Discussie Finance Professionals Netherlands: tips en adviezen over afletteren

Een aantal van deze discussianten vindt afletteren als discussie weliswaar onder niveau, maar anderen vinden het nuttig om gehanteerde termen rond het grootboek eens te verduidelijken.  FM.nl vat de belangrijkste tips en adviezen samen.

De gemiddelde financiele professional weet al lang wat afletteren is, maar toch staan we even stil bij het begrip. Wat is het eigenlijk? ‘De Engelse vertaling is match entries’, schrijft Verheul. ‘Afletteren houdt in dat u posten van dezelfde grootboekrekening tegen elkaar laat wegvallen. Dit betekent dat bijvoorbeeld een creditboeking van 100 euro wegvalt tegen een debetboeking van 100 euro. Als alles tegen elkaar afgeletterd is, dan blijven de mutaties over die het saldo vertegenwoordigen. Afletteren van grootboekmutaties is dus handig voor de specificatie van je balansdossier.’

‘Afletteren gebeurd meestal handmatig’, vervolgt Verheul, ‘en het afletteren van bijvoorbeeld het grootboek kan een tijdrovende zaak zijn. Doe het daarom maandelijks. Dan blijft het ook overzichtelijker. In sommige programma’s kan je ook automatisch afletteren, maar dat is gevaarlijk, want dat kan verkeerd gaan. Daarmee bedoel ik dat de verkeerde posten tegen elkaar worden afgeletterd. De voorkeur blijft handmatig afletteren. De meeste financiële pakketten hebben een module afletteren. De module Grootboek afletteren is bedoeld om snel na te kunnen gaan waarom er een saldo op een grootboekrekening staat.’

Boekhouding
Mahtab Kalantari (Senior auditor, M. Kalantari) reageert: @Maarten ‘Voor ons als auditors is het ook heel belangrijk dat er wordt afgeletterd. Dat maakt het allemaal een stuk controleerbaarder en zoals we dat in audit termen zeggen: transparanter. Goed dat je dit onderwerp eens aan de orde stelt, want in veel bedrijven wordt afletteren soms helemaal niet gedaan en dat is een kwalijke zaak. Gevolg is hoge audit kosten. Dus om te besparen op externe adviseurskosten is afletteren dus ook een belangrijk advies. Dus Finance Professionals Netherlands: Match the entries!!’

Patricia Marwitz-Ter Heegde (Owner, Akpasis administraties): ‘Ik vind het een uitstekend controlemiddel, je haalt met afletteren veel fouten uit de boekhouding. Er zijn toch echt nog mensen die dit op papier blijven doen, omdat ze niet op software vertrouwen. Ik vind er wel per pakket verschillen in zitten qua gebruiksvriendelijkheid. Net even in Snelstart zitten kijken, daar zit het niet eens in.’
__________________________________________________________________________________

Alle facetten van het controllersvak in vijf dagen
Gaat u werken als controller of bent u controller maar u heeft nog geen specialistische opleiding tot controller gevolgd? Wilt u uw kennis op een hoger niveau brengen en uw toegevoegde waarde vergroten? Volg dan de succesvolle vijfdaagse opleiding ‘Controller in een Week’. Meld u direct aan.

Het vervolg op ‘Controller in een Week’ is de training De Controller als Businesspartner
Verandert de controller functie in uw organisatie? Of wilt u een nieuwe visie op uw vak opdoen? Volg dan de toptraining ‘De Controller als Businesspartner’. Lees meer.
__________________________________________________________________________________

Accountancy opleiding
Enkele LinkedIn-leden merken op dat er tijdens opleidingen weinig aandacht aan het begrip wordt besteed. ‘Het is dan ook geen onderwerp waar je weken mee bezig bent’, zegt Marwitz-Ter Heegde, ‘het zal waarschijnlijk hooguit even worden aangestipt. Ik moet eerlijkheidshalve bekennen dat ik het me vanuit mijn opleiding niet eens kan herinneren…’

‘Het meest belangrijke is dat je begrijpt wat het nut is van de rekeningen’, aldus Walter Jongenelis QC. (Controller, Changemanager, Applicontrol Controllerservice): ‘Ook belangrijk is dat je het systeem begrijpt van dubbel boekhouden en waarom posten in tussenrekeneningen moeten aflopen en wat de consequentie is of de actie die nodig is indien zaken niet aflopen. Op iedere HEAO en ook vaak in eerdere boekhoudopleidingen op het Voortgezet Onderwijs komt dit aan de orde, maar ook ik moet bekennen dat ik het vak pas echt geleerd heb in de praktijk.’

‘Het gaat om denken in journaalposten’, vervolgt Jongenelis. ‘Het begrip van boekhouden en het nut van tussenrekeningen kan je echt alleen goed begrijpen als je weet wat moet gebeuren. Dan kan je ook signaleren wanneer zaken anders verlopen en fraude of fouten opsporen door hantering van verbandcontroles en gebruik van je verstand. Mijn ervaring is eveneens dat veel financieel managers op hoger niveau te gemakkelijk vertrouwen dat de medewerkers hun zaken op orde hebben en onvoldoende kritisch zijn op de juistheid en volledigheid van met name de balans.’

Grootboek
‘Dat er over zoiets voor ons iets heel simpels als afletteren zo veel gespreksstof naar voren komt, dat verbaast mij wel’, reageert Maarten Verheul op een aantal deelnemers die het onderwerp te simpel vinden om überhaupt over te discussiëren in de LinkedIn-groep. ‘Het is toch droef te moede met het vak van boekhouder in Nederland, wanneer beoefenaars ervan niet meer weten wat afletteren is!’, zegt bijvoorbeeld Nico van den Bergh (Coördinator Projectplanning & -control, Dienst Justitiële Inrichtingen). 

Verheul: ‘Ik dacht dat ik niet verder zou komen dan twee regels. Ja wat voor velen heel simpel is, blijkt dan in de praktijk voor velen niet zo te zijn, want als het niet gedaan wordt dan heb je het ook niet begrepen. Door af te letteren wordt alles veel duidelijker en zoals iemand schreef, je kan toch niet de hele grootboekkaart met al die boekingen aan de accountant geven als er om gevraagd wordt, want dan moet de accountant gaan afletteren anders komt die er ook niet uit. Afletteren draagt bij aan een betrouwbaarder grootboek en bespaart op je externe kosten.’

Mirjam Babtist (Administrateur, Alphatron Group BV): ‘Afletteren, vereffenen, matchen, vlaggen, allemaal termen voor hetzelfde, in ieder bedrijf gebruiken ze een andere terminologie, maar overal wordt het nog wel gedaan, in ieder geval in de bedrijven waar ik heb gewerkt. En iets waar ik op het moment ook mee bezig ben voor de kwartaalafsluiting weer op volle toeren draait :);’

Financiële administratie
Theo Vos (Interim manager, PlusFinance): ‘Het zgn. afletteren kan pas echt lastig worden als het een overgang van jaren betreft in de financiële administratie; de zgn. transitoria of overlopende posten. Net als bij tussenrekeningen kan daar een hoop narigheid in verborgen zitten. Dus is ‘schonen’ essentieel voor een transparante boekhouding. Omdat de boekhouding de bron is voor analyses en van verantwoording is het zaak dat deze in orde is. Vaak heb ik meegemaakt dat analyses; businesscontrolactiviteiten gebaseerd zijn/waren op verkeerd cijfermateriaal afkomstig uit een problematisch samengestelde boekhouding. Bij de start van een traject begin ik dan ook altijd om de boekhouding door te lichten. Tussenrekening en transitoria zijn dan de beginpunten. Mijn ervaring; je moet het financieel rapporteringsysteem eerst goed kunnen doorgronden voordat je een bedrijf/organisatie cijfermatig kunt beoordelen.’

Frans Bottram (Accounting Manager Pan European Activities, Office Depot): ‘Heerlijk, zo’n fijne ouderwetse discussie over boekhouden…. ;-)) Ik heb mijn roots in de accountancy liggen en ben daar nog grootgebracht met foliovellen waarop een balans/w&v handmatig werd uitgewerkt (inclusief voorafgaande journaalposten!). Uiteindelijk is dat wel een prima basis gebleken. Zoals hiervoor ook al gemeld mis ik bij financials die deze basiskennis niet (in de praktijk) hebben meegekregen vaak het ‘denken in journaalposten’. Om een boekhouding te begrijpen moet je weten welke transactie leidt tot welke journaalpost(en). De generatie die meteen gestart is met het computerboekhouden heeft hier vaak moeite mee. Ik gebruik dan ook nog steeds erg vaak een T-balans om een en ander uit te leggen. Werkt zeer verhelderend!’ 

Maarten Verheul: @Frans. ‘Het denken in journaalposten kwam ook in de discussie controle van het grootboek aan de orde. Blijkbaar is dat voor iedereen niet zo gemakkelijk. Soms is het maken van een eenvoudige journaalpost nog wel te doen, maar wat als een bestaande journaalpost gecorrigeerd moet worden – dus eerst de oude journaalpost terugdraaien en dan de nieuwe journaalpost boeken – dan wordt het vaak voor velen heel moeilijk.’

Volg de verdere discussie in de LinkedIn-groep Finance Professionals Netherlands

Zie ook de checklist: Goede controle van het grootboek: 7 tips voor controllers en CFO’s