Dilemma: Pro-actief of Lean?

André Salomons is auteur van het boek ‘Van Slow Close naar Fast Close’, software ondernemer, Fast Close en SharePoint trainer, spreker, blogger voor onder meerdere websites zoals FM.nl en Computable.nl, en is docent bij NIVE en IFBD. Hij heeft een eigen website waar je al zijn blogs en referenties kunt terugvinden. 

Lean
Kan een Pro–actieve financial Lean zijn of mag een financial die Lean is wel Pro-actief zijn? Of is een mengvorm mogelijk? Dat is een intrigerende vraag die deelnemers in mijn training aanzet tot discussie.

Eén van de Lean principes is dat overproductie als verspilling (waste) wordt aangemerkt. Leidt Pro-actief zijn tot overproductie?
Wij als financial zijn namelijk altijd geneigd om meer te produceren dan gevraagd is. Wij willen voorbereid zijn op de vraag die nog kan komen en soms dus niet komt! Schaam je niet om te antwoorden met de woorden “Dat zoeken we op”. Deze term  komt helaas niet voor in het woordenboek van de financial. Gevolg is dat we meer tijd steken in het beantwoorden van een niet gestelde vraag dan nodig en verspillen op deze manier veel van onze tijd. Deze overproductie is ook een blokkade voor de Fast Close.

Pragmatisch
Als financial moet je pragmatisch met Lean en Pro-actief omgaan. Je moet een gezonde mix vinden tussen Pro-actief en Lean. Hoe bereik je dat?
Het antwoord is even eenvoudig als voor de hand liggend.

Praat met je klant en focus!
Lastig dus, financials zijn niet altijd goed in het communiceren. Wie kent dat niet: Je wilt alles weten en laat dus ook alles zien, een spreadsheet met heel veel cijfers is voor jou gesneden koek, MAAR..
Het brengt je publiek in verwarring, de aandacht dwaalt af van je verhaal, dus je hebt veel te veel geproduceerd, dus overproductie volgens Lean. 
Focus in je rapportage op 
–    verkopen
–    kostprijs, 
–    brutowinst 
–    kosten 
–    en 1 van de termen Ebit, Ebitda of wat je organisatie dan ook wil. 

Dat zijn 5 eenvoudig te begrijpen zaken. Wil men ook nog een referentie met budget of forecast, zet er een kolom bij, that’s it. Focus! Het maakt je publiek niet uit hoe je tot de conclusie komt. Jij bent de expert, willen ze meer weten, dan vragen ze dat en kun je alsnog reageren.

Voorbeelden
“Vermoei je klant niet met alles wat jij weet, keep it to yourself en geef de klant wat hij wil, niets meer en niets minder.”
–    Van een auto weet je ook niet hoe hij geproduceerd is, hij rijdt gewoon. 
–    Van een bestelling op Bol.com weet je ook niet hoe het logistieke proces is, je bestelt, je betaalt en je krijgt het boek. De rest wil je niet weten. 
–    Van de software die je gebruikt hoef je ook de code niet te weten, om te weten hoe het werkt
–    Zo werkt het ook met rapportages. Managers hoeven niet te weten hoe het werkt, als ze maar begrijpen wat ze zien!

Conclusie
Een financial kan Pro-actief zijn, maar moet wel Lean werken en waken voor overproductie. Focus dus opeen mix van beide en denk er aan dat alles wat je produceert tijd kost die je niet voor andere zaken kan gebruiken. Overproductie is één van de oorzaken van te laat rapporteren.

Basis: Training Fast Close en Lean, copyright foto: André en Martinique Salomons uit het boek “Van Slow Close naar Fast Close”