam. Gevolg: de huurovereenkomst werd automatisch verlengd met vijf jaar, wat het bedrijf miljoenen kostte. Denk ook aan onnodige kosten die minder snel opgemerkt worden. Bijvoorbeeld stilzwijgende verlengingen van energiecontracten, waarin vaak duurdere verlengingstarieven zijn opgenomen.

2. Gemiste onderhandeling

Het is belangrijk om alle contracten en de datum waarop ze aflopen, in beeld te hebben. Niet alleen omdat je hierdoor niet ongewenst vastzit aan kostbare verlengingen, maar ook omdat je door het missen van een einddatum geen mogelijkheid hebt om opnieuw te onderhandelen over de contractvoorwaarden, zoals de prijs. Daarnaast zijn er ook contracten die juist automatisch opgezegd worden. Ook die wil je in beeld hebben zodat je ze op tijd kunt verlengen. Doe je dat niet, dan kunnen de voorwaarden bij het opnieuw afsluiten van het contract zomaar minder gunstig zijn.

3. Inkoopkortingen en andere gemiste voordelen

In contracten worden vaak aanvullende voorwaarden vastgelegd, zoals bijvoorbeeld kortingen achteraf, bonus-malus en andere bijzondere betalingsregelingen, maar ook afspraken over bijvoorbeeld marketing- of mediabijdragen. Het is van belang deze scherp te administreren. De praktijk laat zien dat organisaties deze voorwaarden vaak wel vastleggen, maar vervolgens vergeten waardoor er vaak geen volledige verrekening plaatsvindt.

4. Tussentijdse contractwijzigingen

Het gebeurt regelmatig dat contracten tussentijds aangepast worden. Veel organisaties hebben geen werkwijze voor het administreren van aanpassingen of beëindiging van het contract. Omdat men niet inzichtelijk heeft wat de laatste versie van een contract is, kan dit wel eens leiden tot onduidelijkheid over met welke voorwaarden rekening gehouden moet worden.

“Tot nu toe is er niets onoverkomelijks gebeurd”

De gangbare gedachte bij deze valkuilen is vaak: “Zo’n vaart loopt het bij ons niet” of “Er is tot nu toe nog niks onoverkomelijks gebeurd”. Tótdat er wel een keer een contract met een flinke financiële verplichting doorloopt, of er na jaren geconstateerd wordt dat men grote bedragen aan inkoopkortingen mis is gelopen. Zorg er dus voor dat je vastlegt welke contracten er zijn, wat de voorwaarden zijn en wat de looptijd ervan is. Pas dan heb je controle en overzicht.

Waar begin je als je contractmanagement gaat automatiseren? Hoe pak je dit proces aan en waar moet je op letten? Volg deze 5 stappen.