De rapportage van de toekomst

Ik vermoed wel dat de beweging uit het water en op het land met communicatie gepaard ging. Misschien dat de visachtigen eerst wat verkenners er op uit hadden gestuurd, om te toetsen hoe het leven op het land was.

Die verkenners zullen daar over hebben gerapporteerd. En daar heeft de hoofd-vis toen blijkbaar een “go” op gegeven. Jammer trouwens, dat rapporten uit die periode niet bewaard zijn gebleven.

Eenmaal op land moest er nog veel meer verkend en samengewerkt worden. Eten verzamelen en vijanden verslaan gaat nu eenmaal effectiever als je groepsgewijs werkt, weten we nu. Onze voorouders wisten dat ongetwijfeld ook. En groepswerk vergt afstemming, verslag uitbrengen, ofwel … rapportage.

Sindsdien heeft verslag uitbrengen zich razendsnel ontwikkeld. Onze voorouders vertelden middels gebaren en geluiden aan hun naasten over hetgeen hen bezighield. Aan andere teams, die meer op afstand opereerden, werd ook middels rook of holle boomstam (beeld en geluid) de laatste stand van zaken doorgegeven.

De betrouwbaarheid van die informatie-uitwisseling was indertijd verre van ideaal. En ook al was de zender te goeder trouw, niemand ontkomt aan een gezonde dosis subjectiviteit wanneer na de jacht de balans wordt opgemaakt. Maar het was vermoedelijk de enig beschikbare informatiebron. Dus het werd niet alleen geloofd, het werd ook doorverteld.

Met de ontwikkeling van het schrift kwam daar een nieuwe dimensie bij. Opeens kon – veel effectiever dan daarvoor – een gebeurtenis of ontwikkeling worden beschreven. Eerst werd geschreven op steen of muur, waardoor de groep ontvangers nog tamelijk beperkt was. Ook toen was een stenen verslag immers niet eenvoudig te verzenden.

De ontwikkeling van rapportage werd echter veel krachtiger bij de ontdekking van papier, en later natuurlijk ook de boekdrukkunst. Gek genoeg nam, naarmate de eenvoud van informatie-vastlegging toenam, niet alleen de vluchtigheid ervan toe.

Ook het vertrouwen in het gerapporteerde steeg. De uitdrukking “liegen dat het gedrukt staat” en argumenteren dat iets “zwart op wit staat” bevestigen de waarde die werd toegekend aan het schrift.

Met de intrede van kopieermachine, computer en mobiele telefoon is het aantal uitgewisselde gesproken woorden tussen mensen weliswaar toegenomen, de stijging van het aantal uitgewisselde geschreven woorden kent zijn weerga niet. De afgelopen vier jaar is het aantal uitgewisselde SMS-berichten in West-Europese landen jaarlijks gegroeid met meer dan 25% per jaar, en blijft groeien.

Dat volume is zo groot dat het een eigen taal creëert. Toch is het geschreven woord op zijn retour. Interessanter is namelijk de toename in de uitwisseling van beelden. Zowel MMS als mobiel internet dragen bij aan beeldend rapporteren.

Gevaarlijk is wel dat het gerapporteerde alleen wordt gehoord als de doelgroep (de stakeholder) het graag ziet. Zo worden lage kijkcijfers bij Youtube niet geaccepteerd. Binnen Finance krijgt de beeld-cultuur nog maar weinig houvast. In rapportages zien we weliswaar steeds meer grafieken, je ziet echter geen grafiek zonder geschreven toelichting.

En jaarverslagen worden nog steeds nauwelijks gelezen, ondanks de plaatjes en de grafieken. Het zijn nu eenmaal teveel woorden, en teveel cijfers. Ook ik schrijf nu ruim vijfhonderd woorden om duidelijk te maken dat geschreven woorden hun langste tijd gehad hebben.

De ontwikkeling van rapporteren sinds de oerknal gaat door. Onze stakeholders ontwikkelen mee met de maatschappij en de jonge instroom in onze bedrijven brengt nieuwe waarden en normen met zich mee. De rapportage van de toekomst is er eentje zonder woorden. Ik zie het al helemaal voor me.

Roland van der Pouw, Corporate divisiecontroller bij Nuon en winnaar van de Controller of the Year Award 2008