De toekomst van factuurverwerking nu beschikbaar met Zenvoices

Het volledig automatisch boeken van facturen – zonder menselijke tussenkomst – is niet langer alleen een realiteit voor grote organisaties, maar is nu ook toegankelijk voor mkb-ondernemingen, boekhouders en accountants.

Ondanks de coronacrisis gaat het heel aardig bij Zenvoices, vertelt CEO en Lead Developer Nik Schuiling. “Online-samenwerking heeft door Covid een boost gekregen. Daar merken wij ook wel wat van. Natuurlijk zijn er ook branches die het moeilijk hebben. Ik denk dat dat elkaar wel compenseert.”

Zenvoices helpt bedrijven, accountants- en administratiekantoren de factuurstroom te automatiseren. Een groot deel van deze stroom wordt nog via PDF verstuurd, dus daarvoor past Zenvoices machine learning en andere technieken toe om een zo groot mogelijk deel van de ‘flow’ automatisch te laten verlopen. Schuiling: “Met onze software proberen we maximaal te herkennen wat de relevante gegevens zijn die nodig zijn om de factuur te boeken. Denk aan factuurnummer, datum, bedrag, btw, afzender en inkoopordernummer. In het geval van purchase-to-pay is deze informatie ook relevant, want het stelt je in staat de factuur te matchen aan de bestelling. Daar hebben we een stukje machine learning technologie voor ontwikkeld. Dat is nog heel actueel, want 95 procent of meer van de verstuurde facturen is nog PDF. De adoptie van de UBL-factuur – een factuur verstuurd via Universal Business Language waarmee die matching automatisch plaats kan vinden – gaat nog traag.”

Unieke herkenningsscore
In de software van Zenvoices heeft de gebruiker beschikking over een postvak waar alle facturen binnenkomen. “Dat kan via email, een mobiele app, Dropbox of via Peppol zijn”, zegt Nik Schuiling. “Peppol is het digitale Europees e-facturatienetwerk waar je rechtstreeks invoices kunt versturen naar jouw afnemer. Omdat er geen e-mail tussen zit, is Peppol een zeer betrouwbaar netwerk.” En over betrouwbaarheid gesproken: Zenvoices is sinds enige tijd ISO27001 en ISO9001 gecertificeerd, dus de informatiebeveiliging en kwaliteit is dik op orde. “In bepaalde branches wordt dat geëist. Dat is een ketenverplichting”, zegt Schuiling.

Na ontvangst van de factuur in Zenvoices kun je deze laten inlezen door de software, maar dit gedeelte kun je ook digitaliseren, zodat er direct een boekingsvoorstel wordt gegenereerd. “De eerste keer moet je handmatig aangeven hoe je het wilt boeken, dus op welke grootboekrekening je het wilt hebben. Daarna is de volgende automatiseringsstap mogelijk”, aldus de gepassioneerde ontwikkelaar.

De herkenningssoftware van Zenvoices vertelt de gebruiker: het voorstel dat je nu krijgt heeft zoveel procent kans correct zijn. Op basis daarvan kan de ontvanger van de factuur besluiten facturen automatisch te laten boeken. “Dat is voor jou hele waardevolle informatie. Je zou bijvoorbeeld kunnen zeggen: boven de 95 procent zekerheid mag de factuur door van mij”, legt de Lead Developer uit. “En het werkt zo dat wanneer er wat verandert – stel dat bijvoorbeeld de layout van de factuur of het factuurnummer wordt aangepast – dan gaat de score direct omlaag. Dan train je het systeem weer een paar keer en dan gaat de score weer omhoog. Deze lerende en steeds beter wordende herkenningssoftware is wat ons uniek maakt. En we gaan steeds verder in deze ambitie, bijvoorbeeld door boeken op regelniveau mogelijk maken.”

Integratie met ERP-software
De software van Zenvoices wordt steeds beter in herkenning waarbij de facturen qua lengtes en bedragen best wisselend mogen zijn. Het belangrijkste is dat de layout op consistente manier is opgebouwd. De stap daarna is de goedkeuring voor betaling. “Je kunt bijvoorbeeld zeggen: alle facturen moeten langs een bepaalde persoon afhankelijk van leverancier, bedrag of project. Dat kun je allemaal instellen in de software”, licht Schuiling toe. “Maar waar je eigenlijk naar toe wil is het volgende scenario. Wanneer jij een bestelling plaatst bij een leverancier maak je in jouw ERP-systeem een inkooporder aan, toch? Op dat moment ga je eigenlijk een afspraak of contract aan: je koopt iets in tegen een bepaalde prijs. Het mooie is dat wanneer de factuur komt je deze direct kunt matchen met de inkooporder. En op basis van die inkooporder kan de software vervolgens al veel zeggen over de correctheid van de factuur. En wanneer de leverancier netjes het afgesproken product levert in de juiste kwantiteit en tegen de juiste prijs, zou je kunnen instellen: die factuur hoef ik niet meer te zien. Hij mag meteen geboekt worden.”

“In het verleden kon alleen hele dure purchase-to-pay software dit”, vervolgt Schuiling. “Grotere organisaties werken hier al langer mee. Wij proberen dit ook voor kleinere ondernemingen toegankelijk te maken. We noemen dat onze purchase-to-pay-oplossing. Het bestellen doen we niet in ons pakket: dat laten we over aan ERP-pakketten. Maar als de factuur binnenkomt maken wij de match.”

Voor de purchase-to-pay mogelijkheid koppelt Zenvoices nu met Exact Online, Globe en King. “SAP Business One zijn we nu aan het ontwikkelen. Dat is een heel interessant pakket, ook internationaal gezien. Het ondersteunt alle lokale wetgeving en is dus in veel landen inzetbaar. Onze ambitie is om dit jaar meer ERP-systemen te gaan koppelen en meer in te zetten op de purchase-to-pay markt.”

Vertrouwen op de technologie
Met de herkenningsscore die Zenvoices verschaft aan gebruikers, weten zij direct de mate van zekerheid dat een factuur goed herkend is en het boekingsvoorstel correct is. Dus het gehalte facturen dat volautomatisch verwerkt wordt zal wel flink omhoog zijn geschoten sinds de introductie van deze score, toch? Zo eenvoudig ligt dat niet, aldus de Lead Developer van Zenvoices. “Als je facturen volledig automatisch gaat boeken, dan moet je daar als gebruiker wel het gevoel bij hebben dat het goed gaat. Financieel managers en accountants houden graag de controle. Dat is ook psychologie. Je kunt alle mogelijkheden aanbieden, en dat doen we ook, maar dan moet het wel gebruikt worden. Dat is de uitdaging voor ons: de gebruiker een goed gevoel te geven over het proces en dat dan ook echt waarmaken. Dus als de herkenningssoftware aangeeft dat de kans zoveel procent is dat de factuur correct is, dat moet het ook echt kloppen. Anders waardeer je je hele systeem weer af.”

De primaire uitdaging voor het softwarebedrijf is dus is om de gebruikers de software te laten vertrouwen. “Dat doen we onder andere met de herkenningsscores”, aldus Schuiling. “Maar we proberen dat ook met nieuwe features in de user interface, bijvoorbeeld door gebruikers te laten zien hoe goed hun administratie presteert en waar nog potentieel zit. Bijvoorbeeld door aan te geven: je werkt nu 25 procent automatisch, maar wij zien dat dat naar 80 procent kan. Via dat soort hints willen we het automatiseringsgehalte op een speelse manier omhoog krijgen.”

Heeft de automatiseringsexpert tot slot nog tips voor de financieel manager? Schuiling: “Zorg dat je in de basis een goed proces inricht en leer vervolgens meer te vertrouwen op automatisering. Een goede inrichting is cruciaal. Als je aan de voorkant met bestellingen gaat werken, kun je vervolgens de facturen automatisch verwerken. Als je het goed inricht, pluk je daar later absoluut de vruchten van. Met automatisering kun je gewoon heel veel tijd besparen. Die tijd kun je dan gaan steken in belangrijkere zaken, zoals het verbeteren van je businessmodel.”