Handen thuis! Geen mensenhanden meer in het factuurproces

 Auteur: Yvonne Jans

Als Area Manager zit ik geregeld aan tafel bij financial directors en hoofd crediteuren. Wat ik daar vaak hoor is dat bedrijven geen zicht hebben op de bottlenecks in hun eigen factuurverwerking. Soms ligt de fout bij leveranciers die zich niet houden aan de regels, bijvoorbeeld door iedere keer te vergeten om de inkooporder op de factuur te zetten. Soms ligt de vertraging bij eigen medewerkers die facturen niet op tijd goedkeuren, zodat het betalingsproces blijft hangen bij budgethouders. Vaak hoor ik ook dat kostenfacturen van de marketingafdeling, of van freelancers, nog steeds handmatig, worden verwerkt. Ook daar gaan extra uren in zitten. Uren die uiteindelijk optellen tot dagen. Vertragingen en extra uitzoekwerk kosten alles bij elkaar veel tijd en tijd vertaalt zich al snel in geld. Niet alleen in man-uren maar bijvoorbeeld ook in het mislopen van vroegbetaalkortingen, omdat de verwerken van een factuur 40 dagen duurt in plaats van twee. Daarom levert het automatiseren van je factuurverwerking eigenlijk altijd geld op, in plaats van dat het geld kost.

Accounts payable gap
Vaak worden wij aan boord gehaald, midden in de implementatie van een nieuw administratie- of ERP-systeem, wanneer opeens duidelijk wordt dat er een gap is tussen het nieuwe systeem en accounts payable. Of wanneer een keten met veel verschillende vestigingen de inkoop wil centraliseren zodat managers in het land niet meer allemaal met facturen in de weer hoeven.
Als ik hoor hoe facturen soms nog met een koerier van ene adres naar het andere adres moeten, of kwijtraken binnen een organisatie, snap ik heel goed waarom het veel organisaties zoveel mankracht kost om inkomende factuurstromen goed te verwerken. En ik snap dan ook meteen waarom het voor deze bedrijven lastig is om gekwalificeerd financieel-administratief personeel te vinden en hun talenten in huis te houden.

De weg naar 90% touchless
Wat ik bedrijven aanraad die op het punt zijn aangekomen dat ze op zoek zijn naar een ‘touchless’ factuurverwerking? Verdwaal niet op Google in allerlei automatiseringsoplossingen, maar vraag eerst eens rond binnen je eigen netwerk. Wat zijn aanbevelingen? Laat je ook niet afleiden door allerlei uitzonderingen in je proces, maar focus op wat je nodig hebt voor de 80% van je proces. Kijk daarbij ook naar je huidige IT-infrastructuur. De meeste organisaties hebben tekort aan goede IT’ers, dus een plug & play systeem – en vooral een goede standaardkoppeling met jullie financiële applicatie of ERP systeem – kan heel veel slapeloze nachten voorkomen. Kies voor een partnership met je leverancier. Automatiseren is een lange termijn proces, dus een leverancier die ook meedenkt na de go-live, daar krijg je nooit spijt van.

Succesvolle implementatie
Maar wil je als bedrijf echt een succesvol automatiseringsproject opzetten, dan moet je ook zorgen voor een verankering binnen je eigen organisatie. Dat betekent: een ambassadeur die alles en iedereen in je organisatie meeneemt in de nieuwe manier van werken: niet alleen accounts payable, maar ook eindgebruikers op andere afdelingen. Naast een project manager en key users, stel je bij grote grensoverstijgende projecten ook een projectsponsor aan, vaak een CFO. De projectsponsor is verantwoordelijk voor het veiligstellen van resources tijdens de implementatie, neemt deel aan stuurgroep vergaderingen en is verantwoordelijk voor het aftekenen van oplevering.

Optimalisatie van de hele organisatie
Om 90% touchless factuurafhandeling te bereiken, is de implementatie van automatisering pas de eerste stap! Door automatisering verzamel je data en met deze data verkrijg je inzicht. Door inzicht in je proces, het creëren van reports en dashboards, zie je mogelijkheden voor optimalisatie in je hele organisatie. Je kunt bottleneck analyses uitvoeren rondom jullie processen – je accrual report, de facturen die nu nog in het proces zitten –  en ook worden cash flow stromen inzichtelijk. Je kunt zelfs je eigen automatiseringsstatieken vergelijken met anderen in jullie industrie. Hierdoor kun je niet alleen een hoge touchless bereiken, met de juiste partner kun je zelfs Best-in-Class worden en meer dan 90% touchless bereiken!

Op zoek naar een goede partner om (meer) touchless te gaan werken? Zoek niet verder.

Dit artikel wordt u aangeboden door Medius.