De juiste balans tussen artificial intelligence en menselijk vernuft

Door Rob Cools

Het grootste voordeel zit waarschijnlijk niet zozeer in het verlagen van de personeelskosten, maar veel meer in het verhogen van de productiviteit door minder fouten, meer output, betere kwaliteit, meer veiligheid en een hoger tempo. Die conclusie trekken James Manyika, Michael Chui en Mehdi Miremadi in hun boek These Are the Jobs Least Likely to Go to Robots. 

Het is een logische conclusie, zeker vanuit het perspectief van finance. Repeterende handelingen waar veel data bij komt kijken, zoals data-invoer en transactieverwerking, lenen zich uitstekend voor AI en automatisering. Dat resulteert als het goed is niet in het uitdunnen van het medewerkersbestand, maar in een veel strategischer en efficiëntere functie van finance, dankzij deze nieuwe technologieën én de expertise en inzet van de medewerkers. 

Als AI en automatisering uiteindelijk zo effectief zijn als ze beloven te worden, dan biedt dat finance de kans zich te ontwikkelen tot de strategische businesspartner die iedere CEO zich wenst. Elke technologie die het handwerk en de daarmee gepaard gaande menselijke fouten kan verminderen in transactieverwerking en governance, risicomanagement en compliance (GRC), zorgt ervoor dat  finance professionals hun handen vrij hebben voor het meer strategische werk. 

Duik niet overhaast in AI
Maar voordat de sprong naar AI gemaakt wordt, moeten de financiële leidinggevenden eerst aan de slag met hun eigen data. Hebben ze de analytics in de greep en kunnen ze instaan voor de integriteit en kwaliteit van hun eigen informatie? In een artikel in Harvard Business Review wijzen Deborah O'Neill en Nick Harrison van consultantsorganisatie Oliver Wyman op een mogelijk gevaar: 

“Organisaties die overhaast in geavanceerde en hippe AI-oplossingen duiken voordat ze een bepaald niveau aan procesautomatisering en gestructureerde analytics hebben bereikt, kunnen zichzelf verlammen. Ze kunnen zichzelf opzadelen met dure startup partnerships, ondoordringbare black box-systemen en complexe cloud clusters en open source tool kits zonder de programmeurs die de code voor hen kunnen schrijven.”

Als het om automatiseren gaat, moeten CFO’s zich afvragen of er automatiseringsmogelijkheden zijn op de onderdelen die veel tijd en investering kosten en de activiteiten ophouden. Dan gaat het om onderdelen als planning, budgettering en prognoses, financiële rapportages, operationele boekhouding, inzet en mutaties, afstemming, externe transacties en afsluiting. Met andere woorden, een groot deel van de werkzaamheden van finance kan profiteren van automatisering. Organisaties moeten repetitieve processen automatiseren waarin grote hoeveelheden data omgaan – zeker op de onderdelen waar verbeteringen in analytics en meer tempo een voordeel zijn, zoals bij GRC. 

Van lokale legacy naar de cloud
Als belangrijke finance processen eenmaal geautomatiseerd zijn, is het belangrijk dat analytics gestructureerd en dataprocessen gecentraliseerd worden. Daarmee wordt de manier van data verzamelen gestandaardiseerd en slechts eenmaal gedefinieerd. De overgang van lokale legacy-systemen naar de cloud betekent dat alle systemen putten uit ‘één bron van waarheid’, dat updates voor het gehele systeem gelden en dat beslissingen worden gebaseerd op één enkel beeld van de data. 

Uit een Ernst & Young-onderzoek van 2016 komt naar voren dat 57 procent van de CFO’s ervan uitgaat dat het opbouwen van expertise in voorspellende en voorschrijvende analytics van levensbelang is voor de toekomst. Veranderingen in belastingwetten en fiscale regels hebben namelijk impact op de gehele organisatie en niet alleen op finance. 

Auditors onderzoeken geregeld externe databronnen om risico’s te begrijpen, de audit te plannen en de aannames van een organisatie te bevestigen. Als auditors AI willen inbouwen in hun auditinstrumentarium, moeten ze systematisch begrijpen hoe de datasets gestructureerd zijn en hoe die afwijken binnen de diverse sectoren, klanten of bronsystemen. En hoe de data op een betrouwbare manier getransformeerd kan worden voor het gebruik in hun oplossing. Dit wordt steeds belangrijker. Gartner meldt: “In 2018 zal 50 procent van de schendingen van zakelijke normen veroorzaakt worden door het onjuiste gebruik van big data-analytics.”

Succes hangt af van het kunnen toepassen
De sleutel voor succes in de toekomst is de balans vinden tussen de opkomende technologie en het belangrijkste van een organisatie: de mensen. Op de finance-afdeling heeft automatisering de grootste impact, maar CFO’s moeten wel altijd voor ogen houden dat het succes van iedere technologie afhangt van de mate waarin medewerkers die kunnen toepassen. Maar als ‘machines’ inderdaad op de juiste manier de saaie, repeterende handelingen op het werk kunnen overnemen, dan krijgen financiële professionals meer tijd en ruimte voor hun strategische rol bij het interpreteren van data.

Dit is de tijd voor verandering. Er zijn goede cloud systemen beschikbaar die continue verandering kunnen ondersteunen, zonder dat voortdurende aanpassing en add-ons nodig zijn. CFO’s moeten wel de bereidheid hebben om hun huidige systeem steeds te evalueren om zeker te weten dat het nog steeds de eisen en behoeften van de business kan bijhouden. De technologische ontwikkelingen hebben een flinke impact op de vaardigheden die financiële professionals en financiële beslissers moeten hebben. Dat leidt er ook toe dat er in een organisatie steeds meer behoefte is aan een technologisch georiënteerde, ondernemingsgerichte CFO.  

Rob Cools is Product Marketing Director bij Workday