3 noodzakelijke redenen om het factuurverwerkingsproces nú te automatiseren

Auteur: Yvonne Jans, area manager Western Europe bij Medius

Veel organisaties zetten op dit moment volop in op digitalisering en automatisering om toekomstbestendig te zijn en te blijven. Maar ook op korte termijn is een geautomatiseerd financieel proces voordelig. Huidige marktontwikkelingen zoals lang openstaande facturen en spanning op de arbeidsmarkt zijn gemakkelijker het hoofd te bieden met een geautomatiseerd systeem. Dus mocht je nog niet overtuigd zijn of op zoek zijn naar nieuwe redenen om te automatiseren op de financiële afdeling, dan geef ik je hieronder drie actuele redenen om er vandaag nog mee aan de slag te gaan.

Stijgend aantal deelleveringen? Geen probleem
Dankzij corona kampt de Nederlandse industrie met goederentekorten. Dit resulteert in problemen met de levering van producten. Deze leveringsproblemen zijn ook merkbaar op de financiële afdeling: facturen staan soms lang open, omdat orders in gedeeltes geleverd worden in plaats van in één keer. Goed overzicht in openstaande facturen is dan cruciaal om (te) late betalingen te voorkomen en de relatie met leveranciers goed te houden. Met een digitaal factuurverwerkingssysteem waarin facturen automatisch worden ontvangen, uitgelezen en verwerkt, behoud je overzicht en kan je precies zien welke facturen nog openstaan en welke levering je nog moet ontvangen. Zo houd jij het hoofd koel bij een stijgend aantal deelleveringen.

Business e-mail compromise fraude heeft geen kans
Phishing-, ransomware- en fraude-aanvallen bij organisaties vliegen je tegenwoordig om de oren. Ook de financiële afdeling wordt niet gespaard: business e-mail compromise fraude (BEC) komt steeds vaker voor. Bij BEC krijgen financiële medewerkers een verzoek per mail of telefoon van ogenschijnlijk de CEO of CFO om een factuur te betalen. Geld dat daarna uiteraard is verdwenen. Een digitaal, geautomatiseerd financieel proces is dé verdedigingslinie tegen cybercrime zoals BEC. Hierin is het mogelijk om restricties en regels in te stellen, zodat niet elke medewerker evenveel systeemrechten heeft. Daarnaast hebben uitzonderingsfacturen een eigen workflow en laat het systeem het toe om voor elke leverancier of factuur nauwkeurig de voorgeschiedenis te achterhalen en malafide betaalverzoeken te identificeren. Zo geef je BEC weinig kans en tackel je problemen vóórdat ze uitgroeien tot grote bedrijfscrises.

Het personeelstekort omzeilen
Naast een goederentekort hebben we ook te maken met nijpende personeelstekorten in allerlei sectoren. Ook voor de financiële afdeling is het lastig om nieuw financieel talent aan te trekken. Dat geldt helemaal als werkzaamheden voornamelijk bestaan uit het verwerken van facturen en daarmee weinig uitdagend zijn. Met een geautomatiseerd financieel proces sla je twee vliegen in één klap. Enerzijds vervang je repeterende en vaak eentonige werkzaamheden met meer uitdagende analytische taken als het maken van analyses en businessadviezen. Anderzijds elimineer je de noodzaak om meer personeel aan te trekken. Dankzij automatisering kan je met minder mensen meer werk verzetten en het personeelstekort het hoofd bieden.

Sterk staan
De huidige stand van zaken in de markt biedt een uitdaging voor financiële afdelingen en maakt de noodzaak om processen te automatiseren groter. Ben jij al overtuigd? Het is tijd om aan de slag te gaan met automatisering op de financiële afdeling. Hiermee ben jij gewapend tegen de ontwikkelingen die zich momenteel voordoen in de wereld en sta je sterk om in te spelen op toekomstige gebeurtenissen.

Benieuwd naar de status van jouw huidige financiële afdeling? Doe de sneltest en ontvang op maat gemaakte tips om je factuurverwerkingsproces naar een hoger niveau te tillen.